Tworząc politykę rachunkowości firmy, można zastosować różne rozwiązania, jednak muszą się one zawierać w ramach tych dopuszczonych przez ustawę o rachunkowości (dalej: uor).

Przy wyborze rozwiązań w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych kierownik jednostki powinien się kierować zasadą istotności zawartą w art. 4 ust. 4 oraz w art. 8 ust. 1 uor. Reguła ta wyraża się w tym, że decydując się na ewentualne uproszczenia dopuszczone w uor, trzeba je dostosować do potrzeb i specyfiki jednostki. Bardzo ważne jest wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich operacji istotnych do oceny finansowej i majątkowej oraz wyniku finansowego jednostki.

Zgodnie z tą zasadą kierownik jednostki może niewątpliwie zastosować pewne uproszczenia, jeżeli nie wywierają one ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji przedsiębiorstwa.

Ocena i odpowiedzialność

Kierownik jednostki ocenia i podejmuje decyzję o stosowaniu jednej z wymienionych w uor metod prowadzenia ksiąg pomocniczych dla poszczególnych grup rzeczowych składników majątku obrotowego, czyli:

- towarów,

- materiałów,

- wyrobów gotowych i

- opakowań

– przy uwzględnieniu rodzaju i wartości grup składników posiadanych przez firmę. Odpowiedzialność za zgodność stosowanej przez spółkę polityki rachunkowości z ustawą o rachunkowości spoczywa na kierowniku jednostki (art. 4 ust. 5 uor).

Dla kogo uproszczenie

Zamiast prowadzenia magazynu spółka może odpisywać w koszty wartości materiałów i towarów w momencie ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia. Takie uproszczenie przewiduje art. 17 ust. 2 pkt 4 uor. To rozwiązanie znacznie upraszcza bieżącą ewidencję, jednak może być stosowane wyłącznie w połączeniu z ustaleniem i wyceną, nie później niż na dzień bilansowy stanu, zapasu tych składników majątku oraz korektą kosztów o wartość zapasów, które na dzień bilansowy nie zostały zużyte.

Wybierając tę metodę, trzeba jednak mieć na względzie rozliczenie podatku dochodowego. Ujmowanie wszystkich materiałów lub towarów w kosztach w momencie zakupu i przeprowadzenie tylko jednej inwentaryzacji w ciągu roku w przypadku płacenia zwykłych zaliczek na podatek dochodowy jest niespójne z art. 22 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i odpowiednio z art. 15 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Według tych przepisów koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami należy potrącać w czasie, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody.

Z powołanych regulacji jednoznacznie wynika, że jednostki, które prowadzą uproszczone ewidencje pomocnicze na podstawie art. 17 ust. 2 pkt 4 uor, powinny sporządzać inwentaryzację materiałów, towarów lub wyrobów gotowych na koniec każdego okresu sprawozdawczego, w którym następuje rozliczanie się z urzędem skarbowym z tytułu podatku dochodowego (tj. miesiąca bądź kwartału).

Stanowisko takie potwierdzają organy podatkowe w wydanych interpretacjach, m.in. Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacjach z 6 maja 2014 r. (ILPB3/423-48/14/2/EK), z 20 lutego 2015 r. (ILPB1/415-1358/14-2/TW), z 19 marca 2014 r. (ILPB/415-1420/13-2/AA) oraz Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacjach z 17 grudnia 2013 r. (IBPBI/2/423- 1226/13/AP) i z 16 stycznia 2013 r. (IBPBI/2/423-1304/12/AP).

Bezpieczne rozwiązanie

Raz w roku, bez ryzyka, inwentaryzację mogą przeprowadzać jednostki, które dla celów podatkowych obliczają zaliczki uproszczone. Podatnicy uiszczający zaliczki na podatek w formie uproszczonej w wysokości 1/12 podatku należnego wykazanego w zeznaniu złożonym w roku poprzedzającym rok podatkowy nie muszą comiesięcznie (kwartalnie) wyliczać podstawy do opodatkowania. Dlatego podmioty stosujące uproszczone zaliczki bezpiecznie mogą przeprowadzać remanent tylko raz w roku.

Uwaga! Organy podatkowe wydawały także interpretacje indywidualne, w których uznawały, że sporządzanie spisu z natury jedynie na dzień bilansowy jest wystarczające dla obliczenia miesięcznych (kwartalnych) zaliczek na podatek dochodowy na zasadach ogólnych. Taki wniosek przedstawiła Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 30 kwiet- nia 2012 r. (ILPB4/423-36/ 12-2/ds.) oraz Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 3 marca 2011 r. (IBPBI/1/ 415-1241/10/BK).

—Marzena Medoń

Zdaniem autorki

Marzena Medoń, księgowa w dziale usług księgowych BDO, biuro w Katowicach

Wybrana metoda ewidencji musi spełniać określone cele

Decyzja o wyborze metody prowadzenia ksiąg pomocniczych należy do kompetencji kierownika jednostki. Decydując się na określone rozwiązanie, przedsiębiorcy powinni mieć na względzie funkcję informacyjną i kontrolną wybranej metody. Musi ona bowiem umożliwiać przeprowadzanie skutecznego nadzoru oraz zapewniać niezbędne dane do oceny i analizy sytuacji przedsiębiorstwa. Metoda uproszczona ewidencji materiałów, towarów i wyrobów gotowych nie zniekształca wyniku finansowego tylko przy prowadzeniu działalności w niewielkim zakresie.