Kompetencje głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych

Podstawy (założenia) modelu funkcjonowania jednostek sektora finansów publicznych w dziedzinie gospodarki finansowej i rachunkowości tych jednostek zostały określone w art. 53 i 54 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 885 ze zm.). Przepisy te przypisują kierownikowi jednostki uprawnienia i odpowiedzialność za całokształt gospodarki finansowej jednostki i jednocześnie zobowiązują kierownika jednostki do przekazania głównemu księgowemu obowiązków i uprawnień w zakresie prowadzenia rachunkowości i obsługi finansowej jednostki. Obligatoryjne tworzenie stanowiska głównego księgowego w każdej jednostce sektora finansów publicznych na mocy dotychczas obowiązujących przepisów ustawowych świadczy o wysokiej randze tego zawodu oraz daje pracownikowi piastującemu to stanowisko gwarancję zakresu uprawnień niezbędnych do prowadzenia rachunkowości i sprawowania obsługi finansowej. Ponadto w art. 54 ust. 2 ustawy o finansach publicznych określono dokładnie wymagania, jakie muszą spełniać osoby piastujące stanowisko głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych.

Ustawa z 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy o samorządzie gminnym oraz niektórych innych ustaw (DzU z 2015 r., poz. 1045) zawiera regulacje, które dostosowują art. 53 i 54 ustawy o finansach publicznych (obowiązujące od 1 stycznia 2016 r.) do sytuacji prowadzenia wspólnej obsługi finansowej i rachunkowości przez jednostkę obsługującą.

Nie trzeba zatrudniać

Nowelizacją dodano ust. 2a do art. 54 ustawy o finansach publicznych, który brzmi: „Jeżeli w ramach wspólnej obsługi, o której mowa w art. 10a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, art. 6a ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym i art. 8c ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa, jednostka obsługująca zaliczana do sektora finansów publicznych zapewnia realizację zadań głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych przez osobę spełniającą wymogi, o których mowa w ust. 2, w jednostce obsługiwanej nie zatrudnia się głównego księgowego". Jednocześnie do art. 54 ustawy o finansach publicznych dodano ust. 10 o treści „Przepisy ust. 4–7 [art. 54 ustawy o finansach publicznych – red.] stosuje się odpowiednio do kierownika jednostki obsługującej" >patrz ramka.

Cytowane przepisy art. 54 ust. 2a i ust. 10 ustawy po nowelizacji stanowią kwintesencję sposobu realizacji zadań głównego księgowego przez jednostkę obsługującą. Analiza merytoryczna tych przepisów może wskazywać na występowanie pewnej niekonsekwencji.

Kto podpisze dokument

Z jednej strony wymaga się, aby zadania głównego księgowego jednostki obsługiwanej w jednostce obsługującej wypełniała osoba spełniająca wymogi stawiane w art. 54 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, z drugiej strony kierownikowi jednostki obsługującej nadaje się uprawnienia do występowania w stosunku do jednostki obsługiwanej w roli głównego księgowego, który m.in. w razie ujawnienia nieprawidłowości w dokumentach księgowych „zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a razie nieusunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania", o czym stanowi art. 54 ust. 4 ustawy o finansach publicznych. Jeśli wymaga się, aby osoba prowadząca rachunkowość jednostki obsługiwanej spełniała warunki osobowe i posiadała kwalifikacje określone w art. 54 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, to tej osobie będącej pracownikiem jednostki obsługującej należałoby pozostawić prawo podpisywania dokumentów księgowych jednostki obsługiwanej. Co więcej, uprawnienia i odpowiedzialność do prowadzenia całokształtu spraw rachunkowości i wykonywania czynności obsługi finansowej, o której mowa w art. 54 ust. 1 i 3 ustawy o finansach publicznych, konkretnej jednostki obsługiwanej powinny być przypisane jednemu wyznaczonemu pracownikowi, który będzie przynajmniej koordynował i nadzorował całokształt spraw w zakresie rachunkowości i obsługi finansowej jednostki obsługiwanej.

Gdy nie ma kwalifikacji

Jeśli jednostka obsługująca prowadzi obsługę administracyjną, organizacyjną i finansową wielu jednostek, to nie jest możliwe wykonywanie zadań głównego księgowego w stosunku do wszystkich tych jednostek przez kierownika jednostki obsługującej.

Ponadto kierownik jednostki obsługującej nie musi spełniać warunków osobowych i wymagań kwalifikacyjnych właściwych dla głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych, o których mowa w art. 54 ust. 2 ustawy, co będzie bardzo często występowało w praktyce. W rezultacie rola kierownika jednostki obsługującej ograniczy się do reprezentowania jednostki obsługującej w kontaktach z jednostką obsługiwaną, ale czy takie pośrednictwo wymagane przytoczonymi wyżej przepisami art. 54 ustawy o finansach publicznych jest potrzebne?

