Polityka rachunkowości to wybrane i stosowane przez przedsiębiorstwo rozwiązania dopuszczone [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=0A9C91F09A5DF196E9BF3E3A17ED1D94?id=324433]ustawą o rachunkowości[/link], w tym także określone w międzynarodowych standardach rachunkowości (MSR), zapewniające wymaganą jakość sprawozdań finansowych.

O jej wadze niech świadczy to, że określając zakres rachunkowości jednostki, ustawodawca na pierwszym miejscu umieścił przyjęte zasady (politykę) rachunkowości.

[srodtytul]Można wybrać i zmienić[/srodtytul]

Ustawa o rachunkowości (dalej uor) dopuszcza różne rozwiązania w zakresie ewidencji i prezentacji zdarzeń gospodarczych. Przy czym należy pamiętać, że wybór określonej metody musi być ujęty w polityce rachunkowości. Dopuszcza także zmianę dotychczas stosowanych rozwiązań na inne w niej przewidziane.

Przy czym zmiany te należy wprowadzić ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego. Ponieważ zdecydowana większość firm ustala rok kalendarzowy jako swój rok obrotowy, to ewentualne zmiany w polityce rachunkowości wprowadzone do czasu zamknięcia ksiąg rachunkowych za styczeń pozwalają uniknąć kłopotliwych przeliczeń za poprzednie okresy rozliczeniowe.

Odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym także za politykę rachunkowości, ponosi kierownik jednostki.

[srodtytul]Czemu to służy[/srodtytul]

Ustalona w firmie polityka rachunkowości powinna zapewniać, aby:

- sytuacja majątkowa i finansowa oraz wynik finansowy były jasno i rzetelnie przedstawione,

- stosowane uproszczenia nie wywierały na to istotnego wpływu,

- przyjęte zasady rachunkowości były stosowane w sposób ciągły, tak aby za kolejne lata informacje ujęte w sprawozdaniach finansowych były porównywalne,

- wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów były w takiej samej wysokości, jak w księgach otwartych na rok następny,

- przyjęto założenie, że jednostka będzie kontynuowała działalność w niezmienionym istotnie zakresie w okresie nie krótszym niż jeden rok od dnia bilansowego,

- w rachunkowości zostały wyodrębnione wszystkie istotne zdarzenia przy zachowaniu zasady ostrożnej wyceny,

- skutki zmiany dotychczasowych zasad rachunkowości były ujęte w informacji dodatkowej łącznie z podaniem przyczyn tych zmian i zapewnieniem porównywalności danych za poprzedni rok obrotowy,

- w sprawach nieuregulowanych w ustawie można było stosować krajowe standardy rachunkowości, a w razie braku standardu krajowego stosować MSR.

[srodtytul]Trzeba spisać[/srodtytul]

Uwzględniając te zasady, przedsiębiorstwo powinno posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nie zasady rachunkowości, a w szczególności:

- określenie roku obrotowego i okresów sprawozdawczych,

- metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,

- sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych,

- system ochrony danych i ich zbiorów.

[ramka][b]Najczęstsze błędy popełniane przy formułowaniu polityki rachunkowości[/b]

- Uznawanie, że polityka rachunkowości może mieć formę domyślnie (nieformalnie) przyjętych praktyk księgowych opartych na ustawie o rachunkowości.

Polityka rachunkowości stanowi uzupełnienie ustawy o rachunkowości, wskazując zasady prowadzenia ksiąg (ewidencje, wycena) w zakresie ustawowo niedookreślonym, za które odpowiedzialność prawną ponosi zarząd. Z tego powodu polityka rachunkowości powinna mieć pisemną formę.

- Nazywanie listy stosowanych kont księgowych polityką rachunkowości.

- Przyjmowanie do stosowania polityki rachunkowości opracowanej przez księgowego, z pominięciem formalnej akceptacji zarządu jednostki.

- Pomijanie w polityce rachunkowości informacji o wykorzystywanym oprogramowaniu finansowo-księgowym oraz zasadach rejestracji i przechowywania danych w plikach tego oprogramowania.

- Pomijanie aktualizacji tych obszarów polityki rachunkowości, które podlegają modyfikacjom na skutek decyzji zarządu o zmianie stosowanych zasad rachunkowości (odpisy aktualizujące zapasy, należności), wykorzystywanego programu finansowo - księgowego itp.

- Ograniczanie polityki rachunkowości wyłącznie do listy dekretów typowych transakcji, a pomijanie istotnych zasad dla nietypowych operacji, do których należą przykładowo zasady oceny utraty wartości użytkowej urządzeń produkcyjnych, zapasów surowców, należności handlowych itp., o których mowa w art. 7 i 8 uor.

- Brak opisu zasad wyceny i ujęcia w sprawozdaniu finansowym skutków znanego jednostce ryzyka lub grożącej stracie na zawartych transakcjach (art. 7 uor).

