Wypowiedzenie wysłane zarówno e-mailem, jak i pocztą tradycyjną nie narusza wymogu zachowania formy pisemnej. Sąd Najwyższy w wyroku z 18 stycznia 2007 r. (II PK 178/06) zaakceptował rozwiązanie znacznie ułatwiające pracę kadrowcom.
Wysłanie wypowiedzenia tylko za pośrednictwem poczty elektronicznej stanowiłoby naruszenie przepisów. Taka wiadomość nie miałaby formy pisemnej, która jest niezbędna dla wypowiedzeń (art. 30 § 3 k.p.). W tym zakresie należy bowiem stosować prawo cywilne. A zgodnie z art. 78 kodeksu cywilnego do zachowania formy pisemnej jest niezbędne złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Co prawda od września 2003 r. wolno składać oświadczenia woli w postaci elektronicznej. Równoważne z oświadczeniami pisemnymi są jednak tylko te opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Zwykły e-mail nie ma zatem formy pisemnej.
Podobnie przed kilkoma laty sąd ocenił moc wypowiedzenia przesłanego pracownikowi faksem. W uchwale z 2 października 2002 r. (III PZP 17/02) stwierdził, że doręczenie wypowiedzenia w ten sposób jest skuteczne i powoduje rozpoczęcie biegu terminu na odwołanie się od wypowiedzenia. Narusza jednak art. 30 § 3 k.p., gdyż nie nastąpiło na piśmie (więcej w DF z 24 sierpnia). Oświadczenie woli pracodawcy niewątpliwie doszło do adresata, czyli pracownika, choć nie miało prawidłowej formy.
Według Sądu Najwyższego inaczej trzeba traktować wymówienie przekazane zatrudnionemu i e-mailem, i za pośrednictwem poczty. Oczywiste jest, że pierwsza dotrze do adresata wiadomość w formie elektronicznej, a nie tradycyjnej. W wyroku z 18 stycznia 2007 r. Sąd Najwyższy podkreślił, że w takim wypadku mamy do czynienia z "podwójnym doręczeniem tego samego oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy o pracę", co nie narusza zasad doręczania oświadczeń woli.
W świetle bowiem art. 61 kodeksu cywilnego oświadczenie woli uznajemy za złożone innej osobie, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. "Natomiast przy wiadomościach elektronicznych oświadczenie woli dojdzie, gdy wprowadzi się je do środka komunikacji elektronicznej tak, by ta osoba mogła zapoznać się z jego treścią". E-mail z pewnością spełnia ten wymóg. Późniejsze dotarcie wypowiedzenia w formie tradycyjnej nie naruszy jednak art. 30 § 3 kodeksu pracy - uważa Sąd Najwyższy. Takie działanie jest nadmiernym formalizmem, zwłaszcza że w wielu firmach komunikacja elektroniczna jest równoważna tradycyjnej. Tak było właśnie w tej sprawie - pracownik negocjował z pracodawcą warunki odejścia za porozumieniem stron właśnie za pośrednictwem poczty elektronicznej.
