Na jakiej podstawie zaksięgować wynagrodzenia pracowników

Prowadzę działalność gospodarczą od 2008 r. Zdarzenia gospodarcze ewidencjonuję w podatkowej księdze przychodów i rozchodów prowadzonej metodą kasową. Do tej pory prowadziłem działalność samodzielnie, bez zatrudniania pracowników. Od grudnia 2017 r. zamierzam zatrudnić pracownika. Wynagrodzenie będę przelewał na jego rachunek bankowy. Nie będę sporządzał listy płac. Na jakiej podstawie powinienem ujmować wynagrodzenie pracownika w podatkowej księdze? – pyta czytelnik?

W kosztach uzyskania przychodów firm mieszczą się tzw. koszty pracownicze. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie, diety oraz zwrot kosztów podróży służbowych, wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników itp. Koszty pracownicze należą do najpowszechniejszych kosztów występujących w zakładzie pracy (por. interpretację Izby Skarbowej w Warszawie z 5 października 2011 r., IPPB5/423-744/11-2/RS). Ustawa o PIT nie określa sposobu dokumentowania poniesionych wydatków, odsyłając w tym zakresie do odrębnych przepisów. Przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Szczegółowe zasady jej prowadzenia określa rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 728.; dalej: rozporządzenie).

Co jest dowodem

Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są m.in.:

- faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami (zob. § 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia);

- inne dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres operacji gospodarczej, której dowód dotyczy; jeżeli data operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi ujętymi na jego podstawie (zob. § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia).

Stosownie do § 13 rozporządzenia, za dowody księgowe uważa się również:

1) dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;

2) noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;

3) dowody przesunięć;

4) dowody opłat pocztowych i bankowych;

5) inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia.

W kolumnie 12

Z objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów wynika, że do wpisywania wynagrodzeń brutto wypłacanych pracownikom (w gotówce i w naturze) przeznaczona jest kolumna 12 podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Jak wynika z tych objaśnień, wpisu dokonuje się na podstawie:

a) listy płac lub innych dowodów, na których pracownik potwierdza własnym podpisem kwoty otrzymanych wynagrodzeń w gotówce i w naturze – w przypadku wypłaty wynagrodzenia w kasie,

b) innych dowodów, np. dowodu potwierdzającego przekazanie wynagrodzenia na rachunek pracownika – jeżeli wynagrodzenie nie jest wypłacane w kasie.

Uwaga! W kolumnie 12 ewidencjonuje się również wynagrodzenia wypłacane z tytułu umów zlecenia i umów o dzieło.

Tylko kwota netto, a co z resztą

Czytelnik zamierza wypłacać pracownikowi wynagrodzenie przelewem na rachunek bankowy. Nie będzie sporządzał listy płac. Zatem wynagrodzenia pracownika w prowadzonej podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinien ująć np. na podstawie dowodu potwierdzającego przekazanie wynagrodzenia na rachunek pracownika (przelewu). Bankowe dowody zapłaty wynagrodzenia pracownika na rachunek bankowy dokumentują jednak tylko wynagrodzenie netto, tj. bez zaliczki na PIT, składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz składek na ubezpieczenie społeczne w części finansowanej przez pracownika, które składają się na kwotę brutto wynagrodzenia i łącznie z kwotą netto ujmowane są w kosztach pracodawcy w kolumnie 12 podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Dlatego przelewy bankowe mogą posłużyć do ujęcia w podatkowej księdze tylko wynagrodzenia netto wypłaconego pracownikowi. W przypadku pozostałych ww. elementów wynagrodzenia pracownika można byłoby również rozważyć posłużenie się dowodami potwierdzającymi zapłatę tych świadczeń odpowiednio na rachunek urzędu skarbowego lub ZUS. Właściwsze wydaje się jednak, mimo wszystko, sporządzenie listy plac, i na jej podstawie ujęcie całego wypłaconego pracownikowi wynagrodzenia brutto jako kosztu pracodawcy. ?

—Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy