Sprawozdanie finansowe oddziału zagranicznego przedsiębiorcy

Wiele podmiotów gospodarczych ma za sobą kolejny rok finansowy – jest to związane z upływem kolejnego roku kalendarzowego i jednoczesnym zakończeniem roku obrotowego. Dla tych podmiotów oznacza to konieczność wywiązania się z wielu obowiązków sprawozdawczych w stosunkach wewnętrznych wobec organów zatwierdzających, np. wspólników, akcjonariuszy, fundatorów. Dla podmiotów prowadzących pełną księgowość to również wypełnienie obowiązków sprawozdawczych na zewnątrz – wobec Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) oraz urzędu skarbowego, i to w ściśle określonych terminach. O ile terminy te nie budzą wątpliwości dla większości podmiotów typu spółki, fundacje itp., o tyle w przypadku oddziału przedsiębiorcy zagranicznego sytuacja wygląda zupełnie inaczej.

Wynika to ze specyficznie określonej sytuacji tej instytucji, określonej w polskim prawie, która jest jedynie wyodrębnioną majątkowo i organizacyjnie strukturą przedsiębiorcy zagranicznego, działającą poza miejscowością i krajem, w którym ma on siedzibę >patrz ramka. Oddział przedsiębiorcy zagranicznego, chociaż nie ma osobowości prawnej i nie może występować samodzielnie w stosunkach gospodarczych, jest obowiązany do sporządzania sprawozdania finansowego na tych samych zasadach, co inne podmioty prowadzące w swoim imieniu działalność gospodarczą.

Osoba reprezentująca – kierownik jednostki

Nie zagłębiając się w tematykę trybów rejestracji oddziałów przedsiębiorcy zagranicznego, warto przypomnieć, że przy zarejestrowaniu oddziału zagranicznego przedsiębiorcy w Polsce trzeba wskazać osobę reprezentującą oddział, np. dyrektora oddziału. Osoba ta będzie kierownikiem jednostki, na którą art. 52 ustawy o rachunkowości (dalej: uor) nakłada obowiązek sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu trzech miesięcy od zakończenia roku finansowego. Dla wielu oddziałów będzie to 31 marca. Osoba reprezentująca oddział powinna przedstawić zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe właściwym organom. Organami tymi dla każdego oddziału przedsiębiorcy zagranicznego, tak jak dla wszystkich innych podmiotów podlegających uor i obowiązkowi rejestracji w KRS, będących podatnikami, są KRS oraz urząd skarbowy, właściwe ze względu na siedzibę oddziału.

Audyt może być konieczny

Co do zasady roczne sprawozdanie finansowe oddziału obejmuje jedynie dane finansowe oddziału działającego na terenie Polski i powinno się składać z:

- bilansu,

- rachunku zysków i strat,

- informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.

Inaczej będzie, gdy oddział przedsiębiorcy zagranicznego prowadzi działalność, której wyniki finansowe w świetle art. 64 uor wymagają obowiązkowej weryfikacji przez biegłego rewidenta. Audyt będzie konieczny m.in. wówczas, gdy oddział kontynuuje działalność banków, zakładów ubezpieczeń oraz zakładów reasekuracji lub gdy oddział w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdania finansowe, spełnił co najmniej dwa z następujących warunków:

- średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,

- suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2,5 mln euro,

- przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 mln euro.

Współpraca

Organ oddziału musi wtedy zapewnić udostępnienie biegłemu rewidentowi, przeprowadzającemu badanie sprawozdania finansowego, ksiąg rachunkowych i dokumentów będących podstawą dokonanych w nich zapisów oraz wszelkich innych dokumentów. Ponadto organ oddziału musi udzielić biegłemu rewidentowi wyczerpujących informacji, wyjaśnień i oświadczeń niezbędnych do wydania opinii o badanym sprawozdaniu finansowym. Biegły rewident jest uprawniony do uzyskania informacji potrzebnych do przeprowadzenia badania również od kontrahentów oddziału przedsiębiorcy zagranicznego i jego doradców prawnych, do czego powinien upoważnić go organ oddziału.

Biegli rewidenci, którzy przeprowadzili badanie sprawozdania finansowego oddziału przedsiębiorcy zagranicznego za okresy sprawozdawcze poprzedzające dany rok obrotowy, są obowiązani do udzielenia odpowiednich informacji i wyjaśnień biegłemu rewidentowi badającemu sprawozdanie finansowe jednostki za dany rok obrotowy. Zakres informacji, do których uzyskania uprawniony jest biegły rewident, jest więc szeroki. Sprawozdanie finansowe oddziału, które podlega badaniu przez biegłego rewidenta, będzie się składało dodatkowo z zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunku przepływów pieniężnych. Ponadto należy je złożyć do właściwych organów wraz z opinią biegłego rewidenta.

Bez potwierdzenia...

W przypadku oddziału przedsiębiorcy zagranicznego nie będzie jednak składany odpis uchwały bądź postanowienia organu o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku netto lub pokryciu straty. Wynika to stąd, że w oddziale przedsiębiorcy zagranicznego zatwierdzenie takie następuje niejako automatycznie, w chwili zatwierdzenia sprawozdania finansowego przedsiębiorcy zagranicznego obejmującego dane sprawozdania finansowego tego oddziału.

...komplikują się kolejne czynności

Jest to o tyle istotne, że od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego biegną terminy do złożenia kompletu dokumentów do właściwych organów. W praktyce więc oddział zagranicznego przedsiębiorcy nie ma wpływu na to, kiedy przedsiębiorca zagraniczny zatwierdzi własne sprawozdanie finansowe, automatycznie zatwierdzając sprawozdanie oddziału.

