Działania, jakie powinny zostać podjęte przez firmę, zależą od faktycznych zniszczeń dokumentacji księgowej. Utracone mogły zostać dokumenty z ostatnich miesięcy lub archiwum z kilku lat. Zapisy elektroniczne ksiąg mogły ocaleć lub zostać pochłonięte przez żywioł w całości.

Poza tym przedsiębiorcy utracili majątek rzeczowy (zapasy materiałów, towarów, wyrobów gotowych, urządzenia produkcyjne) i zdolność do prowadzenia działalności gospodarczej na co najmniej kilkanaście tygodni.

Dlatego przedstawiamy praktyczne rozwiązania problemów związanych z rekonstrukcją dokumentacji księgowej. Przedsiębiorstwa dotknięte powodzią powinny bowiem jak najszybciej opracować właściwy dla siebie plan działania na nadchodzące tygodnie.

[srodtytul]Czym grozi utrata dokumentów[/srodtytul]

Przypomnijmy, że dokumentacji księgowej związanej z prowadzoną w firmie rachunkowością poświęcono rozdział 2 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=C4D974F1FF1A718DEDF174AA6983D419?n=1&id=324433&wid=347265 ]ustawy o rachunkowości[/link] (dalej uor). Kluczowymi składnikami tej dokumentacji są księgi rachunkowe i dowody księgowe stanowiące podstawę dokonywanych w nich zapisów.

Dowodami księgowymi są w szczególności faktury sprzedaży i zakupu, wewnętrzne dokumenty rozliczeniowe (amortyzacja, listy płac, rozliczenia okresowe kosztów, kalkulacja rezerw itp.), a także rejestry i deklaracje podatkowe. Utrata któregokolwiek rodzi dla przedsiębiorcy ryzyko finansowe.

[srodtytul]Sankcje podatkowe[/srodtytul]

Po pierwsze, zalana firma tracąc podstawę dowodową dla dokonanych w przeszłości rozliczeń podatkowych, naraża się na sankcje podatkowe. Przykładowo utrata faktur sprzedaży i zakupu oraz rejestrów VAT uniemożliwia weryfikację prawidłowości sporządzenia złożonych w minionych okresach deklaracji VAT.

Zniszczenie ksiąg uniemożliwia również uzasadnienie dokonywanych w przeszłości rozliczeń z tytułu podatku dochodowego, składek ZUS, podatku od nieruchomości, podatku transportowego i innych.

[srodtytul]Problemy z należnościami[/srodtytul]

Po drugie, utrata rejestrów, które informowały o stanie należności, spowodować może nie tylko opóźnienie procesu windykacji, ale co najgorsze całkowitą utratę kwot należnych od klientów. Ryzyko jest tym większe, im większa jest liczba kontrahentów jednorazowych.

Brak szczegółowego wykazu zapłaconych i niezapłaconych faktur utrudni ściąganie kwot należnych firmie. Nieskuteczne okażą się również działania windykacyjne przed sądem, jeżeli przedsiębiorca nie będzie w stanie przedstawić jednoznacznego tytułu prawnego potwierdzającego jego prawo do kwot żądanych od kontrahenta.

[srodtytul]Zagrożenie ze strony konkurencji [/srodtytul]

Po trzecie, zniszczenie dokumentacji księgowej przez powódź skutkuje utratą części systemu informacyjnego przedsiębiorstwa. Brak informacji na temat bieżącego stanu majątkowego i finansowego może utrudnić właścicielom i zarządom firm sprawne uporanie się ze skutkami powodzi i kontynuowanie działalności gospodarczej.

Opóźnienia w odbudowie zdolności operacyjnych spowodują, że mechanizmy rynkowe wzmocnią pozycję rynkową niedotkniętej przez powódź konkurencji.

[ramka][b]Można stosować dowody zastępcze[/b]

Rachunkowość jest narzędziem wspierającym przedsiębiorstwo w każdych warunkach, dlatego akceptuje rozwiązania alternatywne, adekwatne do okoliczności prowadzenia działalności gospodarczej i sytuacji, w jakiej się ono znajduje. Dlatego podczas rekonstruowania dokumentacji księgowej szczególnego znaczenia nabiera dowód zastępczy.

