W firmach, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, trwają przygotowania do zamknięcia roku i prace z nim związane, nałożone obowiązkami wskazanymi w ustawie o rachunkowości (dalej: uor). Jednym z nich jest inwentaryzacja, która ma zapewnić sprawdzenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów oraz ustalenie źródeł ich pochodzenia.
Czytaj także: Rachunkowe zamknięcie roku: rzetelna inwentaryzacja to rzetelne sprawozdanie
Jednostki są zobowiązane, na podstawie art. 26 ust. 1 uor, do przeprowadzenia na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzacji składników majątku. Jeżeli posiadają rzeczowe aktywa obrotowe, to na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 1 powinny przeprowadzić ich inwentaryzację metodą spisu ilości z natury, który polega na fizycznym policzeniu danej kategorii majtku, a następnie na wycenie i porównaniu stwierdzonych ilości z danymi zawartymi w księgach rachunkowych oraz wyjaśnieniu i rozliczeniu stwierdzonych w trakcie spisu różnic. Termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację składników aktywów (z wyłączeniem między innymi aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji) rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, a ustalenie stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym. Dlatego spis z natury to jedno z zadań planowanych na ostatni kwartał roku obrotowego w większości firm, które posiadają na stanie materiały, towary, wyroby gotowe czy półprodukty.
Za przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiada kierownik jednostki, ponieważ to na nim co do zasady spoczywa odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, jeśli (poza odpowiedzialnością za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury) nie powierzy jej innemu podmiotowi za jego zgodą.
Umowa, jeśli zlecamy na zewnątrz
Ustawa o rachunkowości daje możliwość zlecenia czynności inwentaryzacyjnych jednostkom zewnętrznym. Outsorucing inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury został doprecyzowany w stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów. Dokument ten nawiązuje do zapisów art. 26 i 27 uor, wyjaśniając przy tym szczerzej problemy merytoryczne i organizacyjne, które mogą powstać przy przeprowadzaniu inwentaryzacji. W stanowisku przedstawiono dobre praktyki oraz wskazówki sprzyjające prawidłowej i sprawnej inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury. Podkreślono w nim, że cele i zasady przeprowadzania spisu z natury zapasów przez wynajęty podmiot zewnętrzny są takie same, jak spisu przeprowadzanego we własnym zakresie. Podstawą jest umowa, która powinna zwierać co najmniej określone wymagania dotyczące:
- zakresu,
- przedmiotu,
- dat, w tym rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych,
- sposobu prezentacji wyników spisu.
Poza powyższym minimum umowa może regulować czynności z całego zakresu inwentaryzacji, jak na przykład: przygotowanie jednostki do spisu czy przeprowadzenie czynności spisowych i ustalenie różnic inwentaryzacyjnych. Umowa może też być ograniczona wyłącznie do czynności spisowych, wraz z udokumentowaniem wyników spisu. Stanowisko KSR zastrzega jednak, że jeśli inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury wykonuje biuro rachunkowe prowadzące księgi rachunkowe danej jednostki gospodarczej, to należy zapewnić, aby osoby wykonujące czynności spisowe nie były bezpośrednio zaangażowane w prowadzenie ksiąg rachunkowych zleceniodawcy, a przede wszystkim nie posiadały dostępu do informacji o stanach ewidencyjnych zapasów.
Uwaga! Jednostka zlecająca inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury przyjmuje w takim przypadku funkcję kontrolną: nadzoruje przebieg i rzetelność spisu oraz odbiera go, a także powołuje komisję inwentaryzacyjną oraz komisarza spisowego.
Zarządzenie, harmonogram
Stanowisko KSR dostarcza również praktycznych wskazówek oraz szerszego wyjaśnienia problemów merytorycznych w zakresie dokumentacji związanej z przygotowaniem inwentaryzacji, której zakres jest niezmienny – bez względu na to, czy przeprowadzenie spisu z natury zostało outsourcowane czy przeprowadzone we własnym zakresie. Wyróżnia przy tym następujące dokumenty:
- zarządzenia kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji,
- harmonogram spisu z natury,
- plan sytuacyjny,
- instrukcję inwentaryzacyjną.
Jednostka może ograniczyć regulacje wewnętrzne do zarządzenia kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji. Rekomendowane jest opracowanie dodatkowo harmonogramu spisu z natury i instrukcji inwentaryzacyjnej, ponieważ ułatwia to właściwy przebieg całego spisu z natury. Warto generalnie skupić się na rzetelnym przygotowaniu tych dokumentów, aby zapewnić dobrą organizację całego procesu. Regulacje wewnętrzne dotyczące inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury mogą mieć charakter dokumentów bieżących i stałych.
Do pierwszej grupy dokumentów, wydawanych każdorazowo przed rozpoczęciem inwentaryzacji, zalicza się, w szczególności, zarządzenie kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury i harmonogram spisu z natury.
Regulacje stałe dotyczą z kolei zagadnień typowych, powtarzających się corocznie, z uwzględnieniem rodzaju, istotności i zróżnicowania zapasów. Przykładami regulacji stałych są instrukcje inwentaryzacyjne, plan sytuacyjny jednostki i jej podział na pola spisowe. Warto poddawać je jednak okresowej aktualizacji, aby upewnić się, że okoliczności, w których były tworzone nie uległy zmianie.
Istotne jest również, aby nadać dokumentacji inwentaryzacyjnej cel praktyczny, a nie tylko formalny. W spółkach produkcyjnych lub handlowych, które posiadają wiele różnego rodzaju aktywów obrotowych, inwentaryzacja może okazać się wyjątkowo czasochłonna i skomplikowana, a tworzenie dokumentacji inwentaryzacyjnej nie powinno być jedynie spełnieniem wymagań nakładanych na jednostki gospodarcze przez prawo bilansowe. Należy uwzględnić w niej praktyczne wskazówki wynikające ze specyfiki danej jednostki, które ułatwią osobom zaangażowanym w gospodarkę magazynową i spis z natury sprawną organizację oraz przeprowadzenie całego procesu >patrz tabela.