Techniczna strona gospodarki finansowej

W dodanym nowelizacją art. 53 ust. 5 ustawy o finansach publicznych ustalono, że kierownik jednostki obsługującej jest „odpowiedzialny za gospodarkę finansową oraz rachunkowość i sprawozdawczość jednostki obsługiwanej". Ta regulacja jest nieprecyzyjna. Owszem, kierownikowi jednostki obsługującej można przypisać odpowiedzialność za prowadzenie rachunkowości i sprawozdawczości jednostki obsługiwanej, przy uwzględnieniu zastrzeżeń i uwarunkowań, o których mowa wyżej. Jednak gospodarka finansowa jednostki obsługiwanej musi być prowadzona przez kierownika jednostki obsługiwanej, a tylko jej techniczna część, czyli obsługa finansowa, może być przekazana wraz z prowadzeniem rachunkowości do jednostki obsługującej.

Warto wiedzieć, że gospodarka finansowa jednostki polega na gromadzeniu dochodów, wydatkowaniu i lokowaniu środków finansowych zarówno w aspekcie planowania, jak i wykonania. Z kolei obsługa finansowa jest tylko techniczną stroną gospodarki finansowej. Kierownik jednostki obsługiwanej dysponuje środkami pieniężnymi (gospodarka finansowa), a kierownik jednostki obsługującej lub upoważnieni przez niego pracownicy wykonują dyspozycję środkami pieniężnymi (obsługa finansowa).

Wewnętrzna sprzeczność

W zakresie odpowiedzialności za prowadzenie gospodarki finansowej dodane omawianą nowelizacją przepisy, czyli:

- art. 10c ust. 1 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym i

- art. 53 ust. 5 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych

– są więc wewnętrznie sprzeczne, przy czym ten pierwszy przepis jest poprawny merytorycznie i jest zgodny z innymi uregulowaniami prawnymi prowadzenia gospodarki finansowej.

Jakie zadania i uprawnienia ma główny księgowy jednostki sektora finansów publicznych

Przepisy ustawy o finansach publicznych wskazują, że:

art. 54 ust. 4

Główny księgowy, w razie ujawnienia nieprawidłowości w zakresie określonym w ust. 3, zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a w razie nieusunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania.

art. 54 ust. 5

O odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach główny księgowy zawiadamia pisemnie kierownika jednostki. Kierownik jednostki może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji.

art. 54 ust. 6

Jeżeli kierownik jednostki wyda polecenie realizacji zakwestionowanej operacji, niezwłocznie zawiadamia o tym w formie pisemnej dysponenta części budżetowej, a w przypadku jednostki samorządu terytorialnego i jednostek wymienionych w art. 9 pkt 3, 4, 10, 13 i 14, dla których organem założycielskim jest jednostka samorządu terytorialnego – zarząd jednostki samorządu terytorialnego, uzasadniając realizację zakwestionowanej operacji. W przypadku gdy polecenie wyda wójt, burmistrz, prezydent miasta, starosta lub marszałek województwa, zawiadamia on organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego oraz właściwą regionalną izbę obrachunkową.

art. 54 ust. 7

W celu realizacji swoich zadań główny księgowy ma prawo:

1) żądać od kierowników innych komórek organizacyjnych jednostki udzielania w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień;

2) wnioskować do kierownika jednostki o określenie trybu, zgodnie z którym mają być wykonywane przez inne komórki organizacyjne jednostki prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej.

ZDANIEM AUTORA

Wojciech Rup, biegły rewident

Funkcjonuje praktyka delegowania uprawnień

Uprawnienia do wykonywania zadań głównego księgowego jednostki obsługiwanej można by przypisać bezpośrednio pracownikowi faktycznie wykonującemu te zadania, czego nie przewidziano w nowelizacji ustawy o finansach publicznych. Jednak w celu sprawnej realizacji zadań głównego księgowego uprawnienia, o których mowa w art. 54 ust. 4–7 ustawy, kierownik jednostki obsługującej będzie mógł przekazać pracownikowi faktycznie prowadzącemu rachunkowość i obsługę finansową na mocy stosownych upoważnień. Pożądane byłoby, aby taką możliwość zawarto w omawianych przepisach ustawy, ale brak takich regulacji nie wyklucza możliwości udzielania upoważnień, co potwierdza praktyka delegowania uprawnień do prowadzenia gospodarki finansowej przez zarząd w jednostkach samorządu terytorialnego. W przyjętym nowelizacją ustawy stanie uregulowań prawnych o wspólnej obsłudze sprawozdania finansowe i sprawozdania budżetowe jednostki obsługiwanej – obok kierownika jednostki obsługiwanej – powinien podpisywać kierownik jednostki obsługującej, zastępując głównego księgowego jednostki obsługiwanej.

Model organizacji gospodarki finansowej i rachunkowości w jednostkach sektora finansów publicznych oparty na uprawnieniach i obowiązkach przypisanych ustawowo kierownikowi i głównemu księgowemu dotychczas sprawdzał się w praktyce dzięki możliwości bezpośredniej i ciągłej współpracy osób zajmujących te stanowiska. Wprowadzając wspólną obsługę, celem przysporzenia oszczędności, należy dokładnie rozważyć, jakie trudności w realizacji zadań pociągnie za sobą wprowadzenie wspólnej obsługi finansowej i rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych.