Obrót kasowy w księgach

Przedsiębiorcy mogą regulować zawierane między sobą transakcje zarówno za pośrednictwem rachunków bankowych, jak i w formie gotówkowej (tj. kasowo). Muszą jednak uwzględniać zapis art. 22 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, zgodnie z którym regulowanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje przy pomocy rachunku płatniczego (bankowego) przedsiębiorcy, w każdym przypadku, gdy łącznie spełnione są dwa warunki:

- stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca,

- jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 tys. zł, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Ograniczenia w rachunku podatkowym

Przedsiębiorcy nie przysługuje przy tym prawo zaliczenia do kosztów podatkowych wydatku w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 22 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego (bankowego). W razie zaliczenia takiego wydatku do kosztów podatkowych, przedsiębiorcy zobligowani są do zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów (w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów) w miesiącu, w którym została dokonana płatność bez pośrednictwa rachunku płatniczego (art. 22p ust. 1 i 2 ustawy o PIT; art. 15d ust. 1 i 2 ustawy o CIT).

Uwaga! Z wyjaśnień Ministerstwa Finansów wynika, że ww. przepisy nie znajdą zastosowania do innych form regulowania (wygasania) zobowiązań, które ze swojej istoty nie mają charakteru płatności i nie są związane z rachunkiem płatniczym (np. barter czy kompensata). Natomiast w przypadku płatności, które odbywają się za pomocą instrumentów płatniczych, związanych z rachunkami płatniczymi (np. karty płatnicze), będzie spełniony wymóg dokonania ich za pośrednictwem rachunku bankowego.

Element polityki rachunkowości

Sposób rozliczania przeprowadzanych przez przedsiębiorstwo operacji gotówkowych – w tym m.in. określenie kategorii wykorzystywanych w firmie wewnętrznych dokumentów kasowych, będących podstawą zapisów w ewidencji księgowej, wśród których podstawową rolę odgrywają raporty kasowe oraz dowody wpłat i wypłat gotówki z kasy, a także wyznaczenie poziomu tzw. „pogotowia kasowego", czyli minimalnego stanu środków pieniężnych w kasie – powinien wynikać z przyjętej i obowiązującej w nim instrukcji kasowej, stanowiącej komponent firmowej polityki rachunkowości. Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości (uor), jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości rzetelnie i jasno przedstawiając kondycję majątkowo-finansową podmiotu oraz jego wynik finansowy.

Jeżeli jednostka prowadzi kasę, wówczas powinna dla realizowanych operacji gotówkowych utworzyć konta ksiąg pomocniczych, zawierających zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej (art. 17 ust. 1 pkt 7 uor). Ponadto, prawo bilansowe wymaga ujęcia wpłat i wypłat gotówki na bieżąco, tj. w tym samym dniu, w którym zostały one dokonane (art. 24 ust. 5 pkt 3 uor). Inwentaryzacja aktywów pieniężnych (w tym środków pieniężnych w kasie) powinna być przeprowadzana na dzień bilansowy – drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic (art. 26 ust. 1 pkt 1 uor).

Małe mogą zrezygnować

Przedsiębiorstwa małe, w których za operacje pieniężne odpowiada sam właściciel lub wyznaczony przez niego pracownik, mogą – w ramach dozwolonych w prawie bilansowym uproszczeń, wynikających z art. 4 ust. 4 uor – zrezygnować z prowadzenia kasy. Wówczas nie opracowuje się raportów kasowych ani nie przeprowadza inwentaryzacji środków pieniężnych w kasie na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Wpływy i wypływy środków pieniężnych ujmuje się wówczas na koncie „Pozostałe rozrachunki" (stosowanym zamiast konta „Kasa"):

1. Pobór gotówki w formie zaliczki z firmowego rachunku bankowego (w celu pokrycia wydatków/zapłaty za zaciągnięte przez przedsiębiorstwo zobowiązania)

Wn „Pozostałe rozrachunki" (rozrachunki z właścicielem lub wyznaczonym przez niego pracownikiem)

Ma „Rachunki bankowe" (rachunek bieżący)

2. Rozliczenie pobranej uprzednio z konta bankowego zaliczki

– Pokrycie zaciągniętych przez przedsiębiorstwo zobowiązań

Wn odpowiednie konto zespołu 2 (np. „Rozrachunki z dostawcami" lub „Rozrachunki z pracownikami" lub „Pozostałe rozrachunki")

Ma „Pozostałe rozrachunki" (rozrachunki z właścicielem lub wyznaczonym przez niego pracownikiem)

– Wpłata niewykorzystanej kwoty zaliczki na firmowy rachunek bankowy

Wn „Rachunki bankowe" (rachunek bieżący)

Ma „Pozostałe rozrachunki" (rozrachunki z właścicielem lub wyznaczonym przez niego pracownikiem).

Nie tylko złote

Firmowa kasa może być prowadzona nie tylko w walucie krajowej, ale również w walucie zagranicznej. Środki pieniężne wyrażone w walutach obcych wycenia się na dzień bilansowy po obowiązującym na ten dzień średnim kursie NBP. Z kolei, wyrażone w walutach obcych operacje gospodarcze dotyczące sprzedaży lub kupna walut wykazywane są w ewidencji księgowej na dzień ich przeprowadzenia po kursie faktycznie zastosowanym w tym dniu (art. 30 ust. 1 pkt 1 oraz ust. 2 pkt 1 uor). W przypadku przesunięć waluty obcej w przedsiębiorstwie np.:

Wn/Ma „Kasa walutowa";

Ma/Wn „Rachunki bankowe walutowe"