Zgodnie z art. 20 ust. 4 uor, w razie uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane VAT i skup metali nieżelaznych od ludności. [/ramka]

[srodtytul]ODTWARZAMY DOKUMENT KROK PO KROKU[/srodtytul]

[b]Firma, która straciła księgi i dowody księgowe, powinna jak najszybciej je zrekonstruować[/b]

Przedstawiamy propozycje działań, które powinny zostać wykorzystane w zależności od konkretnej sytuacji, w jakiej znajduje się firma dotknięta powodzią.

[srodtytul]KROK 1. Inwentaryzacja [/srodtytul]

Najważniejsza czynność, jaką zalane firmy powinny zrobić, to przeprowadzenie inwentaryzacji wszystkich składników swojego majątku (patrz ramka). W zwykłych warunkach celem inwentaryzacji jest zidentyfikowanie różnic, które pojawić się mogą w związku z niedokładnością procesów ewidencjonujących obrót majątkiem rzeczowym lub oszukańczych działań pracowników i osób trzecich. Integralnym elementem takiej inwentaryzacji jest weryfikacja wyników spisów z informacją zawartą w rejestrach księgowych.

Przedsiębiorstwa, które przechowywały księgi rachunkowe i dowody księgowe poza terenami zalanymi, dysponują takimi rejestrami i przeprowadzą inwentaryzację w sposób nieróżniący się od inwentaryzacji okresowych (np. rocznej). Rozpoznane straty w majątku rzeczowym obciążające wynik finansowy będą podstawą do wystąpienia z roszczeniem wobec firm ubezpieczeniowych o wypłatę odszkodowania.

Przedsiębiorstwa, których księgi rachunkowe i dokumenty księgowe zostały zniszczone przez wodę, muszą podjąć nietypowe działania odtwarzające dokumentację księgową.

Muszą one uzyskać wiarygodne dokumenty potwierdzające istnienie sald i transakcji w okresie, za który dokumentacja została zniszczona. Inwentaryzacja, poza ustaleniem wielkości majątku rzeczowego (zapasy, środki trwałe), powinna obejmować elementy niezniszczonej dokumentacji księgowej (rejestry księgowe, dzienniki, zestawienia obrotów i sald, tabele amortyzacyjne, faktury, listy płac, inne dowody i zestawienia księgowe).

Ocena stanu posiadania odzyskanej dokumentacji księgowej pozwoli zaplanować dalsze działania umożliwiające wiarygodną rekonstrukcję ksiąg rachunkowych.

[srodtytul]KROK 2. Otwarcie ksiąg rachunkowych[/srodtytul]

Jeśli przedsiębiorstwo utraciło księgi rachunkowe za rok 2010, konieczne jest ich ponowne otwarcie. Otwarcie ksiąg na 1 stycznia 2010 r. wymaga wprowadzenia wszystkich sald kont księgowych z 31 grudnia 2009 r. Jeżeli firma straciła również te dane, konieczne jest poszukanie innego wiarygodnego źródła informacji o stanie kont księgowych na 1 stycznia 2010 r.

Źródłem danych alternatywnie może być sprawozdanie finansowe za rok 2009. Oczywiście zdaję sobie sprawę, że informacje pochodzące ze sprawozdania finansowego mają charakter syntetyczny. Mimo to uważam, że wprowadzenie tych danych jako bilansu otwarcia powinno być traktowane jako działanie inicjujące właściwy proces rekonstrukcji ksiąg rachunkowych.

Wobec nieposiadania żadnej innej, bardziej szczegółowej, wiarygodnej informacji dotyczącej sald kont na 31 grudnia 2009 r. zastosowanie tej procedury zapewni zgodność bilansu zamknięcia roku 2009 i bilansu otwarcia roku 2010.

[srodtytul]KROK 3. Księgowe ujęcie wyciągów bankowych[/srodtytul]

Informacja o dokonanych i otrzymanych płatnościach zrealizowanych za pośrednictwem rachunku bankowego należy do danych księgowych dobrze zabezpieczonych przed powodzią. Większość firm ma bowiem konta bankowe. Dane zawarte w wyciągach bankowych dostarczą szczegółowych informacji o transakcjach bezgotówkowych, w szczególności wskażą kontrahenta, kwotę i datę operacji.

Dokumenty te powinny zostać zaksięgowane i wykorzystane w dalszych krokach. Informacja o obrocie gotówkowym może być uzyskana jedynie w bezpośrednim kontakcie z kontrahentem (odbiorca, dostawca).

