[i][b]Rozmowa z Barbarą Misterska-Dragan, Krajowa Izba Biegłych Rewidentów[/b][/i]
[b]Rz: Wiele firm na początku roku odwiedzi biegły rewident, niektóre po raz pierwszy. Czego mogą się spodziewać?[/b]
[b]Barbara Misterska-Dragan:[/b] Trzeba przyznać, że jeśli audytor pojawia się dopiero po zakończeniu roku i sporządzeniu sprawozdania, nie jest to najbardziej komfortowa sytuacja, jaką można sobie wyobrazić. Zarówno dla firmy, jak i biegłego rewidenta dużo lepiej jest, jeśli umowa na badanie sprawozdania finansowego zostanie podpisana odpowiednio wcześniej i strony ustalą w niej, że jeszcze przed końcem roku audytor przeprowadzi badanie wstępne. Wtedy nie działa pod presją czasu. Może więc dobrze poznać firmę i przyjętą w niej politykę rachunkowości oraz sprawdzić, jak funkcjonuje system kontroli wewnętrznej. Jest to również okazja, aby odpowiedzieć na pytania badanej jednostki, rozpoznać ewentualne problemy i pomóc w ich rozwiązaniu. Poza tym można już zweryfikować niektóre sfery, np. rozliczenia podatkowe za miesiące, które minęły. Dzięki temu główny księgowy nabiera poczucia bezpieczeństwa. Wie bowiem, jakie są oczekiwania biegłego rewidenta, i nie jest później zaskakiwany jego prośbami.
[b]Co najbardziej dziwi firmy, które pierwszy raz są poddawane badaniu?[/b]
Często są zaskoczone, że biegły interesuje się nie tylko ewidencją księgową i sprawozdaniem finansowym. Rozpoczynając badanie, prosi np. o protokoły spotkań zarządu i posiedzeń rad nadzorczych. Poza tym chce porozmawiać z dyrektorem ds. produkcji albo z kierownikiem budowy. Powinien się od niego dowiedzieć, jak kosztorysowane są usługi budowlane oraz w jaki sposób pilnuje on budżetu wykonania prac.
[b]Po co te wszystkie ustalenia?[/b]
Audytor powinien nie tylko sprawdzić, czy dane ujęte w sprawozdaniu są prawidłowe. Ma również obowiązek ustalić, jakich informacji tam nie ma, mimo że być powinny. Odpowiedzi na to pytanie szuka, rozmawiając z różnymi pracownikami. Ogląda też magazyn i sprawdza, czy np. towary lub produkty nie znajdują się tam zbyt długo. Wtedy pojawia się bowiem obawa, że nigdy nie zostaną sprzedane. Jeśli coś takiego odkryje, to sprawdza, czy dokonano odpisu aktualizującego. Jeżeli go nie ma, to pyta dlaczego. Chce wiedzieć, jakie jest stanowisko zarządu w tej sprawie i czy w ogóle jest on świadomy sytuacji.
[b]Kto jeszcze musi uczestniczyć w sporządzeniu sprawozdania?[/b]
Tak naprawdę cała firma. Sam księgowy nie zdoła przecież zweryfikować prawidłowości stosowanych stawek amortyzacyjnych. Nie wie, czy dana maszyna będzie przynosiła korzyści firmie jeszcze przez rok czy przez pięć lat. W tej sprawie musi się wypowiedzieć osoba, która zna się na takich urządzeniach, np. dyrektor produkcji. Dział finansowo-księgowy nie ustali też, ile powinna wynosić rezerwa na naprawy gwarancyjne. To również powinien zrobić kompetentny pracownik, który np. na podstawie liczby i kosztów takich napraw z lat poprzednich potrafi to oszacować. Z kolei zagrożenia związane z przegraną w toczących się procesach sądowych powinien oszacować prawnik, który je prowadzi. Wszystkie te osoby trzeba poinformować, że oczekuje się od nich pomocy przy sprawozdaniu.
[b]Czy brak współpracy z innymi działami jednostki bywa przyczyną błędów?[/b]
Niestety tak. Często wynikają one tylko z tego, że dział księgowości nie został poinformowany o zawarciu umów, np. z bankiem w sprawie instrumentów finansowych.
Spotkałam się również z sytuacją, w której do służb finansowych nie trafiły informacje o konieczności uiszczenia opłat wynikających z przepisów o ochronie środowiska. Nie było to celowe działanie, po prostu jeden z pracowników zapomniał, że są one w jego biurku.
Dlatego tak ważne jest, aby uzmysłowić wszystkim zatrudnionym, że muszą przekazać wszelkie informacje, które mogą być istotne z punktu widzenia sprawozdania. Takim błędom najlepiej zapobiega szczegółowa procedura obiegu dokumentów oraz skrupulatnie prowadzona księga wejść i wyjść wszystkich dokumentów w firmie.
[i]Barbara Misterska-Dragan jest prezesem Misters Audytor[/i]
