Tradycyjnie czerwiec to miesiąc zwyczajnych zgromadzeń w spółkach handlowych. Odpowiednio zgromadzeń wspólników w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością oraz walnych zgromadzeń akcjonariuszy w spółkach akcyjnych. W ramach tzw. tarczy antykryzysowej oraz rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie określenia innych terminów wypełniania obowiązków w zakresie ewidencji oraz w zakresie sporządzenia, zatwierdzenia, udostępnienia i przekazania do właściwego rejestru, jednostki lub organu sprawozdań lub informacji, wydanego na jej podstawie przesunięto termin na odbycie tychże zgromadzeń o trzy miesiące, to jest do 30 września 2020 roku.

W ramach tego samego pakietu przepisów tarczy antykryzysowej całkowicie nowe brzmienie otrzymały art. 234

1

oraz art. 406

5

Kodeksu spółek handlowych, regulujące zdalny udział w zgromadzeniach spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółek akcyjnych. Zasadnicza zmiana polegała na dopuszczeniu możliwości zdalnego gromadzenia się, o ile umowa spółki lub statut nie stanowią inaczej. Dotychczas udział w zgromadzeniach przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej był możliwy wyłącznie, gdy umowa spółki lub statut na to zezwalały. Słusznie przyjęto, że co nie jest zakazane jest dozwolone.

Czytaj także: Walne zgromadzenie spółki - akcjonariusze będą bardziej zaangażowani 

Wydaje się jednak, że w pandemicznym chaosie gros przedsiębiorców przegapiło pozytywną zmianę legislacyjną, która jednak może wywołać kolejną falę chaosu.

Wprowadzone zmiany sprawiają, że rozwiązania, które dotychczas być może były na liście rzeczy do zrobienia, ale nie na liście priorytetów, muszą znaleźć się na samym szczycie obu tych list. Ustawodawca słusznie zostawia przedsiębiorcom dużą swobodę w wyborze i wdrożeniu rozwiązań organizacyjnych i technicznych. Jestem przekonany, że niewiele spółek od chwili nowelizacji, to jest 31 marca 2020 roku wprowadziło zakaz zdalnego uczestnictwa w zgromadzeniach. Wszystkie te, które tego nie uczyniły, mają natomiast nowy obowiązek polegający na zapewnieniu wszystkim uprawnionym możliwości zdalnego uczestnictwa w zgromadzeniu.

Każda ze spółek, w której na podstawie znowelizowanych przepisów dozwolone jest zdalne uczestnictwo w zgromadzeniach, jest zobowiązana do przyjęcia regulaminu regulującego ten aspekt jej działalności. Obowiązek uchwalenia regulaminu spoczywa w pierwszej kolejności na radach nadzorczych spółek. W przypadku braku rady nadzorczej w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, obowiązek uchwalenia regulaminu zdalnego uczestnictwa w zgromadzeniach spoczywa na samych wspólnikach.

Regulamin ma regulować zasady wykonywania praw udziałowych, w tym dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu, w ramach której mogą oni wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad. Ma również regulować wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.

Regulamin nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Ograniczenia i zasady ponad te niezbędne do zapewnienia prawidłowego i bezpiecznego przebiegu zgromadzenia mogą zostać uznane za ograniczanie prawa do uczestnictwa w zgromadzeniu.

Skutki takiego ograniczenia lub uniemożliwienia zdalnego udziału w zgromadzeniu mogą być dla spółki fatalne w skutkach. Niedopuszczony wspólnik lub akcjonariusz może np. złożyć pozew o uchylenie uchwał, w których podjęciu nie uczestniczył, z uwagi na bezzasadne niedopuszczenie go do udziału w zgromadzeniu. Możliwe jest również stwierdzenie, że przeprowadzone czynności w ogóle nie mają charakteru zgromadzenia i nie odnoszą żadnych skutków prawnych. Z takim skutkiem będziemy mieli do czynienia, jeżeli spółka przegapi albo zignoruje omawianą nowelizację i w ogóle nie wdroży regulaminu i nie zapewni możliwości zdalnego uczestnictwa. Oczywiście chociażby jeden uprawniony musi nie wziąć udziału w zgromadzeniu i powołać się na tą podstawę.

Teza o nieważności zgromadzenia jest tym bardziej uprawniona, że odpowiednio już na etapie zwoływania zgromadzenia lub ogłoszenia o zgromadzeniu Spółka zobowiązana jest poinformować o sposobie realizacji uprawnienia do zdalnego uczestnictwa. W przypadku braku realizacji tego obowiązku każdy przewodniczący zgromadzenia powinien stwierdzić nieważność jego zwołania.

Przychodzi do głowy tylko jedna sytuacja, kiedy zgromadzenie pozostanie ważne mimo pominięcia trybu uczestnictwa zdalnego. Mianowicie wtedy, gdy cały kapitał zakładowy jest reprezentowany a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad. Bez względu na ocenę prawidłowości formalnej zwołania zgromadzenia, uchwały pozostaną skuteczne.

W praktyce sytuacje, gdy obecni są wszyscy udziałowcy/akcjonariusze i wszyscy się lubią, nie są jednak takie częste. Stąd spółki powinny zdecydowanie skupić się na dopełnieniu nowych obowiązków.

Mam nadzieję, że nikt nie ma teraz wątpliwości o tym jak ważne jest poprawne wdrożenie przepisów Kodeksu spółek handlowych nakazujących zapewnienie możliwości zdalnego uczestnictwa w zgromadzeniach spółek handlowych. To również można co do zasady zrobić zdalnie.

Obok prawidłowej organizacji i odbywania zgromadzeń, kolejnym wyzwaniem spółek handlowych jest zapewnienie technicznych i organizacyjnych „cyberbezpiecznych" środków zapewniających realizację praw uprawnionych do udziału w zgromadzeniach. Temat ten jest jednak na tyle obszerny i złożony, że zasługuje na oddzielne omówienie. Ciąg dalszy nastąpi.

Piotr Biernatowski Adwokat – Partner Gawroński & Partners S.K.A. Kancelaria jest zrzeszona w sieci Kancelarie RP działającej pod patronatem dziennika „Rzeczpospolita".