Według Money.pl w 2009 r. polskie firmy wydawały średnio na każdą komórkę 375 zł miesięcznie, a na telefon stacjonarny 327 zł. Jak wynika z badania „Rynek telekomunikacyjny w Polsce w 2009 r., klienci instytucjonalni”, wykonanego przez PBS DGA dla Urzędu Telekomunikacji Elektronicznej, [b]z telefonii komórkowej korzysta 91 proc. przedsiębiorstw, ze stacjonarnej zaś 81,8 proc. [/b]Ponad dwie trzecie firm używa obu naraz.

Koszty połączeń, ze względu na duże rozproszenie oraz skomplikowaną strukturę, są bardzo trudne do kontrolowania. Niektóre firmy zatrudniają nawet pracowników odpowiedzialnych za analizę billingów. Swoje usługi oferuje też wiele firm specjalizujących się w doradztwie, jak zminimalizować koszty telekomunikacyjne. Usługi te są jednak drogie i nie służą do stałej kontroli. Pełnią raczej rolę okresowych audytów.

Najlepszym i dostępnym dla każdej firmy rozwiązaniem jest zastosowanie narzędzi informatycznych. Wybór oprogramowania jest spory. Oferują je m.in. firmy: Source (Rulexus), CentiNet (WebReporter), ISCG (Cost Guardian), Billenium (Billenium C/4), Ring2 (TAS).

Na ogół są to rozwiązania webowe (np. Cost Guardian, Rulexus), dostarczane jako e-usługa dostępna przez przeglądarkę internetową. E-usługa sieciowa nie wymaga stałej kontroli ze strony pracowników. Jest w dużym stopniu zautomatyzowana i może być wdrożona w bardzo krótkim czasie. Oszczędności zaczynają się już od pierwszego dnia po instalacji.

[srodtytul]Bez dużych wymagań[/srodtytul]

System monitorujący i rozliczający koszty telekomunikacji zwykle nie potrzebuje specjalnych mocy obliczeniowych. Na przykład aby skorzystać z systemu Rulexus, wystarczy komputer z jednym procesorem, kilkoma gigabajtami pamięci oraz twardym dyskiem. Jest on w stanie poradzić sobie z obsługą około 3000 użytkowników.

Serwer, na którym znajduje się aplikacja, może być zlokalizowany w sieci Intranet klienta i w jego serwerowni. Może być też tak, że znajduje się on w serwerowniach dostawcy aplikacji. Za usługę płaci się zazwyczaj miesięczny abonament. Przy takim rozwiązaniu w zasadzie każda firma poradzi sobie ze sfinansowaniem inwestycji.

Programy do kontroli wydatków na telekomunikację umożliwiają dostęp do wszystkich danych na temat połączeń. Koszty są przypisywane do konkretnych działów, pracowników i kontrahentów.

[srodtytul]Integracja z innymi systemami[/srodtytul]

Ma to wiele zalet. Wprowadza jasne reguły korzystania z telefonów służbowych. Umożliwia stałą optymalizację kosztów dzięki monitoringowi i analizie dostępnych ofert usług telekomunikacyjnych. Oprogramowanie można ponadto zintegrować z firmowym systemem do zarządzania relacjami z klientami (CRM). Co prawda nie wszystkie aplikacje mają taką funkcję, dlatego warto zapytać o to dostawcę.

Integracja z systemem finansowo-księgowym pozwala z kolei na eksport danych o połączeniach prywatnych, np. w celu obciążenia pracowników kosztami. Pracownicy dostają informacje na ten temat drogą elektroniczną, za pośrednictwem poczty elektronicznej lub systemu wewnętrznego obiegu dokumentów.

[srodtytul]Dopasowane taryfy[/srodtytul]

– [b]Gdy nie ma monitoringu kosztów, abonamenty telefoniczne nie są wykorzystywane optymalnie, a użytkownicy nadużywają telefonów do celów prywatnych.[/b] Ze statystyk wynika, że w jednostkach publicznych oszczędność sięga ponad 60

– 70 proc., a w firmach prywatnych 35 – 45 proc. Po wprowadzeniu systemu udział rozmów prywatnych utrzymuje się na poziomie 20 – 28 proc. Pracowników obowiązują jasne metody rozliczania rozmów. Płacą za nie według tanich stawek dla firm. Nie muszą nosić dwóch komórek: prywatnej i firmowej. Nie muszą się ukrywać, kiedy rozmawiają prywatnie – mówi Grzegorz Okoń, prezes zarządu Source.

