Podatnicy, którzy prowadzą działalność gospodarczą i rozliczają się z fiskusem na podstawie prowadzonej podatkowej księgi przychodów i rozchodów, mogą samodzielnie prowadzić taką księgę. Mogą także skorzystać z pomocy biura rachunkowego. To podatnik decyduje czy sam poprowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów i będzie wypełniał deklaracje, czy woli zlecić prowadzenie tego obowiązku profesjonaliście – biuru rachunkowemu.

Jeśli podatnik zdecyduje się zlecić prowadzenie księgi podatkowej biuru rachunkowemu, to musi dopełnić formalności, jakie narzucił ustawodawca.

Stosownie do § 8 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie), gdy podatnik zlecił prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów biuru rachunkowemu, jest obowiązany zawiadomić o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego. Właściwym w tym zakresie jest naczelnik urzędu skarbowego, któremu zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu księgi.

Elementy pisma

W zawiadomieniu o powierzeniu prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów biuru rachunkowemu powinny się znaleźć podstawowe informacje dotyczące tego zlecenia, czyli:

- nazwa i adres biura rachunkowego,

- miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi i dokumentów związanych z jej prowadzeniem.

Zawiadomienie powinno również zawierać dane zawiadamiającego - nazwę i adres podatnika, a także wskazanie miejsca i daty sporządzenia pisma, wskazanie organu, do którego zawiadomienie jest składane, oraz podpis osoby dokonującej zgłoszenia.

Uwaga na termin

Podatnik jest obowiązany złożyć zawiadomienie w terminie siedmiu dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym. W praktyce może zaistnieć sytuacja, kiedy umowa z biurem zostanie zawarta w trakcie miesiąca, a sama umowa ma zacząć obowiązywać od pierwszego dnia miesiąca następnego. Jednak to nie moment rozpoczęcia prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ale data zawarcia umowy z biurem rachunkowym wyznacza termin złożenia zawiadomienia w urzędzie skarbowym.

Przykład

9 listopada 2016 roku podatnik prowadzący działalność gospodarczą PHU „Jaro" Jarosław Jankowski zawarł umowę na prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów z biurem rachunkowym „Aleksander" sp. z o.o. W ciągu siedmiu dni podatnik powinien złożyć stosowne zawiadomienie w tej sprawie do naczelnika urzędu skarbowego. 15 listopada 2016 roku pan Jarosław przygotował i podpisał zawiadomienie i złożył w biurze podawczym urzędu skarbowego. Podatnik dochował terminu złożenia zawiadomienia.

Właściwy, czyli który

Zgodnie z art. 17 § 1 ordynacji podatkowej, jeżeli ustawy podatkowe nie stanowią inaczej, to właściwość miejscową organów podatkowych ustala się według miejsca zamieszkania albo adresu siedziby podatnika (płatnika, inkasenta).

Stosownie do art. 18 ordynacji podatkowej, jeśli w trakcie roku podatkowego (lub określonego w odrębnych przepisach innego okresu rozliczeniowego) nastąpi zdarzenie powodujące zmianę właściwości miejscowej organu podatkowego, to organem podatkowym właściwym miejscowo za ten okres rozliczeniowy pozostaje ten organ podatkowy, który był właściwy w pierwszym dniu roku podatkowego lub okresu rozliczeniowego. Jeśli podatnik nie zmieni miejsca zamieszkania (w trakcie roku podatkowego), to właściwy będzie nadal organ ustalony według miejsca zamieszkania.

