Działanie układu rodzajowego kosztów polega na grupowaniu kosztów według ich rodzajów, określonych w załączniku nr 1 do ustawy o rachunkowości (amortyzacja, zużycie materiałów i energii, usługi obce, wynagrodzenia itd.). Z kolei układ funkcjonalny grupuje koszty według miejsc ich powstawania (koszty działalności podstawowej, koszty pośrednie produkcyjne, koszty wydziałów pomocniczych, koszty sprzedaży, koszty zarządu).
Oba układy, stosowane indywidualnie, mają swoje wady i zalety. Można je znacznie ograniczyć, stosując ewidencję kosztów pełną, czyli z użyciem zarówno układu rodzajowego, jak i funkcjonalnego. Ewidencja taka jest pomocna w szczególności przedsiębiorstwom produkcyjnym oraz jednostkom, które zajmują się budownictwem. Zapewnia ona bowiem z jednej strony kontrolę samych kosztów (układ rodzajowy), z drugiej – analizę kosztów produkcji i wydajności pracy (układ funkcjonalny).