Celem kontroli podatkowej jest sprawdzenie, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Zasady przeprowadzania kontroli zostały zawarte w Dziale VI ordynacji podatkowej (dalej: o.p.). Do kontroli podatkowej działalności gospodarczej stosuje się również przepisy rozdziału 5 ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (dalej: p.p.), co wiąże się dla kontrolowanych z istotnymi przywilejami.
W tym artykule przedstawione zostaną korzystne dla przedsiębiorców regulacje (wynikające z obu ww. ustaw), związane z:
- dowodami zebranymi z naruszeniem przepisów;
- zakazem ponawiania kontroli w tej samej sprawie;
- zawiadomieniem o zamiarze wszczęcia kontroli;
- udziałem przedsiębiorcy w czynnościach kontrolnych;
- miejscem podejmowanych czynności;
- sposobem prowadzenia czynności kontrolnych.
Dowody mogą być nieskuteczne
Dowody przeprowadzone w toku kontroli z naruszeniem przepisów prawa nie mogą stanowić dowodu w postępowaniu podatkowym, jeżeli to naruszenie miało istotny wpływ na wynik kontroli (art. 46 ust. 3 p.p.). To oznacza, że dowód przeprowadzony (w ramach kontroli podatkowej) z istotnym naruszeniem przepisów nie może uzasadniać zwiększenia wymiaru podatku w późniejszym postępowaniu. Co więcej, wadliwie zebrane dowody nie mogą zaszkodzić podatnikowi również w postępowaniu karno-skarbowym. Artykuł 46 ust. 3 p.p. nie wyklucza jednak ponownego przeprowadzenia dowodu w ramach postępowania podatkowego (karno-skarbowego).
Tylko raz w jednej sprawie
W celu ochrony podatników przed nadużywaniem kontroli wprowadzono następujące ograniczenie:
W zakresie spraw rozstrzygniętych decyzją ostateczną organu podatkowego kontrola podatkowa nie może być ponownie wszczęta (art. 282a § 1 o.p.). W praktyce przedsiębiorca może powołać się na ten przepis, gdy organ wykonał kolejno następujące czynności:
1) wszczął kontrolę podatkową;
2) w związku z ustaleniami kontrolnymi wydał decyzję;
3) zawiadomił o zamiarze wszczęcia kontroli w tej samej sprawie.
Zakaz ponawiania kontroli nie ma zastosowania:
1) w sprawie stwierdzenia nieważności, stwierdzenia wygaśnięcia, uchylenia lub zmiany decyzji ostatecznej lub wznowienia postępowania (chodzi o nadzwyczajne tryby służące wzruszaniu decyzji ostatecznych),
2) w związku z uchyleniem lub stwierdzeniem nieważności decyzji przez sąd administracyjny,
3) w sprawie stwierdzenia nadpłaty, czyli w sytuacji, gdy podatnik złożył wniosek, związany z nienależnie wpłaconym podatkiem, a organ weryfikuje zasadność wniosku w ramach kontroli podatkowej.
Zasadniczo kontrola podatkowa nie powinna być dla przedsiębiorcy niespodzianką, dlatego organy zawiadamiają o zamiarze jej wszczęcia (zob. art. 282b o.p.).
Urzędnik nie przyjdzie bez zapowiedzi
Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie siedmiu dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, to rozpoczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia. Wszczęcie kontroli przed upływem siedmiu dni od dnia doręczenia zawiadomienia wymaga zgody lub wniosku kontrolowanego. Dowody zebrane w ramach kontroli, która została wszczęta poza tym okresem, nie będą mogły być wykorzystane w postępowaniu podatkowym.
Brak zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej jest dopuszczalny w wyjątkowych przypadkach wymienionych w o.p. między innymi, gdy kontrola dotyczy:
- zasadności zwrotu VAT;
- kas rejestrujących;
- niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej;
- opodatkowania przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych;
- przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia (art. 282c o.p.).
Nowością jest możliwość – wynikająca z art. 48 ust. 5 p.p. – przeprowadzenia niektórych czynności przed upływem siedmiu dni. Są to:
- pobieranie próbek;
- przeprowadzanie oględzin (z wyłączeniem treści dokumentów);
- przeprowadzanie pomiarów.
Warto przeczytać upoważnienie...
Wszczęcie kontroli podatkowej następuje (zasadniczo) przez doręczenie kontrolowanemu upoważnienia do jej przeprowadzenia oraz okazanie legitymacji służbowej. Upoważnienia wydawane są na wzorach urzędowych (KON-W), które na odwrocie zawierają pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego.
