Działanie układu rodzajowego kosztów polega na grupowaniu kosztów według ich rodzajów, określonych w załączniku nr 1 do ustawy o rachunkowości (amortyzacja, zużycie materiałów i energii, usługi obce, wynagrodzenia itd.). Z kolei układ funkcjonalny grupuje koszty według miejsc ich powstawania (koszty działalności podstawowej, koszty pośrednie produkcyjne, koszty wydziałów pomocniczych, koszty sprzedaży, koszty zarządu).
Oba układy, stosowane indywidualnie, mają swoje wady i zalety. Można je znacznie ograniczyć, stosując ewidencję kosztów pełną, czyli z użyciem zarówno układu rodzajowego, jak i funkcjonalnego. Ewidencja taka jest pomocna w szczególności przedsiębiorstwom produkcyjnym oraz jednostkom, które zajmują się budownictwem. Zapewnia ona bowiem z jednej strony kontrolę samych kosztów (układ rodzajowy), z drugiej – analizę kosztów produkcji i wydajności pracy (układ funkcjonalny).
Od czego zacząć
Obawy u księgowych przed stosowaniem tak zwanych piątek lub obu układów łącznie są zupełnie nieuzasadnione. To nie problem z ewidencją jest bowiem tutaj kluczowy, chociaż mogłoby się tak wydawać, lecz opisanie systemu obiegu dokumentów.
Obieg dokumentów w jednostkach, w których przebiega proces produkcji, jest niezwykle istotny. Dzięki niemu zorganizowana zostaje cała produkcja. Wiadomo, jakie są fazy produkcji, jakie są wydziały, które z nich są wydziałami produkcji podstawowej, które to wydziały pomocnicze. Przypisanie do każdego takiego elementu procesu odpowiednich dokumentów oraz osób odpowiedzialnych za nie umożliwia księgowemu zewidencjonowanie wszystkich kosztów, a następnie rozliczenie produkcji, a więc ustalenie kosztu wytworzenia wyrobów gotowych, wartości produkcji w toku, ustalenie kosztu własnego sprzedanych w danym okresie wyrobów.
Uwaga! Opisanie przebiegu całego procesu produkcji wymaga współpracy księgowego, który wie, jakie informacje są mu niezbędne do ewidencji, oraz osoby odpowiedzialnej za zakład produkcyjny, która zna cykl produkcyjny.