Może się zdarzyć, że liczony od zakończenia roku obrotowego sześciomiesięczny termin do zatwierdzenia przez organ zatwierdzający sprawozdania finansowego, określony w art. 53 ust. 1 uor, nie będzie zachowany przez oddział przedsiębiorcy zagranicznego z przyczyn nieleżących po jego stronie, gdy cudzoziemiec zatwierdzi swoje sprawozdanie po 30 czerwca. Jednocześnie automatyczne zatwierdzenie przez zagranicznego przedsiębiorcę sprawozdania finansowego jego oddziału może nastąpić tak szybko (np. już w styczniu), że oddział nie zdąży poddać raportu badaniu przez biegłego rewidenta.

Od daty zatwierdzenia sprawozdania biegną już kolejne terminy sprawozdawcze. Na złożenie sprawozdania finansowego wraz z opinią biegłego rewidenta – jeżeli jest to wymagane – w KRS oddział przedsiębiorcy ma co do zasady 15 dni od dnia zatwierdzenia tego dokumentu.

Dodatkowe obowiązki

Co więcej, organ oddziału zagranicznego przedsiębiorcy będącego zakładem ubezpieczeń, zakładu reasekuracji, banku zagranicznego, instytucji kredytowej lub instytucji finansowej, jest obowiązany do złożenia w KRS, oprócz swojego sprawozdania finansowego (oddziału), także sprawozdania finansowego tej instytucji, banku bądź zakładu, sporządzonego i zbadanego zgodnie z przepisami prawa obowiązującymi w państwie ich siedziby, wraz ze sprawozdaniem z działalności oraz opinią biegłego rewidenta i ich tłumaczeniem na język polski sporządzonym przez tłumacza przysięgłego.

Jeżeli instytucja, bank lub zakład mają siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), to organ oddziału dodatkowo składa pełne sprawozdanie finansowe oddziału wraz z opinią biegłego rewidenta, chyba że sprawozdanie finansowe zagranicznej instytucji, banku lub zakładu jest sporządzane według zasad europejskich obowiązujących w EOG lub jest spełniony warunek wzajemności w odniesieniu do tych instytucji, banku bądź zakładu w państwie ich siedziby i EOG.

Dwa razy

Jeżeli automatyczne zatwierdzenie sprawozdania finansowego oddziału nie nastąpi w terminie sześciu miesięcy od dnia bilansowego, kierownik oddziału powinien złożyć niezatwierdzone sprawozdanie finansowe oddziału do KRS w ciągu 15 dni po tym terminie, a następnie, wraz z innymi dokumentami, 15 dni po jego zatwierdzeniu.

Przykład

Oddział sporządził sprawozdanie finansowe 20 marca.

Zagraniczny przedsiębiorca nie zatwierdził swojego sprawozdania do 30 czerwca. Oddział składa w KRS niezatwierdzone sprawozdanie finansowe do 15 lipca, i drugi raz – w ciągu 15 dni po jego automatycznym zatwierdzeniu przez zagranicznego przedsiębiorcę.

Przykład

Oddział zagranicznego banku sporządził sprawozdanie finansowe 20 marca.

Zagraniczny bank zatwierdził swoje sprawozdania do 31 marca.

Oddział zagranicznego banku składa w KRS swoje zatwierdzone sprawozdanie finansowe wraz z tłumaczeniem przysięgłym sprawozdania finansowego oraz opinią biegłego rewidenta banku zagranicznego do 15 kwietnia.

Oddział zagranicznego banku po sporządzeniu opinii biegłego rewidenta do własnego sprawozdania finansowego dosyła ją do KRS.

Zdaniem autorki

Monika Skaba-Szklarska, radca prawny w kancelarii prawnej D. Dobkowski sp.k. stowarzyszonej z KPMG w Polsce

Dokumenty należy złożyć niezwłocznie po sporządzeniu

W praktyce oddziałów przedsiębiorców zagranicznych zobowiązanych do poddania sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta często dzieje się tak, że samo sprawozdanie finansowe oddziału jest składane w KRS w wymaganym terminie, i to wraz z tłumaczeniem przysięgłym sprawozdania finansowego wraz z opinią biegłego zagranicznej instytucji oraz oryginałami w przypadku ww. instytucji finansowych, banków czy zakładów. Nierzadko brakuje jednak czasu na sporządzenie opinii biegłego rewidenta do sprawozdania finansowego samego oddziału, szczególnie gdy zagraniczny przedsiębiorca szybko zatwierdzi swoje własne sprawozdania finansowe, tym samym zatwierdzając sprawozdanie finansowe oddziału. W takim przypadku należałoby dosłać do KRS samą opinię biegłego niezwłocznie po jej sporządzeniu.

Po wpisie i z oddzielną księgą

Cudzoziemiec (osoba fizyczna, prawna) prowadzący działalność gospodarczą za granicą może zgodnie z ustawą z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 584 ze zm.) w celu wykonywania działalności na terenie Polski tworzyć oddziały lub przedstawicielstwa. Taki przedsiębiorca zagraniczny może po utworzeniu oddziału wykonywać w nim działalność gospodarczą wyłącznie w zakresie przedmiotu działalności przedsiębiorcy zagranicznego, począwszy od uzyskania wpisu oddziału do rejestru przedsiębiorców KRS. Przedsiębiorca zagraniczny, który utworzył oddział, jest co do zasady – zgodnie z art. 90 pkt 2 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej – obowiązany prowadzić dla oddziału oddzielną rachunkowość w języku polskim zgodnie z przepisami o rachunkowości.