Zawsze warto zapoznać się z treścią upoważnienia, ponieważ zakres kontroli nie może wykraczać poza ramy wskazane w tym piśmie. Ponadto nie stanowi podstawy do przeprowadzenia kontroli upoważnienie, które nie zawiera następujących elementów:
- oznaczenia organu, daty i miejsca wystawienia;
- wskazania podstawy prawnej;
- imienia i nazwiska kontrolującego;
- numeru legitymacji służbowej kontrolującego;
- oznaczenia kontrolowanego;
- określenia zakresu kontroli;
- daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia kontroli;
- podpisu osoby udzielającej upoważnienia, z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji;
- pouczenia o prawach i obowiązkach kontrolowanego (art. 283 § 2 o.p.).
...i przyglądać się bacznie wszystkim czynnościom
Czynności kontrolne przeprowadza się w obecności kontrolowanego, reprezentanta kontrolowanego lub pełnomocnika, chyba że kontrolowany zrezygnuje z prawa uczestniczenia w czynnościach kontrolnych. Rezygnacja z tego uprawnienia następuje na piśmie, a w razie odmowy złożenia oświadczenia kontrolujący robi odpowiednią adnotację, dołączając ją do protokołu (art. 285 o.p.).
W przypadku gdy kontrolowany, jego reprezentant/pełnomocnik jest nieobecny, lecz nie zrezygnowano z prawa do uczestniczenia w kontroli, czynności kontrolne mogą być wykonywane w obecności pracownika kontrolowanego.
Aby umożliwić kontrolowanemu przygotowanie się do niektórych czynności, kontrolujący muszą go zawiadomić o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków lub opinii biegłych przynajmniej na trzy dni przed terminem ich przeprowadzenia (art. 289 o.p.). Brak zawiadomienia może skutkować dyskwalifikacją dowodów w postępowaniu podatkowym.
Zawiadomienia nie stosuje się, gdy kontrolowany jest nieobecny, a okoliczności sprawy uzasadniają natychmiastowe przeprowadzenie dowodu.
Nie tylko w siedzibie firmy
Czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie kontrolowanego, w innym miejscu przechowywania dokumentacji oraz w miejscach związanych z prowadzoną przez niego działalnością. W przypadku gdy księgi podatkowe są prowadzone lub przechowywane poza siedzibą kontrolowanego, kontrolowany na żądanie kontrolującego obowiązany jest zapewnić dostęp do ksiąg w swojej siedzibie albo w miejscu ich prowadzenia lub przechowywania, jeżeli udostępnienie ich w siedzibie może w znacznym stopniu utrudnić prowadzenie przez kontrolowanego bieżącej działalności (art. 283 § 2 o.p.). Ponadto, kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzane również w siedzibie organu kontroli, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli. Warunkiem przeniesienia kontroli do organu jest wyrażenie na to zgody kontrolowanego (art. 285b o.p.). Z tego wynika, że gospodarzem kontroli podatkowej jest kontrolowany, a odstępstwa od tej zasady są dla przedsiębiorców korzystne.
Autor jest głównym specjalistą w Urzędzie Miasta Szczecin
W następnym numerze tygodnika (z 14 maja) zostaną omówione przywileje dotyczące:
- czasu prowadzenia kontroli podatkowej;
- zakazu prowadzenie więcej niż jednej kontroli jednocześnie;
- ograniczenia czasu trwania czynności kontrolnych;
- odpowiedzialności odszkodowawczej organu;
- możliwości zgłoszenia sprzeciwu;
- możliwości złożenia zastrzeżeń.
podstawa prawna: art. 46 ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (DzU z 2018 r. poz. 646)
podstawa prawna: 281 – 292 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (tekst jedn. DzU z 2017 r. poz. 201 ze zm.)
Czynności muszą być wykonywane w sposób profesjonalny
Czynności kontrolne powinny być przeprowadzane w sposób sprawny i możliwie niezakłócający funkcjonowania przedsiębiorstwa. W przypadku gdy kontrolowany wskaże na piśmie, że przeprowadzane czynności zakłócają w sposób istotny działalność gospodarczą, konieczność podjęcia takich czynności powinna być uzasadniona w protokole kontroli (art. 52 p.p.). Nieuzasadnione zakłócanie wykonywania działalności może stanowić podstawę do odpowiedzialności odszkodowawczej.