[srodtytul]KROK 4. Uzgadnianie transakcji [/srodtytul]

W wypadku rejestrów należności głównym celem działań rekonstrujących jest zarówno odzyskanie informacji o zrealizowanych obrotach, jak i zebranie dokumentów potwierdzających prawo do żądania od kontrahentów zapłat za należności nieuregulowane a istniejące na dzień wystąpienia powodzi. Sytuacja, w której firma jest zalana, staje się niestety źródłem ryzyka działań oszukańczych, w których klienci mogą odmawiać zapłaty.

Prawne dochodzenie kwot należnych jest znacznie ograniczone, gdy brak jest dokumentów potwierdzających istnienie prawa do tych kwot (np. podpisanej faktury). Posiadanie wydruku z rejestru księgowego nie zastąpi w żaden sposób dowodu dokumentującego sprzedaż (faktura, dokument dostawy).

Inwentaryzacja praw wynikających z posiadanych należności może zostać przeprowadzona wyłącznie w formie pisemnej przez uzgodnienie z kontrahentem. Dobrą praktyką powinno być występowanie do kontrahenta o potwierdzenie wszystkich transakcji (faktury sprzedaży, zapłaty, dokumenty reklamacyjne) zrealizowanych w 2010 roku oraz o kopie dokumentów potwierdzających te operacje.

Uzyskana informacja umożliwi skompletowanie dowodów potwierdzających wielkość przychodów zrealizowanych i rekonstrukcję części rejestrów VAT. Lista firm, do których wezwania będą wysyłane, powinna obejmować kontrahentów występujących zarówno w posiadanych wyciągach, jak i w korespondencji handlowej oraz innych zestawieniach, tak aby minimalizować finansowe ryzyko utraty należności.

Potwierdzenie zobowiązań wymaga podobnych działań. Firma nieposiadająca rejestrów opisujących szczegółowo wszystkie rozliczenia z dostawcami jest narażona na ryzyko działań ze strony nieuczciwych dostawców próbujących wyłudzić nienależne zapłaty.

Dostawcy mogą próbować żądać zapłaty za faktury już zapłacone albo za faktury dotyczące dostaw, które nigdy nie miały miejsca. Jeżeli firma rozliczała się z dostawcami przede wszystkim w formie gotówkowej, to jest ona bardziej narażona na działania oszukańcze, nie dysponuje bowiem żadnym obiektywnie wiarygodnym dokumentem chroniącym przed wezwaniem nieuczciwego kontrahenta do zapłaty.

W takiej sytuacji widać, jak dobrym rozwiązaniem są rozliczenia bezgotówkowe dokonywane z pomocą niezależnej firmy (bank, inna instytucja rozliczeniowa).

[srodtytul]KROK 5. Kompletowanie rejestrów należności handlowych i przychodów[/srodtytul]

Uzyskane od odbiorców potwierdzenia transakcji i kopie dokumentów pomogą przedsiębiorcy uaktualnić szczegóły bilansu otwarcia, o którym wspominałem w kroku 2. Dokumenty te mogą za zgodą kierownika jednostki stać się księgowymi dowodami zastępczymi zgodnie z art. 20 ust. 4 uor.

Ujęcie ich na kontach skompletuje przychody ze sprzedaży i rozrachunki, na których ujęte są już rozliczenia bezgotówkowe. Kopie dowodów rozliczeń gotówkowych (dokumenty KP, KW) powinny być załączone do otrzymanego potwierdzenia.

Sytuacja będzie bardziej złożona, gdy firma sprzedawała osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej i stosowała kasy fiskalne. W razie utraty kas i wydruków fiskalnych jedynym sposobem wiarygodnego oszacowania tej części przychodu jest porównanie kwot wykazanych w deklaracji VAT-7 oraz ujętych na podstawie zwrotnie otrzymanych kopii faktur sprzedaży.

Deklaracje podatkowe sporządzane są zazwyczaj z należytą starannością i dlatego mogą być uznane za dokumenty o wysokim poziomie wiarygodności, chyba że istnieją dowody na to, że nie były one wiarygodne (np. kontrola skarbowa przed powodzią).

Proponowane rozwiązanie uznać można jako akceptowalne przy założeniu przeprowadzenia kontroli wiarygodności oszacowanych kwot z rezultatami innych działań. Ryzyko podważenia tych szacunków przez kontrolę skarbową będzie jednak zawsze istniało. Krok 5 umożliwi również częściowe zrekonstruowanie rejestrów VAT stanowiących podstawę sporządzenia deklaracji VAT-7.

