Jak księgować odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

- Pod koniec ubiegłego roku (2014) zwiększyliśmy zatrudnienie w naszej firmie, w związku z czym jesteśmy zobowiązani do stworzenia w 2015 r. zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W jaki sposób powinniśmy obliczyć i księgować odpis na zfśs oraz wpłaty na ten fundusz? – pyta czytelnik.

Środki pieniężne z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: zfśs lub fundusz) powinny być gromadzone na odrębnym rachunku bankowym. Kwotę, którą trzeba przekazać na fundusz, oblicza się z corocznego odpisu podstawowego, obliczanego w stosunku do średniej liczby zatrudnionych. Wielkość odpisu w 2015 roku wynosi 37,5 proc. średniego miesięcznego wynagrodzenia w drugim półroczu 2010 r. Zatrudniając osobę zaliczoną do I lub II grupy inwalidzkiej bądź emeryta lub rencistę objętego opieką socjalną, firma może powiększyć odpis o 6,25 proc. na każdego takiego pracownika. W przypadku pracy w uciążliwych warunkach odpis wzrasta do 50 proc. podstawy naliczania. Dla jednego pracownika młodocianego odpis na zfśs wynosi:

- w I roku nauki – 5 proc.,

- w II roku nauki – 6 proc.,

- w III roku nauki – 7 proc. wynagrodzenia (art. 5 ust. 2a ustawy o zfśs).

W 2015 roku ciągle ta sama podstawa

Średnie miesięczne wynagrodzenie ogłaszane przez prezesa Głównego Urzędu Statystycznego jest publikowane w Monitorze Polskim nie później niż do 20 lutego każdego roku. Jednak na podstawie dodanego do ustawy o zfśs art. 5d w 2015 r. przez przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej należy rozumieć przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2010 r.

Pracodawca ma obowiązek tworzenia odpisu na ZFŚS, jeżeli zatrudnia 1 stycznia danego roku powyżej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Zakład pracy, który zatrudnia do 20 osób, może, lecz nie musi tworzyć odpisu. Odpisy na zfśs należy przekazać na rachunek funduszu w terminach:

- do 31 maja – nie mniej niż trzy czwarte wartości odpisu,

- do 30 września – pozostałą część środków (art. 6 ust. 2 ustawy o zfśs).

DLA KOGO I NA CO można wydać

Środki zgromadzone na koncie zfśs przeznacza się na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych i działalności socjalnej dla osób uprawnionych oraz tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.

Działalność socjalna pracodawców to świadczenie przez nich usług na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach i innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe.

Ze świadczeń z zfśs mogą korzystać:

- renciści i emeryci danego przedsiębiorstwa,

- pracownicy i ich rodziny.

Zasady przeznaczania środków na te cele uprawnionym osobom, uwzględniające sytuację materialną, życiową i rodzinną osób uprawnionych, muszą być ustalone w regulaminie funduszu.

Przykład

Spółka zatrudnia – w normalnych warunkach pracy – 28 pracowników na pełny etat, osiem osób na trzy czwarte etatu oraz cztery osoby na jedną drugą etatu. To stan na 1 stycznia 2015 r.

Pierwszym krokiem przy ustalaniu wysokości rocznego odpisu na zfśs jest przeliczenie niepełnego wymiaru czasu pracy na pełne etaty:

28 + 8 x 3/4 + 4 x 1/2 = 36 osób

Zakład nie zatrudnia pracowników młodocianych, ani nie uwzględnia fakultatywnych zwiększeń przy odpisie na zfśs (np. przy opiece nad emerytami i rencistami).

Przeciętna kwota wynagrodzenia w gospodarce narodowej będąca podstawą do liczenia odpisu na fundusz w 2015 r. wynosi 2917,14 zł.

37,5 proc. podstawy wymiaru wynagrodzenia to 1093,93 zł

Roczna kwota odpisu na zfśs w 2015 r. wynosi więc:

36 osób x 1093,93 zł = 39 381,48 zł

Do 31 maja 2015 r. firma musi przelać na wyodrębniony rachunek funduszu kwotę:

3/4 x 39 381,48 zł = 29 536,11 zł, natomiast pozostałą kwotę, czyli 9845,37 zł – do końca września 2015 r.

Zgodnie z polityką rachunkowości jednostka prowadzi ewidencję kosztów w dwóch zespołach: 4 i 5.

Ewidencja księgowa:

1. Utworzenie rocznego odpisu na ZFŚS

Wn „Ubezpieczenia i inne świadczenia"                                 39 381,48 zł

Ma „Fundusze specjalne – zfśs"                                 39 381,48 zł

2. Zarachowanie odpisu do rozliczenia w czasie