To pracodawca jako właściciel firmy ma prawo wglądu w korespondencję kierowaną na adres firmowy pracownika. Jeśli jednak trafiają na nią prywatne e-maile do pracowników, szefowi nie wolno ich czytać. Pod rygorem złamania tajemnicy prywatnej korespondencji.

Przedsiębiorca jest właścicielem adresu firmowego, a pracownik działa i prowadzi korespondencję niejako w imieniu pracodawcy. Problem komplikuje się jednak, gdy na firmowy adres elektroniczny pracownika przychodzą prywatne e-malie. Czy szef może je przeglądać i czytać?

Pracownicy wielkiego koncernu są wyposażeni w najnowszy sprzęt elektroniczny – laptopy i palmtopy. Każdemu pracownikowi koncern nadał indywidualny firmowy adres e-mailowy.

Janina Dobrowolska, dyrektor do spraw pracowniczych, zna osobiście większość pracowników oraz ich rodziny, bo organizowała wiele firmowych wyjazdów integracyjnych. Od czasu do czasu zagląda do firmowych e-maili zatrudnionych, kontrolując rzetelność wykonywanej pracy, w tym poprawność ofert wysyłanych tą drogą klientom. Przeglądając firmową skrzynkę Dariusza Howańca, natrafiła na e-mail oznaczony PRIV (skrót od ang. private, wskazuje na osobisty charakter korespondencji). Mimo to odczytała prywatną korespondencję nieobecnego pracownika, z której dowiedziała się, że jego żona wniosła do Sądu Okręgowego w Warszawie pozew o rozwód i zarzuca mu znęcanie się nad nią i dziećmi oraz domaga się alimentów w łącznej wysokości 2000 zł.

Pracodawca złamał tajemnicę prywatnej korespondencji podwładnego i tym samym naruszył dobro osobiste pracownika. Takie naruszenie może pójść nawet dalej. Jeśli rezultatem złamania tajemnicy korespondencji pracownika będzie uchybienie jego godności, bo wiadomość o jego rozwodzie i zachowaniu wobec rodziny stanie się tematem drwin i szyderstw innych pracowników, którzy od szefowej dowiedzieli się o sytuacji, w jakiej znalazł się ich kolega.

Komunikatory internetowe czy bardziej zaawansowane rozwiązania wideokonferencyjne w firmach służą pracownikom do prowadzenia rozmów tekstowych czy prezentacji związanych z działalnością pracodawcy. Niekiedy jednak używane są do prywatnych pogaduszek oraz nieformalnej wymiany opinii z innym użytkownikami sieci.

Pracodawca zainstalował nowoczesną bezpieczną aplikację do wideokonferencji, umożliwiając komunikowanie się z klientami oraz wymianę plików i wspólną pracę na jednym dokumencie przez osoby znajdujące się w kilku różnych oddziałach firmy. Wydał też regulamin posługiwania się tym programem, zakazując wykorzystywania go do celów prywatnych. Każdy pracownik zapoznał się z nim i zaakceptował. Ponadto szef pisemnie poinformował, że będzie zaglądał do informacji załogi. Pracownica kilkanaście minut dziennie przeznaczała na tekstową komunikację z koleżanką, która z osobistego komputera w Hiszpanii prezentowała zdjęcia syna z wakacji. Dodatkowo panie plotkowały i opisywały różne zdarzenia.

Każda z informacji przesyłanych za pomocą komunikatora była sygnowana FYI (ang. for your information), co oznacza, że panie traktowały te wiadomości jako poufne i prywatne.

Kontrolując nawiązywane kontakty przez pracownicę, pracodawca odkrył, że wbrew jego zakazowi wykorzystuje firmową aplikację do celów niezwiązanych z pracą. Pracodawca jednak nie może zapoznać się z prywatnymi wiadomościami i sygnowanymi jako FYI. Nie oznacza to jednak, że wobec pracownicy, która złamała regulamin, nie wyciągnie konsekwencji dotyczących naruszenia obowiązków pracowniczych. Gdyby jednak szef zapoznał się z treścią prywatnych wiadomości pracownicy, naruszyłby jej tajemnicę korespondencji.

Przy naruszeniu tajemnicy korespondencji pracownikowi wolno skorzystać z roszczeń przysługujących na podstawie art. 24 § 1 k.c.

Zgodnie z nim ten, czyje dobro osobiste zostaje zagrożone cudzym działaniem, może żądać zaniechania tego działania, chyba że nie jest ono bezprawne. Wolno mu też żądać, aby osoba, która dopuściła się naruszenia, usunęła jego skutki, w szczególności aby złożyła oświadczenie o odpowiedniej treści i formie. Może też domagać się zadośćuczynienia pieniężnego lub wpłaty na wskazany cel społeczny.

Ta regulacja przewiduje domniemanie, że działanie naruszające dobro osobiste – w tym wypadku tajemnicę korespondencji – jest działaniem o charakterze bezprawnym. Ma to istotne znaczenie procesowe, bo szef musi wykazać, że jego działanie nie miało charakteru bezprawnego.