Kwestie związane z właściwością miejscową organów podatkowych w przypadku zaistnienia zdarzenia powodującego zmianę właściwości miejscowej w trakcie roku podatkowego lub okresu rozliczeniowego ustawodawca uregulował w rozporządzeniu z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie właściwości organów podatkowych (DzU nr 165, poz. 1371 ze zm.). Stosownie do art. 11 i 12 tego rozporządzenia organem podatkowym właściwym miejscowo w sprawach należnego za dany rok podatkowy podatku dochodowego:

1) od osób fizycznych dla podatników, którzy zmienili miejsce zamieszkania lub pobytu, wskutek czego właściwy stał się organ podatkowy inny niż dotychczasowy – jest organ podatkowy właściwy według miejsca zamieszkania lub pobytu w ostatnim dniu roku podatkowego, a gdy zamieszkanie lub pobyt na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej ustał przed tym dniem – według ostatniego miejsca zamieszkania lub pobytu na jej terytorium;

2) od osób prawnych dla podatników, którzy zmienili adres siedziby, wskutek czego właściwy stał się organ podatkowy inny niż dotychczasowy – jest organ podatkowy właściwy według adresu siedziby w ostatnim dniu roku podatkowego, za który jest składane zeznanie.

Wzór – zawiadomienie o powierzeniu prowadzenia księgi przychodów i rozchodów biuru rachunkowemu

Jeżeli zgodnie z odrębnymi przepisami podatnik jest obowiązany do ujawnienia adresu siedziby w odpowiednim rejestrze, to rozwiązanie określone w pkt 2 stosuje się, gdy nowy adres siedziby został ujawniony w tym rejestrze do końca roku podatkowego, za który jest składane zeznanie.

Z kolei, organem podatkowym właściwym miejscowo w sprawach zaliczek na podatek dochodowy:

1) od osób fizycznych dla podatników, którzy w trakcie roku podatkowego zmienili miejsce zamieszkania lub pobytu, wskutek czego właściwy stał się organ podatkowy inny niż dotychczasowy – jest organ podatkowy właściwy według miejsca zamieszkania lub pobytu w ostatnim dniu tego okresu rozliczeniowego, a gdy zamieszkanie lub pobyt na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej ustało przed tym dniem – według ostatniego miejsca zamieszkania lub pobytu na jej terytorium;

2) od osób prawnych dla podatników, którzy w trakcie roku podatkowego zmienili adres siedziby, wskutek czego właściwy stał się organ podatkowy inny niż dotychczasowy - jest organ podatkowy właściwy według adresu siedziby w ostatnim dniu tego okresu rozliczeniowego.

Jeśli zgodnie z odrębnymi przepisami podatnik jest obowiązany do ujawnienia adresu siedziby w odpowiednim rejestrze, to rozwiązanie określone w punkcie 2 stosuje się, gdy nowy adres siedziby został ujawniony w tym rejestrze do końca okresu rozliczeniowego.

Przykład

Jeśli podatnik zmienił (w trakcie roku podatkowego) dotychczasowe miejsce zamieszkania we Wrocławiu, przeprowadzając się z końcem miesiąca (ostatni dzień okresu rozliczeniowego) do Bystrzycy Kłodzkiej, to właściwy stał się dla niego organ podatkowy według nowego miejsca zamieszkania – w Bystrzycy Kłodzkiej.

Dodatkowe dokumenty

Podatnik, który zlecił prowadzenie księgi biuru rachunkowemu, w miejscu wykonywanej działalności powinien prowadzić ewidencję sprzedaży, a w przypadku wykonywania działalności kantorowej – także ewidencje związane z tą działalnością, np. ewidencję kupna i sprzedaży wartości dewizowych. Obowiązek ten nie dotyczy podatników, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Wspomniana ewidencja sprzedaży powinna być zbroszurowana, a jej karty kolejno ponumerowane.

Ewidencja taka powinna zawierać:

- numer kolejny wpisu,

- datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego rachunkami, fakturami,

- kwotę tego przychodu.

Jakie sankcje

Ustawodawca określił sankcje, jakimi zostanie objęty podatnik, który nie zawiadomił organu podatkowego o powierzeniu prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów biuru rachunkowemu. Stosownie do art. 60 § 3 kodeksu karnego skarbowego podatnik, który nie zawiadamia w terminie właściwego organu o prowadzeniu księgi przez doradcę podatkowego lub inny podmiot upoważniony do prowadzenia ksiąg w jego imieniu i na jego rzecz, podlega karze grzywny. Wysokość takiej kary może wynieść maksymalnie 240 stawek dziennych.