Poprawne zestawienie obrotów i sald jest podstawą do sporządzenia sprawozdania finansowego. Mało kto pamięta, że zgodnie z art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 330 ze zm.; dalej: uor) zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej za rok obrotowy powinno być sporządzane nie później niż 85 dni po dniu bilansowym. Przepis ten wydaje się w dzisiejszych czasach archaiczny. Księgi rachunkowe prowadzone są zazwyczaj przy użyciu komputera i proces generowania zestawienia odbywać się może w sposób ?w pełni automatyczny. Dodatkowo, zgodnie z art. 18 ust. 2 uor, co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych.
System komputerowy nie zawsze ochroni
Prawidłowo sporządzone zestawienie obrotów i sald powinno wskazywać identyczne sumy obrotów debetowych i kredytowych, a suma sald debetowych musi odpowiadać sumie sald kredytowych. ?W przypadku ksiąg prowadzonych za pomocą systemów komputerowych, oprogramowanie zazwyczaj zabezpiecza przed typowymi błędami, np. błędami związanymi z brakiem podwójnego zapisu, dwukrotnym zaksięgowaniem tego samego dokumentu (z takim samym opisem/numerem) czy zaksięgowaniem różnych kwot dotyczących jednej operacji księgowej. Dzięki temu generowane zestawienie jest obarczone niższym ryzykiem błędu. Może się jednak zdarzyć, że do zestawienia generowanego przez system nie zostało podpięte konto księgowe, co skutkuje uzyskaniem błędnego zestawienia. Taki błąd jest jednak dość łatwy do wykrycia i skorygowania.
System komputerowy nie jest jednak w stanie uchronić przed takimi błędami jak zaewidencjonowanie operacji na niewłaściwych kontach bądź w niewłaściwej kwocie. Nie zapewni też ochrony przed brakiem wprowadzenia zapisu operacji do systemu. Należy zatem pamiętać, by dokonać weryfikacji wygenerowanego przez system zestawienia – pozwoli to na wykrycie ewentualnych błędów.
Generalnie jednak automatyzacja procesu przygotowania zestawienia obrotów i sald korzystanie z programów księgowych sprawia, że ryzyko nieprawidłowości jest względnie niewielkie. Ewentualne błędy mogą wynikać ze źle dokonanych zapisów księgowych, które nie zostały skorygowane, bądź nieprawidłowego skonfigurowania systemu komputerowego podczas przyporządkowywania kont do tworzonego zestawienia obrotów i sald. Dodatkowo należy sprawdzić, czy przygotowane zestawienie zawiera wymagane w art. 18 uor elementy, takie jak:
Zanim wygenerujesz dokument
Elementem niezbędnym przy sprawdzaniu poprawności zestawienia obrotów i sald jest uzgodnienie sald kont syntetycznych w stosunku do prowadzonych do nich sald kont analitycznych. W tym przypadku także najczęściej system księgowy chroni przed niespójnością w tym obszarze, jednak warto dokonać dodatkowego sprawdzenia spójności.
W związku z tym, że zestawienie obrotów i sald za rok obrotowy służy za podstawę do sporządzenia sprawozdania finansowego, przygotowując zestawienie, jednostka powinna przeprowadzić weryfikację i uzgodnić zapisy oraz salda kont. Następnie należy wykonać czynności związane z zamknięciem roku – może być to między innymi dokonanie wyceny sald wyrażonych ?w walucie obcej, utworzenie rezerw czy też niezbędnych odpisów aktualizujących.
—Michał Szalak, konsultant w Baker Tilly Poland