Jeżeli wskutek naruszenia dobra osobistego pracownikowi wyrządzono szkodę majątkową, poszkodowany ma prawo żądać jej naprawienia na zasadach ogólnych.

Poza odpowiedzialnością cywilną pracodawca musi się także liczyć z karą, gdy w sposób świadomy narusza tajemnicę korespondencji pracownika.

Art. 267 § 1 kodeksu karnego stanowi, że kto bez uprawnienia uzyskuje informację dla niego nieprzeznaczoną, otwierając zamknięte pismo, podłączając się do przewodu służącego do przekazywania informacji lub przełamując elektroniczne, magnetyczne albo inne szczególne jej zabezpieczenie, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch. Zgodnie z art 267 § 4 k.k. do ścigania tego przestępstwa dochodzi na wniosek pokrzywdzonego.

Czyn opisany w art. 267 § 1 k.k. stanowi właśnie o naruszeniu tajemnicy korespondencji. Aby zobrazować jego istotę, Sąd Najwyższy w wyroku z 24 marca 2004 r. (IV KK 46/04) wskazał, że jest to uzyskanie informacji dyskrecjonalnej nieprzeznaczonej dla sprawcy. Zatem pracodawcy można postawić zarzut, że popełnia taki czyn, gdy odczyta e-maile prywatne, które zostały w odpowiedni sposób oznaczone. Chodzi tutaj o wskazanie, że mają charakter poufny i adresowane są do konkretnego odbiorcy poczty elektronicznej.

Pracodawca, którego pracownicy korzystają z poczty elektronicznej, powinien pamiętać o tym, że:

- zapisek PRIV oznacza, że korespondencja ma charakter poufny i nie powinna być czytana przez inne osoby niż adresat e-maila. Odczytanie takiej korespondencji bez wiedzy lub wbrew woli adresata może naruszać jego dobro osobiste, jakim jest tajemnica korespondencji;

- FYI (ang. for your information) zazwyczaj pojawia się w temacie e-maila przesłanego na adres lub w nagłówku listu elektronicznego. Oznacza to, że nadawca przesłał adresatowi list o charakterze poufnym. Nie powinny go czytać osoby postronne, bo e-mail ma charakter poufny.

Warszawa, 2 listopada 2007 r.

Auto-Moto SA ul. Marszałkowska 12/15

Warszawa

Regulamin korzystania z poczty elektronicznej przez pracowników Auto-Moto SA z siedzibą w Warszawie

§ 1

Zakres regulacji

Regulamin określa procedurę nadania pracownikowi adresu firmowej poczty elektronicznej, nadania do niej hasła oraz zasady bezpieczeństwa i postępowania z hasłami, zakres czynności, jaki pracownik musi i może wykonywać za pośrednictwem poczty elektronicznej. Regulamin określa także sposób i zakres kontroli pracodawcy nad firmową pocztą pracowników.

§ 2

Procedura przyznania firmowego konta poczty elektronicznej pracownikowi, zasady bezpieczeństwa

1. Pracownikowi zostaje nadany dedykowany adres firmowej skrzynki poczty elektronicznej.

2. Adres zostanie utworzony wedle następującego wzorca: imię.nazwisko@auto-moto-sa.pl

3. Przedstawiciel pracodawcy – Dominik Nowak, informatyk spółki, przekaże pracownikowi szczegóły dotyczące pierwszego logowania oraz hasło do firmowej poczty elektronicznej pracownika.

4. Pracownik jest zobowiązany do zmiany hasła co miesiąc. Hasło powinno być alfanumeryczne.

5. Pracownik jest zobowiązany do nieujawniania hasła do firmowej poczty elektronicznej osobom trzecim.

§ 3

Zasady korzystania z firmowej poczty elektronicznej przez pracownika

1. Pracodawca informuje pracownika, a pracownik przyjmuje do wiadomości, że wszelka korespondencja e-mailowa prowadzona przez pracownika a niezwiązana z działalnością spółki powinna być prowadzona przez prywatną skrzynkę poczty elektronicznej pracownika.

2. Pracownik oświadcza, że będzie wykorzystywał swój firmowy adres poczty elektronicznej wyłącznie w celu prowadzenia korespondencji związanej z działalnością gospodarczą spółki.

3. Pracownik oświadcza, że został poinformowany, że jego firmowy adres poczty elektronicznej został utworzony na serwerach pocztowych będących własnością pracodawcy.

4. Za zgodą bezpośredniego przełożonego dopuszcza się możliwość używania poczty elektronicznej, a także korzystania z Internetu do celów prywatnych w ograniczonym zakresie.

§ 4

Zakres i uprawnienia kontrolne pracodawcy dotyczące firmowej korespondencji elektronicznej pracownika

Pracownik oświadcza, że został poinformowany przez pracodawcę o możliwości wglądu pracodawcy w korespondencję firmową kierowaną na firmowy adres pracownika oraz że wyraża na to zgodę. Jednocześnie pracodawca zapewnia, że powstrzyma się od zapoznawania się z prywatną korespondencją elektroniczną pracownika.

(podpis pracodawcy)

(podpis pracownika)