- Brak opisu zasad ochrony danych rejestrowanych w systemie rachunkowości.[/ramka]

[srodtytul]O CZYM MOŻNA ZDECYDOWAĆ, OKREŚLAJĄC ZASADY RACHUNKOWOŚCI[/srodtytul]

[b]Czego dotyczy możliwość wyboru zasad (polityki) rachunkowości? Firma może zdecydować m.in., jaki przyjmie rok obrotowy, jak będzie wyceniać aktywa i pasywa i w jaki sposób prowadzić księgi[/b]

Przyjrzyjmy się bliżej, jakie rozwiązania w tym zakresie dopuszcza ustawa o rachunkowości.

[srodtytul]Rok obrotowy...[/srodtytul]

Rok obrotowy to rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych, stosowany również do celów podatkowych. Dlatego w firmach prowadzonych przez osoby fizyczne oraz w spółkach osobowych może to być wyłącznie rok kalendarzowy. W pozostałych jednostkach rok obrotowy lub jego zmianę określa statut lub umowa jednostki.

Jednostki nowo powstałe, rozpoczynające działalność w drugiej połowie przyjętego roku obrotowego mogą księgi rachunkowe i sprawozdanie finansowe połączyć z księgami i sprawozdaniem za rok następny. W tym wypadku pierwszy rok obrotowy będzie zawierał nie mniej niż 13 i nie więcej niż 18 miesięcy.

Wybierając rok obrotowy inny niż kalendarzowy, jednostki kierują się przeważnie sezonowością produkcji czy sprzedaży, niskimi stanami zapasów w innych okresach niż grudzień, co ułatwia ich inwentaryzację.

[srodtytul]...i okresy sprawozdawcze[/srodtytul]

Niezależnie od roku obrotowego, stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 1 uor, w dokumentacji określa się wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze. Przez okres sprawozdawczy rozumie się okres, za który sporządza się sprawozdanie finansowe w trybie przewidywanym ustawą lub inne sprawozdania sporządzone na podstawie ksiąg rachunkowych.

Ze względu na to, że księgi rachunkowe są podstawą do ustalenia podatku dochodowego, za okresy rozrachunkowe przyjmuje się pełne miesiące.

[srodtytul]Dopuszczalne uproszczenia[/srodtytul]

Firmy mają możliwość stosowania uproszczeń w zakresie wyceny aktywów i pasywów niewpływających w istotny sposób na sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy.

I tak gdy roczne sprawozdanie finansowe jednostki nie podlega obowiązkowi badania i ogłaszania w myśl art. 64 ust. 1 uor, to jednostka ta może, jako korzystająca, kwalifikować umowy leasingu według zasad określonych w przepisach podatkowych i nie stosować art. 3 ust. 4 i 5 uor.

Przy określaniu zasad (polityki) rachunkowości dla środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych możliwości wyboru dotyczą:

- określenia ekonomicznej użyteczności,

- terminu rozpoczęcia amortyzacji,

- ustalenia okresu, stawki i metody amortyzacji,

- częstotliwości weryfikacji okresu i stawki amortyzacji (należy pamiętać, że metody amortyzacji nie można zmienić),

- ustalenia sposobu postępowania ze składnikami o niskiej wartości,

- ustalenia terminu dokonywania odpisu z tytułu trwałej utraty wartości.

[srodtytul]Ewidencja i wycena zapasów[/srodtytul]

Przy określaniu zasad ewidencji i wyceny zapasów, stosując art.17 uor, można przyjąć daleko idące uproszczenia polegające na odpisywaniu w koszty wartości materiałów i towarów na dzień zakupu lub produktów gotowych w chwili ich wytworzenia. Jest to połączone z obowiązkiem ustalenia stanu tych składników aktywów i ich wyceny nie później niż na dzień bilansowy.

Przy tej metodzie (podobnie jak w przypadku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów) wynik finansowy można ustalić na dzień bilansowy, korygując koszty o różnicę między stanem zapasów na początek i koniec okresu.

Metoda ta stosowana jest często w małych jednostkach w celu obniżenia zaliczek na podatek dochodowy. Stosując ją, należy jednak pamiętać, że stan na początek roku też nie jest zaliczany do kosztów w okresach sprawozdawczych i można zapłacić duży podatek za pierwsze okresy roku obrotowego, sprzedając zapas z remanentu na koniec roku poprzedniego.

Następnym uproszczeniem jest przyjęcie zasady wyceny towarów i materiałów według cen zakupu (jest to możliwe, jeżeli koszty związane z nabyciem towarów i materiałów są niskie i nie wpłynie to na zniekształcenie wyniku finansowego).

Stosując cały czas zasadę istotności, można koszty produkcji w toku wyceniać, przyjmując tylko koszty bezpośrednie wytworzenia, tylko koszty materiałów bezpośrednich, lub w ogóle ich nie wyceniać. Należy pamiętać, że zasady tej nie można stosować do:

- produkcji o przewidywanym okresie wykonania dłuższym niż trzy miesiące, przeznaczonej do sprzedaży lub

- środków trwałych w budowie.

Można tę metodę stosować i często się stosuje do wyceny produkcji rolnej.

