Zgodnie z art. 52 ustawy o rachunkowości (dalej: uor) kierownik jednostki zobowiązany jest zapewnić, aby sprawozdanie finansowe zostało sporządzone w terminie trzech miesięcy od dnia bilansowego. Artykuł 53 uor nakłada natomiast na spółki obowiązek zatwierdzenia sprawozdania finansowego w ciągu sześciu miesięcy od dnia bilansowego. Przepis ten nie dotyczy jednak spółek, w stosunku do których ogłoszona została upadłość. Ponadto, roczne sprawozdanie finansowe oddziału przedsiębiorcy zagranicznego uważa się za zatwierdzone, jeśli sprawozdanie finansowe przedsiębiorcy zagranicznego obejmujące sprawozdanie tego oddziału zostało zatwierdzone.
Uwaga! Niezatwierdzenie sprawozdania finansowego za rok obrotowy wiąże się z brakiem możliwości wypłaty dywidendy. Uniemożliwia to również zwiększenie kapitału zapasowego spółki czy pokrycie straty z lat ubiegłych. Chociaż uor oraz kodeks spółek handlowych nie przewidują sankcji za niezatwierdzenie sprawozdania finansowego w terminie, to niewypełnienie tego obowiązku nie zwalnia kierownika jednostki z obowiązku złożenia sprawozdania w odpowiednim rejestrze sądowym.
Obowiązki kierownika
Rozdział 7 uor nakłada na kierownika jednostki obowiązki związane ze złożeniem w odpowiednich instytucjach sprawozdania finansowego. Kierownikiem jednostki jest członek zarządu bądź innego organu zarządzającego. Jeżeli organ ten jest wieloosobowy, za kierownika jednostki uważa się członków powyższych organów, z wyłączeniem ustanowionych przez jednostkę pełnomocników.
Ponadto, za kierownika jednostki uznaje się jej syndyka, likwidatora lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu restrukturyzacyjnym.
Samo zatwierdzenie nie wystarczy
Zgodnie z przepisami, w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego kierownik jednostki składa w rejestrze sądowym sprawozdanie finansowe, opinię z badania sprawozdania finansowego oraz odpis postanowienia bądź uchwały organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i pokryciu straty lub podziale zysku. Kierownicy jednostek, o których mowa w art. 49 uor, mają obowiązek złożenia wraz z powyższymi dokumentami również sprawozdania z działalności jednostki.
Jeżeli sprawozdanie finansowe jednostki podlega obowiązkowi badania na mocy art. 64 uor, a art. 69 dotyczący składania rocznego sprawozdania finansowego w rejestrze sądowym nie ma do niej zastosowania, spółka musi opublikować sprawozdanie finansowe za rok obrotowy w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (dalej: MSiG).
Przykład
Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, spółki cywilne osób fizycznych to jednostki, które nie są objęte wpisem do KRS. Jeśli ich sprawozdanie finansowe podlega obligatoryjnemu badaniu przez biegłego rewidenta, to mają obowiązek złożenia rocznego sprawozdania finansowego do publikacji w MSiG.
Kierownik jednostki składa w MSiG następujące dokumenty:
- wprowadzenie do sprawozdania finansowego stanowiące część informacji dodatkowej,
- bilans,
- rachunek zysków i strat,
- zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym,
- rachunek przepływów pieniężnych,
- opinęa biegłego rewidenta,
- odpis postanowienia bądź uchwały organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku bądź pokryciu straty.
Powyższe dokumenty należy złożyć do 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego.
Wersja papierowa to za mało
Na oficjalnej stronie Ministerstwa Sprawiedliwości zamieszczone są dokładne wytyczne dotyczące dokumentów, które kierownik jednostki powinien złożyć w celu publikacji w MSiG. Do elementów sprawozdania finansowego przekazywanych w formie papierowej należy złożyć ich odpowiedniki w wersji elektronicznej, w postaci edytowalnego pliku w jednym z dopuszczalnych formatów:
- .rtf,
- .doc,
- .docx.
Kierownik jednostki powinien złożyć w MSiG kserokopię opinii z badania sprawozdania finansowego, wraz z danymi podmiotu badającego, datą wystawienia oraz podpisem biegłego rewidenta przeprowadzającego badanie.
Zarówno ustawa o rachunkowości, jak i kodeks spółek handlowych nie przewidują sankcji za niezatwierdzenie sprawozdania finansowego w ustawowo określonym terminie, jednak niezatwierdzenie sprawozdania finansowego w określonym w uor czasie nie zwalnia spółki z obowiązku złożenia go we właściwym rejestrze sądowym bądź MSiG. Sprawozdanie takie należy złożyć we wspomnianych instytucjach po upływie 15 dniu od upływu granicznej daty, do której sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone, czyli do końca szóstego miesiąca miesięcy po dniu bilansowym.
