Dla poprawy komfortu pracy przed okresem letnim firma zleciła montaż klimatyzacji. Urządzenia klimatyzacyjne zostały zamontowane we wszystkich pomieszczeniach biurowych budynku. Budynek jest własnością firmy i podlega amortyzacji jako środek trwały. Dostawca urządzeń zapewnia serwisowanie sprzętu. Jak powinniśmy rozliczać wydatki związane z serwisem i ewentualną naprawą klimatyzacji? – pyta czytelnik.

Sposób rozliczania wydatków poniesionych na klimatyzację jest uzależniony od sposobu zamontowania urządzeń klimatyzacyjnych. Z pytania nie wynika wprost, w jaki sposób rozwiązano to w firmie czytelnika, ale z opisu sytuacji można wywnioskować, że klimatyzacja nie została na stałe wbudowana w konstrukcję budynku. Jeśli klimatyzacja może być odłączona bez szkody dla systemu klimatyzacyjnego lub samego budynku, to przyjmuje się, że nie jest ona częścią składową tego budynku. Jednocześnie, jeśli urządzenia klimatyzacyjne spełniają kryteria określone w art. 22a ust. 1 ustawy o PIT lub odpowiednio w art. 16a ust. 1 ustawy o podatku CIT, to należy uznać je za odrębny środek trwały. Zgodnie z tymi przepisami urządzenie klimatyzacyjne powinno zostać zakwalifikowane do środków trwałych, jeśli :

- stanowi własność lub współwłasność podatnika,

- zostało nabyte lub wytworzone we własnym zakresie,

- jest kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania,

- przewidywany okres jego użytkowania jest dłuższy niż rok

– oraz jest wykorzystywane jest przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą (albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu).

Która grupa

Klimatyzacja powinna zostać ujęta w ewidencji jako środek trwały zaliczony do grupy KŚT 6 „Urządzenia techniczne" do rodzaju 653 „Urządzenia klimatyzacyjne". Taką klasyfikację potwierdził Dyrektor Pierwszego Urzędu Skarbowego w Warszawie, który w postanowieniu z 17 lipca 2007 r. (1471/DPR2/423-65/07/AB) wskazał, że „Urządzenia klimatyzacyjnego nie należy kwalifikować jako wyposażenia w rozumieniu przepisów rozporządzenia w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT), gdyż nie jest ono trwale wmontowane w konstrukcję budynku (jak przykładowo wymienione w rozporządzeniu instalacje sanitarne, elektryczne, sygnalizacyjne, komputerowe, telekomunikacyjne, przeciwpożarowe oraz normalne wyposażenie budynku, np. wbudowane meble) i w dowolnym momencie może zostać odłączone od budynku bez uszczerbku zarówno dla budynku, jak i urządzenia".

Urządzenia klimatyzacyjnego nie należy jednak zaliczać do przewodów powietrznych budynków, które to zostały wyłączone z rodzaju 653 KŚT. Przewody powietrzne stanowią element budynku i powinny zawierać się w jego wartości początkowej. Zgodnie bowiem z rozporządzeniem Rady Ministrów z 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (DzU nr 242, poz. 1622), do wyposażenia budynku zalicza się instalacje wbudowane w konstrukcję budynku na stałe, np. instalacje sanitarne, elektryczne, sygnalizacyjne, komputerowe.

To nie ulepszenie

Wydatki na naprawę lub serwisowanie klimatyzacji nie powodują jej ulepszenia. Powinny zostać zaewidencjonowane jako koszty działalności operacyjnej, zgodnie z rodzajem poniesionego kosztu.

Przykład

Firma zleciła naprawę klimatyzacji zamontowanej w budynku, który stanowi środek trwały firmy. Urządzenie klimatyzacyjne nie jest trwale wbudowane w konstrukcję budynku. W ewidencji środków trwałych figuruje jako odrębna pozycja.

Koszt naprawy klimatyzacji wyniósł 12 300 zł (w tym 23 proc. VAT).

Ewidencja księgowa

1. FV VAT za usługę naprawy klimatyzacji

Wn „Rozliczenie zakupu" 10 000 zł

Wn „VAT naliczony" 2300 zł

Ma „Pozostałe rozrachunki" 12 300 zł

2. Obciążenie kosztów działalności operacyjnej – koszt naprawy

Wn „Usługi obce" 10 000 zł

Ma „Rozliczenie zakupu" 10 000 zł

3. Płatność za naprawę:

Wn „Pozostałe rozrachunki" 12 300 zł

Ma „Rachunek bankowy" 12 300 zł

Zdarzenia losowe

System klimatyzacji może ulec uszkodzeniu w wyniku zdarzeń losowych – pożaru, powodzi. Jeśli uszkodzenia są efektem zdarzeń trudnych do przewidzenia, występujących poza działalnością operacyjną jednostki i niezwiązanych z ogólnym ryzykiem prowadzenia działalności, ich skutki będą ewidencjonowane jako pozostałe koszty operacyjne.

Element budynku

Gdy system klimatyzacyjny zostanie wmontowany w konstrukcję budynku, wszelkie wydatki związane z jego zakupem oraz montażem będą zwiększać wartość początkową budynku – jako jego ulepszenie.

Uwaga! Ulepszenie środka trwałego należy rozpatrywać odmienne dla celów bilansowych i podatkowych.

Ustawa o rachunkowości nie określa dolnej wartości poniesionych nakładów, która pozwala na uznanie ich za ulepszenie środka trwałego. Natomiast przepisy podatkowe nakazują rozliczanie ulepszenia środka trwałego, gdy łączna wartość wydatków poniesionych na jego przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w roku podatkowym przekracza 3500 zł. Przy czym efektem poniesienia wydatków na ulepszenie jest wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środka trwałego do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji.

Co zapisano w polityce rachunkowości

Nakłady poniesione na ulepszenie zwiększają wartość początkową unowocześnionego środka trwałego i są rozliczane w kosztach w czasie, poprzez odpisy amortyzacyjne (art. 22g ust. 17 ustawy o PIT i odpowiednio art. 16g ust. 13 ustawy o CIT). Zasada klasyfikowania wydatków na ulepszenie środków trwałych obowiązująca w rozliczeniach podatkowych może również mieć zastosowanie dla celów bilansowych. Zgodnie z art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości jednostka może stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz wyniku finansowego.

Serwisowanie lub naprawa klimatyzacji wbudowanej na stałe w konstrukcję budynku, które mają na celu przywrócenie pierwotnego stanu systemu umożliwiającego normalne jego wykorzystanie, nie jest ulepszeniem środka trwałego. Wydatki na naprawy i serwisowanie także w tym przypadku należy ująć bezpośrednio w koszty.

Autor jest starszym konsultantem w grupie ECA