Prowadzę własną działalność gospodarczą i rozliczam się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zamierzam zatrudnić pracowników na umowę o pracę i na zlecenie. Czy muszę prowadzić w związku z tym jakąś szczególną dokumentację? – pyta czytelniczka.
Podatnicy rozliczający się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów podlegają uproszczonym obowiązkom podatkowym w stosunku do przedsiębiorców prowadzących pełne księgi rachunkowe. Ale mają oni szczególne obowiązki ewidencyjne dotyczące zatrudnionych pracowników.
Zgodnie z § 5 pkt 1 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 1037, dalej: rozporządzenie) podatnicy, którzy wypłacają pracownikom należności ze stosunku pracy, mają obowiązek prowadzić indywidualne (imienne) karty przychodów pracowników.
WZÓR karty przychodów
Nie tylko pensja
Ustawodawca określił pod pojęciem „należności ze stosunku pracy" nie tylko wynagrodzenie podstawowe, ale również wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze lub ich ekwiwalenty. Mogą to więc być wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, np. za rozłąkę, nagrody, ekwiwalenty, np. za niewykorzystany urlop, jak również świadczenia ponoszone za pracownika i wartość nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. W karcie przychodów pracownika należy zatem uwzględnić wszelkie świadczenia (w tym nieodpłatne), które mają związek ze stosunkiem pracy.
Bez umów-zleceń
Karty przychodów pracowników nie prowadzi się w przypadku wypłacania wynagrodzeń osobom fizycznym, które wykonują obowiązki na podstawie umów-zleceń lub umów o dzieło. Ustawodawca jasno bowiem określił, że obowiązek ten dotyczy tylko pracowników.
Przykład
PPHU Xerokopia zatrudnia pięciu pracowników. Prowadzi dla nich karty przychodów, które uaktualnia co miesiąc. W grudniu 2015 r. firma podpisała umowy-zlecenia z trzema osobami. Po wypłacie należności z pierwszej z tych umów osoba prowadząca sprawy kadrowe firmy nie sporządziła karty przychodów, ponieważ zatrudnienie nastąpiło na podstawie umowy cywilnoprawnej, jaką jest umowa-zlecenie.
Niezbędne dane
Przepisy podatkowe nie określają wzoru karty przychodów pracowników, ale § 5 pkt 2 rozporządzenia określa minimum danych, które taka karta powinna zawierać. Ustawodawca określił zatem minimalny zakres informacji, które pracodawca musi zawrzeć w karcie przychodów pracownika. Są to:
- imię i nazwisko pracownika,
- identyfikator podatkowy, czyli numer identyfikacji podatkowej (NIP) albo numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL),
- miesiąc, w którym nastąpiła wypłata,
- suma osiągniętych w danym miesiącu przychodów brutto (w gotówce i w naturze),
- koszty uzyskania przychodu,
- składka na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe),
- podstawa obliczenia zaliczki w danym miesiącu,
- razem dochód narastająco od początku roku,
- kwota należnej zaliczki na podatek dochodowy obliczona zgodnie z przepisami ustawy o PIT,
- składka na powszechne ubezpieczenie zdrowotne,
- należna zaliczka na podatek dochodowy,
- data przekazania zaliczki na rachunek urzędu skarbowego.
Nie oznacza to, że tylko wymienione powyżej dane mogą zostać zawarte w karcie przychodów pracownika. Pracodawca może bowiem dojść do wniosku, że przydatne dla niego jest również zamieszczenia w takiej karcie innych danych, np. informacji o wysokości składki na ubezpieczenie społeczne lub ubezpieczenie zdrowotne podanej narastająco od początku danego roku bądź kwoty narastająco zaliczki na podatek odprowadzonej do urzędu skarbowego. Jeśli więc pracodawca uzna, że inna informacja liczbowa będzie mu potrzebna w przyszłości, może ją umieszczać w karcie przychodów, modyfikując ją odpowiednio do swoich potrzeb.
Termin wypełnienia
Zgodnie z § 18 pkt 3 rozporządzenia podatnik jest obowiązany wypełnić karty przychodów pracowników najpóźniej w terminie przewidzianym dla przekazania zaliczki na podatek dochodowy od tych przychodów na rachunek urzędu skarbowego. Płatnicy podatku mają obowiązek przekazać te kwoty w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki. W takim też terminie powinny być robione wpisy w karcie przychodów pracowników. Pracodawca lub osoba odpowiedzialna za prowadzenie kadr do 20. dnia miesiąca następnego po miesiącu pobrania zaliczki na podatek dochodowy powinna uaktualnić kartę przychodów pracownika (lub ją założyć, jeśli wypłata nastąpiła po raz pierwszy). Może więc zaktualizować kartę po kilku dniach od pobrania zaliczki na podatek, ale nie później niż do wskazanej daty dziennej – 20. dnia miesiąca. Jeśli ten dzień wypada jako wolny od pracy, to czas na wpisy w karcie mija pierwszego roboczego dnia po 20 dniu miesiąca.
Przykład
Firma Supełek rozlicza podatek na podstawie prowadzonej podatkowej księgi przychodów i rozchodów. 29 stycznia 2016 r. firma wypłaciła wynagrodzenia dla zatrudnionych pracowników. 12 lutego 2016 r. kadrowa firmy sporządziła i uaktualniła karty przychodów pracowników o wynagrodzenie otrzymane przez nich w styczniu 2016 r. Termin obowiązkowego sporządzenia takiej aktualizacji to 22 lutego 2016 r. (20 lutego to dzień wolny).
Kolumna 12
Zgodnie z pkt 12 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów w kolumnie 12 wpisuje się wynagrodzenia brutto wypłacane pracownikom (w gotówce i w naturze). Wynagrodzenia w naturze, jeżeli przedmiotem świadczeń w naturze są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy, wycenia się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców, a w pozostałych przypadkach – na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia. W kolumnie tej ewidencjonuje się również wynagrodzenia wypłacane osobom z tytułu umów-zleceń i umów o dzieło.
Właściwe dowody
Podstawą wpisów w kartach przychodów pracowników są:
a) listy płac lub inne dowody, na których pracownik potwierdza własnym podpisem kwoty otrzymanych wynagrodzeń w gotówce i w naturze – w przypadku wypłaty wynagrodzenia w kasie,
b) inne dowody, np. dowód potwierdzający przekazanie wynagrodzenia na rachunek pracownika – jeżeli wynagrodzenie nie jest wypłacane w kasie.