[srodtytul]KROK 6. Odtwarzanie rejestrów zobowiązań, zapasów i kosztów[/srodtytul]

Otrzymane dokumenty dotyczące zakupu powinny zostać ujęte w analityce odpowiednich kont wynikowych (koszty działalności podstawowej, pozostałe koszty operacyjne). Uzyskana informacja umożliwi skompletowanie dowodów potwierdzających wielkość kosztów poniesionych, wartość zapasu utraconego w powodzi i rekonstrukcję części rejestrów VAT.

Jeśli chodzi o dokumenty potwierdzające zakupy do magazynu (materiały i surowce do zużycia, towary handlowe do odsprzedaży), dobrym rozwiązaniem będzie księgowanie ich na kontach księgi głównej zespołu 3 i równoległe uzupełnianie ksiąg pomocniczych (ilościowo-wartościowa ewidencja zapasów). Salda kont zapasów zostaną zaktualizowane na dzień dokonania popowodziowego spisu z natury o dane wynikające z dokumentacji inwentaryzacji.

Problem, przed jakim staną przedsiębiorcy, to zidentyfikowanie wartości zapasów materiałów, towarów i wyrobów gotowych niesprzedanych a utraconych całkowicie w dniu zalania. Tutaj z pomocą przyjść może wyłącznie wiarygodny szacunek ekonomiczny. Według średniej marży uzyskanej na sprzedaży można oszacować wartość zakupów przypadającą na sprzedaż (krok 5). Pozostała wartość zakupu stanowić będzie stratę popowodziową.

Podstawą wiarygodnego szacunku średniej marży mogą być dane ostatniego roku obrotowego, informacje dotyczące kluczowych transakcji okresu, którego dotyczy zalanie, udokumentowana polityka ustalania cen (np. cennik zawierający kalkulację marż) lub inne wiarygodne źródła. Zwracamy uwagę, że wiarygodna wartość utraconego w wyniku powodzi majątku jest podstawą uzyskania odpowiadającego rzeczywistym stratom odszkodowania od firm ubezpieczeniowych.

[srodtytul]KROK 7. Kompletowanie rejestrów środków trwałych[/srodtytul]

Po przeprowadzeniu inwentaryzacji konieczne jest zaktualizowanie rejestrów środków trwałych. Proces odtworzenia dokumentacji potwierdzającej wycenę środków trwałych może być bardzo trudny. Jeżeli środki trwałe nabyte zostały w 2010 roku, to kompletne przeprowadzenie inwentaryzacji rozrachunków z dostawcami (krok 4) powinno zapewnić odzyskanie wiarygodnych informacji dotyczących wyceny początkowej.

Jeżeli natomiast utracone zostały maszyny i urządzenia nabyte lub wytworzone w poprzednich okresach, w razie braku źródłowej dokumentacji oraz trudności w identyfikacji dostawców należy poszukać alternatywnych wiarygodnych rozwiązań. Jednym z nich może być szacunek bieżącej wartości rynkowej. Wartość ta może zostać ustalona przykładowo według cen rynkowych podobnych urządzeń.

Działanie takie jest zgodne z ogólnymi zasadami rachunkowości, bo utrata dokumentu zakupu nie jest wystarczającą przesłanką eliminowania z ewidencji księgowej aktywów posiadanych i użytkowanych w rzeczywistości przez firmę.

Mimo to należy zdawać sobie sprawę z ryzyka podatkowego, jakie rodzi to rozwiązanie. Brak oryginalnych dokumentów potwierdzających początkową wycenę środka trwałego daje fiskusowi broń do podważania podatkowej potrącalności kosztów amortyzacji przy ustalaniu podstawy opodatkowania.

[srodtytul]KROK 8. Odzyskiwanie rozliczeń podatkowych[/srodtytul]

Utrata rejestrów podatkowych i dokumentów księgowych wobec żądania zwrotu podatku skutecznie zahamuje pozytywną decyzję urzędu skarbowego w razie przeprowadzenia czynności sprawdzających. Minimalizując ryzyko podatkowe, firma w pierwszej kolejności powinna poinformować urząd skarbowy o utracie dokumentacji księgowej, przedstawiając działania, jakie podejmuje, aby ją zrekonstruować.

Dobrą praktyką powinno być wystąpienie do urzędów o wydanie kopii wszystkich deklaracji podatkowych, pism procesowych oraz innej korespondencji, które uległy zniszczeniu.