Niektóre aplikacje mają dodatkowe funkcje. Oprogramowanie firmy ISCG Cost Guardian oprócz tego, że współpracuje z systemem CRM, potrafi prognozować koszty, a także dopasować do nich najkorzystniejsze taryfy spośród oferowanych przez operatorów.

Dzięki mechanizmowi, który analizuje dane z billingów w danym okresie, aplikacja ekstrapoluje koszty na kolejne okresy rozliczeniowe. Może także, dzięki dostępowi do aktualnych ofert operatorów, zaproponować odpowiednią taryfę dla każdego pracownika, działu czy numeru telefonu.

[ramka][b]Łatwe rozliczanie prywatnych rozmów

Komentuje Grzegorz Okoń, prezes zarządu Source:[/b]

Na straty z powodu braku kontroli kosztów komunikacyjnych najmniej narażone są firmy mikro-, małe i średnie. Jeśli pracowników jest nie więcej niż 80 – 100, właściciele lub kadra zarządzająca są w stanie przejrzeć billingi, może nawet wykonać prostą analizę w Excelu.

Trudności pojawiają się przy większej liczbie zatrudnionych. Danych z billingów jest wówczas dużo. Ich analiza, sortowanie, sprawdzanie pochłania mnóstwo czasu. Przeważnie monitoringiem kosztów telekomunikacyjnych czy transportowych musi zajmować się w firmie jedna osoba zatrudniona na całym etacie. Dopasowanie abonamentów i planów taryfowych do potrzeb jest wtedy badane sporadycznie.

System informatyczny do kontroli kosztów eliminuje pracę ludzką, automatyzuje procesy, rozlicza każdego użytkownika według zasad przyjętych w danej firmie. Szef dbający o koszty i budżet swojej grupy pracowników może sprawdzić, czy nie za dużo jest połączeń prywatnych, kiedy pracownicy dzwonią: w godzinach pracy czy np. wieczorem.

Dział księgowy może łatwo rozliczyć prywatne rozmowy, potrącając należność z pensji. Administrator systemów telekomunikacyjnych z kolei będzie mógł lepiej dopasować abonament do potrzeb działów czy konkretnych użytkowników. Natomiast zarząd dostanie informację na temat ogółu kosztów w rozbiciu na kierunki rozmów czy poszczególne działy firmy.[/ramka]

[ramka][b]Każdy dział zna swoje koszty

Komentuje Grzegorz Bajor, członek zarządu ISCG:[/b]

Jeśli firma ma więcej niż kilka telefonów komórkowych, może już pomyśleć o wdrożeniu systemu do kontroli i optymalizacji kosztów telekomunikacyjnych. Jest to bezpieczna usługa webowa. Żeby z niej korzystać, wystarczy przeglądarka.

Do aplikacji dodajemy aplet (niewielki program), który pozwala wyświetlać w Intranecie firmy sumaryczne dane dotyczące kosztów telekomunikacyjnych (każdy dział może również sprawdzić swoje koszty). Dzięki temu dodatkowi nie ma potrzeby logowania się do aplikacji. Podstawowe dane dotyczące połączeń można widzieć z poziomu własnego portalu.

Ponieważ wiadomo, jakie numery telefonów są przypisane do osób czy działów, można precyzyjnie zidentyfikować i kontrolować koszty; dotyczy to zarówno najnowszych billingów, jak i za poprzednie miesiące.

Bez wielkich nakładów i odgórnego ustalania limitów dla poszczególnych numerów można kontrolować zachowania pracowników i wyrabiać w nich dobre nawyki. Firma najwięcej oszczędza (kilkanaście procent) właśnie dzięki temu, że pracownicy wiedzą o kontroli kosztów ich rozmów.

Dzięki aplikacji znacznie łatwiej jest podjąć decyzję o zmianie taryfy dla danego pracownika, ponieważ wiemy, kto używa danego telefonu, z kim najwięcej rozmawia. Podejmując takie działania, możemy liczyć na ok. 20 proc. oszczędności.[/ramka]

[b] Zobacz tabelę[/b] - [link=http://www.rp.pl/galeria/56383,1,460006.html] Korzyści z zastosowania aplikacji do kontrolowania połączeń telekomunikacyjnych[/link]