Realizując się zawodowo, zakładamy, że w dalszej lub bliższej przyszłości zostaniemy szefem. W praktyce oznacza to zarządzanie, jeśli nie całym przedsiębiorstwem, to przynajmniej jak największą jego częścią. Pracując solidnie na swoją pozycję, osiągamy wymarzony pułap i nagle okazuje się, że zamiast prostych, spontanicznych decyzji czy wolności kreowania wizerunku firmy mamy mnóstwo obowiązków. Zderzamy się wówczas z twardą rzeczywistością.
Kierownik i odpowiedzialność
Ustawa o rachunkowości zakłada, że kierownikiem jednostki jest członek organu zarządzającego lub jego członkowie – w przypadku organu wieloosobowego. W spółkach jawnych, cywilnych i partnerskich funkcję kierownika pełnią wspólnicy prowadzący sprawy spółki, w spółce komandytowej i komandytowo-akcyjnej – komplementariusze. Natomiast osoba prowadząca działalność jednoosobową sama jest kierownikiem. W przypadku spółek będących w postępowaniu upadłościowym funkcje zarządzające przyjmuje likwidator, syndyk lub inny zarządca.
Zakres odpowiedzialności kierownika jednostki dotyczy realizacji obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku gdy pewne obowiązki zostały w formie pisemnej powierzone innej osobie/jednostce. Jeśli kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, to odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.
Dokumentacja poza siedzibą
Przekazanie ksiąg rachunkowych poza siedzibę spółki nakłada na kierownika jednostki obowiązek powiadomienia właściwego urzędu skarbowego o miejscu prowadzenia ksiąg oraz zapewnienie dostępności ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi organom kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.
Formalne przekazanie ksiąg, czyli dokładne określenie zakresu odpowiedzialności poszczególnych stron umowy, informacji, dokumentów, komunikacji i terminów, to jedno. Ale trzeba sobie zdać sprawę z wagi odpowiednich relacji w komunikacji między jednostką a biurem księgowym.
Za naruszenie obowiązku zapewnienia spełnienia wymagań przewidzianych w ustawie względem sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności jednostki kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego odpowiadają solidarnie. Odpowiedzialność ta dotyczy zamieszczenia poprawnych danych w sprawozdaniu finansowym, wynikających z dokumentów oraz wiedzy dotyczącej przyszłych zdarzeń mających wpływ na kontynuację działalności w dającej się przewidzieć przyszłości.
Kluczowy sens zdarzeń
Zdarzenia związane z zamykanym okresem sprawozdawczym są poparte dokumentami, które zostały poprawnie wprowadzone do ksiąg, zatem biuro rachunkowe może je łatwo zidentyfikować. Problem pojawia się w przypadku zdarzeń mających wpływ na kontynuację działalności w przyszłości. Rola kierownika nie kończy się tu na przekazaniu informacji do biura księgowego. Powinien on dokładnie wytłumaczyć sens danego zdarzenia, tak aby sporządzający sprawozdanie miał pełen obraz sytuacji jednostki.
Również w przypadku zlecenia na zewnątrz ustalenia i aktualizowania polityki rachunkowości to zarządzający powinien na bieżąco informować podmiot usługowy o konieczności zmian na skutek reorganizacji w strukturze przedsiębiorstwa, wystąpienia istotnego zdarzenia niezwiązanego z dotychczasowym działaniem.
Działania przy inwenturze
Zasady rachunkowości określone w ustawie nakładają na kierownika jednostki odpowiedzialność w zakresie przeprowadzenia inwentaryzacji. Chodzi o sporządzenie stosownego zarządzenia, bieżące kontrolowanie przebiegu inwentaryzacji, zatwierdzenie protokołów i wniosków dotyczących rozliczania różnic oraz podjęcie wszelkich kroków eliminujących nieprawidłowości w zakresie gospodarowania mieniem. Konieczne jest także wyjaśnienie i rozliczenie ujawnionych w toku inwentaryzacji różnic między stanem rzeczywistym a stanem w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Biura prowadzące księgi księgują tylko wynik inwentaryzacji zgodnie z przekazanymi protokołami.
Prawidłowo sporządzone sprawozdanie finansowe poza kierownikiem jednostki podpisuje również osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg. Kierownik jednostki zawiera także umowę o badanie lub przegląd sprawozdania finansowego z uprawnionym do tego podmiotem. Zapewnia udostępnienie biegłemu rewidentowi ksiąg rachunkowych oraz dokumentów i dowodów księgowych, jak również udziela wyczerpujących informacji, wyjaśnień i oświadczeń niezbędnych do wydania opinii biegłego rewidenta o badanym sprawozdaniu. Prowadzenie ksiąg poza siedzibą spółki nie zwalnia kierownika z odpowiedzialności za dostęp do dokumentów i sprawną komunikację.
W przypadku udostępnienia ksiąg, dokumentów lub ich części osobie trzeciej poza siedzibą zarządu (oddziału) jednostki wymagana jest pisemna zgoda kierownika jednostki oraz pozostawienia w jednostce potwierdzonego spisu przejętych dokumentów.
Grzywna lub ograniczenie wolności
Kierownik jednostki podlega grzywnie lub karze ograniczenia wolności za:
- niepoddanie sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta,
- nieudzielenie lub udzielenie niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień, oświadczeń biegłemu rewidentowi albo niedopuszczenie go do pełnienia obowiązków,
- nieskładanie sprawozdania finansowego do ogłoszenia,
- nieskładanie sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym,
- nieudostępnienie sprawozdania finansowego i innych dokumentów.
W każdym z tych przypadków prowadzenie ksiąg poza siedzibą spółki nie zwalnia kierownika z odpowiedzialności. Dlatego ważne jest, aby kierownik jednostki i biuro księgowe jak najlepiej ze sobą współpracowali.
—Marlena Mielczarek-Andrysiak