Dokumenty te pomogą uzgodnić salda księgowe. Ponadto protokoły z kontroli zawierają załączniki, wśród których znajdować się mogą zestawienia i kopie dowodów kontrolowanych (faktury, rozliczenia środków trwałych). Wykorzystanie tych dokumentów uwiarygodni proces odtwarzania dokumentacji księgowej. Protokoły są bowiem urzędowym potwierdzeniem, że określona dokumentacja księgowa istniała.

Praktyka kompletowania korespondencji z urzędami powinna dotyczyć również wydziałów finansowych urzędów miast (podatek od nieruchomości, podatek od środków transportu) i ZUS.

[srodtytul]Krok 9. Kompletowanie dokumentacji pracowniczej[/srodtytul]

Proces odzyskiwania danych kadrowo-płacowych może okazać się niełatwy i czasochłonny. Kompletne uzupełnienie tego elementu ksiąg i ewidencji jest możliwe jedynie przy współpracy pracowników. Aby zrekonstruować kartoteki dochodów pracowniczych za poprzednie lata, wystąpić należy do urzędów skarbowych o kopie deklaracji PIT-11 i PIT-8B.

Przy rekonstrukcji rejestrów płacowych dotyczących wynagrodzeń za rok 2010 wypłacanych bezgotówkowo wykorzystać można informacje zawarte w wyciągach bankowych. Listy płac można w tej sytuacji odtworzyć na podstawie kwot zapłaconych wynagrodzeń netto i zobowiązań budżetowych (PIT, ZUS).

Należy również skompletować dane o okresach składkowych i nieskładkowych, zasiłkowych, absencji i zwolnień lekarskich. Jest to konieczne z uwagi na ciążący na pracodawcy obowiązek sporządzania deklaracji Rp-7 dla celów emerytalnych. W uzupełnieniu kartotek pracowniczych z tego zakresu danych pomogą deklaracje DRA wraz z załącznikami, o kopie których wystąpić należy do ZUS.

[srodtytul]Informacja w sprawozdaniu [/srodtytul]

Zdaję sobie sprawę, że zaproponowane działania nie rozwiążą niektórych problemów zalanych firm. Mam jednak nadzieję, że zostaną one wykorzystane jako pomoc dla zaprojektowania innych działań adekwatnych do szczególnej sytuacji, w jakiej firma się znalazła.

Przykładowo uzgadnianie historii transakcji w przedsiębiorstwach, które miesięcznie wystawiają jednorazowym klientom kilkaset faktur, nie wydaje się ekonomicznie uzasadnione, a nawet możliwe. Trudno sobie wyobrazić, że firma będzie ponosić koszty poszukiwania i egzekwowania informacji o zawartych transakcjach, zwłaszcza że [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=C4D974F1FF1A718DEDF174AA6983D419?n=1&id=324433&wid=347265]ustawa o rachunkowości[/link] nie zobowiązuje przedsiębiorców do przekazywania sobie tego typu danych.

W takiej sytuacji na potrzeby ujęcia oszacowanego i zbliżonego do rzeczywistego poziomu obrotu wykorzystać można informacje pochodzące z deklaracji VAT-7 lub protokołów pokontrolnych urzędów skarbowych, których kopie można uzyskać.

Ujęcie wartości sprzedaży z takiego źródła będzie jedynie szacunkiem zbliżonym do rzeczywistości, dlatego przy sporządzaniu rocznego sprawozdania finansowego należy umieścić informację o szczególnych okolicznościach, jakie zaszły w maju i czerwcu 2010 r.

Wprowadzenie do sprawozdania finansowego powinno zawierać opis szacunków i uproszczeń, jakie zastosowano. Jeżeli zarząd nie jest przekonany, że wszystkie istotne kwoty szacunkowe odzwierciedlają rzeczywisty obraz działalności firmy w 2010 r. i stan majątkowy na dzień bilansowy, to konieczne wydaje się ujęcie we wprowadzeniu klauzuli informującej o tym fakcie.

[ramka][b]Spisz cały majątek[/b]

Trzy filary inwentaryzacji popowodziowej:

- inwentaryzacja istniejących elementów ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych,

- inwentaryzacja majątku rzeczowego,

- inwentaryzacja praw i zobowiązań. [/ramka]

[i]Krzysztof Burnos jest biegłym rewidentem, prezesem zarządu Biura Biegłych Rewidentów Elma-Polaudit sp. z o.o. w Łodzi, zajmuje się problematyką MŚP[/i]