[srodtytul]O czym jeszcze trzeba pamiętać[/srodtytul]

W polityce rachunkowości w części dotyczącej wyceny aktywów i pasywów należy ponadto określić:

- zasady wyceny i aktualizacji należności,

- zasady rozliczeń międzyokresowych kosztów,

- sposób ewidencji i prezentacji kapitałów,

- zasady wyceny zobowiązań oraz tworzenia rezerw na zobowiązania,

- zasady kwalifikacji zdarzeń gospodarczych do rozliczeń międzyokresowych przychodów.

[srodtytul]Ewidencja kosztów[/srodtytul]

Ustalenie zasad wyceny aktywów i pasywów pozwala na przyjęcie odpowiednich rozwiązań w zakresie ewidencji kosztów oraz zasad ustalania wyniku finansowego. Proces ewidencji i rozliczania kosztów jest z reguły kosztowny, wymaga zatrudnienia kadry z wysokimi kwalifikacjami, nie tylko w dziale księgowości, ale i w innych działach, gdzie tworzone są dowody źródłowe.

Rozwiązania polegające na pełnej ewidencji kosztów zarówno w zespole 4 (koszty w ujęciu rodzajowym), jak i w zespole 5 (koszty według typów działalności z podziałem w układzie kalkulacyjnym) stosowane są w dużych firmach, gdzie taka ewidencja jest niezbędna dla kadry zarządzającej.

W firmach, których działalność jest jednorodna i prowadzona w niewielkich rozmiarach, możliwe są do przyjęcia dwa inne rozwiązania, tj. prowadzenie ewidencji kosztów jedynie w układzie:

- rodzajowym, tj. zespół 4 „koszty wg rodzajów i ich rozliczenia”,

- kalkulacyjnym, tj. zespół 5 „koszty wg typów działalności i ich rozliczenia” (z zastrzeżeniem, że dla wypełnienia wymogów punktu 2.6 załącznika do uor w dodatkowych informacjach i objaśnieniach należy podać koszty rodzajowe).

Wybierając rozwiązania dopuszczone ustawą i dostosowując je do potrzeb jednostki, należy pamiętać o art. 8 ust. 1 uor i zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego.

Stosując dopuszczalne ustawą uproszczenia w ewidencji kosztów, należy także brać pod uwagę to, że oszczędzając na koszach prowadzenia skomplikowanych rozliczeń kosztów, ograniczamy sobie również dostęp do pełnych informacji potrzebnych do kierowania firmą.

[srodtytul]Sposób prowadzenia ksiąg[/srodtytul]

Przyjmując sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, należy ustalić:

- zakładowy plan kont,

- zasady prowadzenia ksiąg przy użyciu komputera wraz z dokumentacją przetwarzania danych zrozumiałą przede wszystkim dla użytkowników, w tym zwłaszcza księgowych i biegłych rewidentów.

Jeśli chodzi o system ochrony danych, to należy pamiętać, że rozdział 8 uor, w całości poświęcony ochronie danych, nie daje możliwości wyboru rozwiązań alternatywnych i powinien być w całości stosowany.

[ramka][b]Prawidłowe księgi to podstawa ustalenia dochodu i podatku[/b]

Zgodnie z art. 9 ust. 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=3EC0892953EAF58605FEE453B6E7CBF6?id=115893]ustawy o CIT[/link] podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z art. 16a – 16m.

Jeśli chodzi o osoby fizyczne, art. 24 ust. 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=80474]ustawy o PIT[/link] stanowi, że u podatników, którzy zgodnie z obowiązującymi ich zasadami rachunkowości sporządzają sprawozdanie finansowe, za dochód z działalności gospodarczej uważa się dochód wykazany na podstawie prawidłowo prowadzonych ksiąg.

Przyjmując w polityce rachunkowości rozwiązanie zgodne z [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=0A9C91F09A5DF196E9BF3E3A17ED1D94?id=324433]ustawą o rachunkowości[/link], możemy mieć pewność, że tak prowadzone księgi rachunkowe nie zostaną zakwestionowane w trakcie kontroli przez organy skarbowe. Oczywiście dla celów obydwu ustaw podatkowych w ewidencji analitycznej kosztów i przychodów należy wyodrębnić koszty wymienione w tych ustawach jako niepodatkowe i przychody wolne od podatku.[/ramka]

[i]Autor jest biegłym rewidentem, prezesem zarządu firmy audytorskiej Moore Stephens sp. z o.o.[/i]

[b]Czytaj też:

[link=http://www.rp.pl/artykul/56395,415670_Skutki_zmiany_przepisow.html]„Skutki zmiany przepisów”[/link]

[link=http://www.rp.pl/artykul/56395,415673_Czy_polityka_jest_niezbedna.html]„Czy polityka jest niezbędna”[/link]

[link=http://www.rp.pl/artykul/56395,415675_Odpisy_aktualizujace_naleznosci.html]„Odpisy aktualizujące należności”[/link]

[link=http://www.rp.pl/artykul/56395,415677_Rezerwy_na_niewykorzystane_urlopy.html] „Rezerwy na niewykorzystane urlopy”[/link][/b]