Zakładowa organizacja związkowa może żądać od pracodawcy informacji niezbędnych do prowadzenia swojej działalności, w tym dotyczących warunków pracy i zasad wynagradzania. Wynika tak z art. 28 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (DzU z 2001 r. nr 79, poz. 854 ze zm.). Z kolei art. 23 przyznaje jej prawo kontroli przestrzegania prawa pracy. Są to fundamenty prawidłowego współdziałania partnerów społecznych w firmach.
Dzięki nim związki mogą wypełniać swoje funkcje i uprawnienia zarówno w indywidualnych, jak i zbiorowych stosunkach pracy. Pozwala to też prowadzić dialog społeczny na wszystkich poziomach (zakładowym, branżowym, ogólnopolskim) i we wszystkich jego formach, a zwłaszcza rokowania zbiorowe w celu zawarcia układu zbiorowego lub innego porozumienia zbiorowego. W praktyce często dochodzi do kolizji związkowego prawa do informacji z ochroną niektórych danych.
- Co zatem wynika z cytowanych przepisów - że związek ma prawo się domagać każdej informacji, którą uzna za niezbędną dla prowadzenia działalności i to niezależnie od tego, czy podlega ona szczególnej ochronie prawnej? Problem dotyczy szczególnie danych osobowych pracowników. Czy pracodawca ma się zatem oglądać na ustawę o ochronie danych osobowych? A może powinien udostępniać związkom wszelkie dane osobowe, jakich chcą? - pyta czytelnik DOBREJ FIRMY.
Moim zdaniem dostępu związków do danych osobowych nie można wywodzić z ustawy o związkach zawodowych. Na długo przed uchwaleniem ustawy o ochronie danych osobowych zwrócił na to uwagę Sąd Najwyższy. W uchwale z 16 lipca 1993 r. uznał, że "zawarte w art. 8, 23 ust. 1 i art. 26 pkt 3 ustawy o związkach zawodowych (...) uprawnienie do kontrolowania przez związki zawodowe przestrzegania prawa pracy oznacza także uprawnienie do kontrolowania wysokości wynagrodzeń pracowników. Nie oznacza natomiast uprawnienia do żądania udzielenia informacji o wysokości wynagrodzenia pracownika bez jego zgody (...)".
W uzasadnieniu orzeczenia przyjął, że zwłaszcza art. 28 ustawy o związkach zawodowych nie daje podstawy do żądania informacji o wysokości wynagrodzenia konkretnego pracownika. Mógłby ją stanowić tylko wtedy, gdyby wyraźnie przewidywał, że związkowi wolno się tych domagać. Przy współczesnych standardach ochrony danych osobowych pogląd ten nie budzi już wątpliwości.
Tylko przepis ustawy lub zgoda pracownika, którego dane dotyczą, pozwalają pracodawcy udostępnić jego dane osobowe, w tym treść indywidualnego stosunku pracy, osobom trzecim, w tym związkom.
W dostępie do danych osobowych pracownika, którymi dysponuje szef, zakładowa organizacja związkowa podlega więc takim samym ograniczeniom jak każdy inny podmiot. Granice wyznacza ustawa o ochronie danych osobowych. W jej świetle przetwarzane przez pracodawcę informacje o pracowniku są danymi osobowymi.
Za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.
Przy takiej definicji informacje o pracowniku, zwłaszcza zawarte w aktach osobowych i innych wymaganych prawem dokumentach i związane ze stosunkiem pracy, są danymi osobowymi.
Naturalną konsekwencją jest zatem obowiązek pracodawcy jako administratora danych przetwarzania tych informacji w sposób zgodny z ustawą o ochronie danych osobowych. Może on więc udostępniać osobom trzecim te informacje tylko na zasadach określonych w tej ustawie.
Zakładowa organizacja związkowa może zatem żądać od pracodawcy danych osobowych pracownika tylko w dwóch wypadkach: gdy obowiązek ich udostępnienia wynika z przepisów lub za zgodą zatrudnionego.
Przy podejmowaniu jednostronnych decyzji szef musi zwrócić się do zakładowej organizacji związkowej reprezentującej pracownika, aby zajęła stanowisko w jego sprawach (patrz ramka). Organizacje najczęściej występują tu jako nierównoprawny partner, który nie ma bezpośredniego wpływu na podejmowane decyzje.
Nie są też stroną negocjującą decyzję szefa, lecz jedynie organem konsultacyjnym. W sprawach tych związki nie reprezentują praw i interesów wszystkich pracowników, ale zgodnie z zasadą negatywnej wolności związkowej (art. 7 ust. 2 uzz) tylko interesy swoich członków oraz tych pracowników niezrzeszonych, których na ich wniosek objęły swoją ochroną.
Każda z wymienionych w ramce czynności wymaga, aby pracodawca przekazał zakładowemu związkowi reprezentującemu pracownika określone informacje, nie wyłączając oczywiście danych osobowych pracownika.
W praktyce problem z pozyskiwaniem przez zakładową organizację związkową od pracodawcy danych osobowych zatrudnionego łagodzi to, że takie informacje dostarczą jej sami pracownicy. Będąc zainteresowani możliwie skuteczną ochroną swoich praw, przekazują związkowi dane osobowe, w szczególności te dotyczące treści i warunków ich indywidualnych stosunków pracy.
Dzięki temu realizują jedno z podstawowych swoich praw, tj. prawo do komunikowania się. Pracodawca ma wówczas zamkniętą drogę. Nie wolno mu ingerować w sferę komunikacji pracownika z reprezentującą go zakładową organizacją związkową. Nie może zwłaszcza skutecznie zakazać ani ograniczać zatrudnionemu dostarczania związkowi informacji o sobie, obejmującej również np. wysokość jego wynagrodzenia.
