Gdy umowa z biegłym wymaga zapłaty zaliczki

Badanie zasadnicze sprawozdania finansowego sporządzonego za rok obrotowy 2015 rozpocznie się już po zamknięciu tego okresu, a więc w roku 2016. Jednak umowy o badanie są najczęściej zawierane dużo wcześniej – jeszcze w roku 2015. Jest to wynik wymogu, aby umowa o badanie sprawozdania finansowego została zawarta w takim terminie, aby umożliwić audytorowi między innymi udział w inwentaryzacji majątku spółki. Ponadto istnieją korzyści wcześniejszego podpisania umowy z biegłym: można optymalnie zaplanować terminy badania, omówić problematyczne kwestie itp. Praktyką jest zatem, że umowy o badanie sprawozdania finansowego zawierane są jeszcze przed zamknięciem roku obrotowego, którego będzie dotyczyć to sprawozdanie finansowe.

W związku z tym, że pomiędzy datą podpisania umowy a datą zakończenia usługi badania upływa czasem nawet kilka miesięcy, umowa o badanie sprawozdania finansowego często zawiera zapis o konieczności uiszczenia przez firmę zaliczki na poczet badania sprawozdania finansowego.

Zaliczki – co do zasady – dokumentowane są fakturami wystawianymi nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy (art. 106i ust. 2 ustawy o VAT). Zatem zgodnie z przepisami spółka, która wpłaciła audytorowi zaliczkę na badanie sprawozdania finansowego, powinna otrzymać fakturę VAT na tę kwotę, wystawioną z datą nie późniejszą niż 15 dzień następnego miesiąca.

Taka faktura będzie podstawą do ujęcia w rejestrze zakupów VAT i odliczenia VAT naliczonego oraz ujęcia w deklaracji VAT. Nie ma natomiast podstaw do ujęcia kwoty zaliczki jako kosztu.

Nie jest to jeszcze definitywne poniesienie kosztu

Zapłacona przez spółkę zaliczka na badanie sprawozdania finansowego powinna zostać ujęta w księgach rachunkowych na koncie rozrachunków z podmiotem, z którym została podpisana umowa o badanie sprawozdania finansowego. Zapisy dotyczące tego zdarzenia będą następujące:

Wn „Rozrachunki z dostawcami" (w analityce: odpowiedni kontrahent)

Ma „Rachunek bieżący".

Otrzymaną fakturę zaliczkową należy zaewidencjonować następująco:

Wn „Rozliczenie zakupu" – wartość netto faktury,

Wn „VAT naliczony i jego rozliczenie" – kwota VAT,

Ma „Rozrachunki z dostawcami" (w analityce: odpowiedni kontrahent) – wartość brutto faktury.

Saldo Wn konta „Rozliczenie zakupu" będzie wykazywało kwotę netto zaliczki wpłaconej na poczet przyszłej usługi. Spółka ma prawo odliczyć VAT od zapłaconej zaliczki po otrzymaniu zaliczkowej faktury VAT.

Przykład

W październiku 2015 r. spółka podpisała umowę na badanie sprawozdania finansowego za 2015 rok. Wynagrodzenie audytora ustalono na kwotę 25 000 zł. Zapisy umowy przewidują wpłatę zaliczki na poczet badania sprawozdania finansowego w wysokości (netto) 10 proc. przewidzianej ceny.

Po podpisaniu umowy spółka zapłaciła zaliczkę oraz otrzymała fakturę VAT wystawioną przez firmę audytorską.

Ewidencja księgowa

1. Wpłata kwoty zaliczki na konto kontrahenta – audytora

Wn „Rozrachunki z dostawcami" 3075 zł

Ma „Rachunek bieżący" 3075 zł

2. Ujęcie otrzymanej faktury VAT

Wn „Rozliczenie zakupu" 2500 zł

Wn „VAT naliczony i jego rozliczenie" 575 zł

Ma „Rozrachunki z dostawcami" 3075 zł

Na dzień bilansowy

Na dzień bilansowy usługa badania sprawozdania finansowego nie będzie jeszcze wykonana, więc kwota zapłaconej zaliczki nie zostanie do tego czasu rozliczona – ostateczną fakturę audytor wystawi w przyszłym roku, po zakończeniu badania. Jak zatem wykazać zaliczkę w bilansie na 31 grudnia 2015 r.?

Saldo Wn konta „Rozliczenie zakupu" spółka powinna wykazać w aktywach bilansu, w pozycji B.I.5. „Zaliczki na dostawy".

Uwaga! Ze względu na przepisy bilansowe, w tym zasadę memoriału oraz zasadę współmierności przychodów i kosztów, oraz to, że badanie sprawozdania finansowego za rok 2015 będzie faktycznie przeprowadzane już w roku 2016, to należy rozważyć utworzenie rezerwy (w postaci biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów) na badanie sprawozdania finansowego w bilansie sporządzanym na 31 grudnia 2015 r. Jeżeli spółka uzna, że utworzenie takiej rezerwy jest zasadne, to należy ją objąć zupełnie odrębną ewidencją w księgach rachunkowych. Podejmując decyzję o utworzeniu rezerwy na koszty badania należy uwzględnić art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości, na podstawie którego jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości zastosować uproszczenia, jeżeli w jej ocenie nie spowoduje to istotnie ujemnego wpływu na realizację obowiązku rzetelnego i jasnego przedstawiania sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki.

Autorka jest biegłym rewidentem