To organizator ustala sposób kontaktowania się w przetargu. Zgodnie z art. 27 ust. 1 prawa zamówień publicznych wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje są przesyłane na piśmie, faksem lub drogą elektroniczną, czyli najczęściej e-mailem. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby urzędnicy wybrali różne formy dla różnych czynności. Mogą np. zdecydować, że pytania dotyczące specyfikacji będą odbierać zarówno e-mailem, jak i faksem, ale już ewentualny protest musi do nich wpłynąć na piśmie. Jeśli w specyfikacji nie znajdzie się takie zastrzeżenie, oznacza to, że cała korespondencja musi być przesyłana za pomocą wybranego sposobu kontaktu. Chcąc odwołać się od decyzji zamawiającego, wykonawcy muszą przesłać odwołanie do prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Jednocześnie mają obowiązek przekazać jego kopię zamawiającemu (art. 184 ust. 2 pzp). Pojawia się pytanie: czy forma kontaktu wskazana w specyfikacji tu również musi być przestrzegana? Zdania są podzielone. Według niektórych prawników kopia może być przekazana tylko w sposób wybrany przez zamawiającego. Jeśli więc dopuści on wyłącznie formę pisemną, w takiej powinno do niego dotrzeć odwołanie. Tyle tylko, że może to doprowadzić do absurdalnej sytuacji. Zamawiający otrzyma kopię odwołania po kilku dniach, a zanim prześle ją (znów listownie) do pozostałych wykonawców, może się okazać, że nie będą już mieli czasu przyłączyć się do postępowania odwoławczego. A to wypaczałoby sens przekazywania im kopii odwołania.
-Trzeba zwrócić uwagę, że w przepisie mówi się o jednoczesnym przekazaniu kopii -mówi Grzegorz Wicik, radca prawny z Instytutu Zamówień Publicznych. Odwołuje się on do słownika PWN, który przez termin "przekazać" rozumie podanie czegoś do czyjejś wiadomości. -A to oznacza, że nie wystarczy nadanie listu z kopią odwołania w chwili, gdy jest ono przesyłane do prezesa UZP. Kopia musi w tym samym dniu trafić do zamawiającego -wyjaśnia ekspert.
Jednocześnie zwraca uwagę, że art. 184 ust. 2 mówi o kopii i nie wymaga, aby była poświadcz ona.
- Gdy wysyłamy dokument faksem, druga strona otrzymuje jego kopię - wyjaśnia. Ma to znaczenie, jeśli przedsiębiorca chce przesłać kopię odwołania e-mailem. Nie wystarczy, że załączy do e-listu dokument tekstowy. Musi to być skan ze wszystkimi podpisami widniejącymi pod odwołaniem. Janusz Dolecki, wiceprezes UZP, chociaż z innych względów, również dopuszcza możliwość przesłania kopii odwołania faksem czy e-mailem, nawet gdy zamawiający zastrzegł pisemną formę kontaktu.
- Skłonny jestem patrzeć na ten przepis przez pryzmat celu, jaki przyświecał ustawodawcy. A chciał on przyspieszyć procedury odwoławcze i umożliwić wykonawcom przyłączanie się do postępowań. Ponieważ przesyłanie kopii odwołań listem skróciłoby przedsiębiorcom czas na reakcję, a w drastycznych sytuacjach nawet uniemożliwiło przyłączenie się do postępowania, dopuszczam możliwość skorzystania z faksu czy e-maila -mówi.
Wykonawca przysyłający kopię odwołania tą drogą musi zadbać, aby zamawiający potwierdził jej otrzymanie. To on bowiem w razie wątpliwości będzie musiał udowodnić przed arbitrami, że rzeczywiście wypełnił swój obowiązek.
Przystępujący do postępowania odwoławczego przedsiębiorcy również muszą przekazać kopię przystąpienia. W wyroku z 22 grudnia 2006 r. zespół arbitrów uznał, że można to zrobić faksem. - Przepisy mówią o przekazaniu kopii, za którą bez wątpienia może być uznany dokument przekazany w formie transmisji faksu - uzasadnił przewodniczący Wacław Markowicz (sygn. UZP/Z O/0-2977/06).
