- Pod koniec ubiegłego roku (2014) zwiększyliśmy zatrudnienie w naszej firmie, w związku z czym jesteśmy zobowiązani do stworzenia w 2015 r. zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W jaki sposób powinniśmy obliczyć i księgować odpis na zfśs oraz wpłaty na ten fundusz? – pyta czytelnik.
Środki pieniężne z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: zfśs lub fundusz) powinny być gromadzone na odrębnym rachunku bankowym. Kwotę, którą trzeba przekazać na fundusz, oblicza się z corocznego odpisu podstawowego, obliczanego w stosunku do średniej liczby zatrudnionych. Wielkość odpisu w 2015 roku wynosi 37,5 proc. średniego miesięcznego wynagrodzenia w drugim półroczu 2010 r. Zatrudniając osobę zaliczoną do I lub II grupy inwalidzkiej bądź emeryta lub rencistę objętego opieką socjalną, firma może powiększyć odpis o 6,25 proc. na każdego takiego pracownika. W przypadku pracy w uciążliwych warunkach odpis wzrasta do 50 proc. podstawy naliczania. Dla jednego pracownika młodocianego odpis na zfśs wynosi:
- w I roku nauki – 5 proc.,
- w II roku nauki – 6 proc.,
- w III roku nauki – 7 proc. wynagrodzenia (art. 5 ust. 2a ustawy o zfśs).
W 2015 roku ciągle ta sama podstawa
Średnie miesięczne wynagrodzenie ogłaszane przez prezesa Głównego Urzędu Statystycznego jest publikowane w Monitorze Polskim nie później niż do 20 lutego każdego roku. Jednak na podstawie dodanego do ustawy o zfśs art. 5d w 2015 r. przez przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej należy rozumieć przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2010 r.
Pracodawca ma obowiązek tworzenia odpisu na ZFŚS, jeżeli zatrudnia 1 stycznia danego roku powyżej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Zakład pracy, który zatrudnia do 20 osób, może, lecz nie musi tworzyć odpisu. Odpisy na zfśs należy przekazać na rachunek funduszu w terminach:
- do 31 maja – nie mniej niż trzy czwarte wartości odpisu,
- do 30 września – pozostałą część środków (art. 6 ust. 2 ustawy o zfśs).
DLA KOGO I NA CO można wydać
Środki zgromadzone na koncie zfśs przeznacza się na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych i działalności socjalnej dla osób uprawnionych oraz tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.
Działalność socjalna pracodawców to świadczenie przez nich usług na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach i innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe.
Ze świadczeń z zfśs mogą korzystać:
- renciści i emeryci danego przedsiębiorstwa,
- pracownicy i ich rodziny.
Zasady przeznaczania środków na te cele uprawnionym osobom, uwzględniające sytuację materialną, życiową i rodzinną osób uprawnionych, muszą być ustalone w regulaminie funduszu.
Przykład
Spółka zatrudnia – w normalnych warunkach pracy – 28 pracowników na pełny etat, osiem osób na trzy czwarte etatu oraz cztery osoby na jedną drugą etatu. To stan na 1 stycznia 2015 r.
Pierwszym krokiem przy ustalaniu wysokości rocznego odpisu na zfśs jest przeliczenie niepełnego wymiaru czasu pracy na pełne etaty:
28 + 8 x 3/4 + 4 x 1/2 = 36 osób
Zakład nie zatrudnia pracowników młodocianych, ani nie uwzględnia fakultatywnych zwiększeń przy odpisie na zfśs (np. przy opiece nad emerytami i rencistami).
Przeciętna kwota wynagrodzenia w gospodarce narodowej będąca podstawą do liczenia odpisu na fundusz w 2015 r. wynosi 2917,14 zł.
37,5 proc. podstawy wymiaru wynagrodzenia to 1093,93 zł
Roczna kwota odpisu na zfśs w 2015 r. wynosi więc:
36 osób x 1093,93 zł = 39 381,48 zł
Do 31 maja 2015 r. firma musi przelać na wyodrębniony rachunek funduszu kwotę:
3/4 x 39 381,48 zł = 29 536,11 zł, natomiast pozostałą kwotę, czyli 9845,37 zł – do końca września 2015 r.
Zgodnie z polityką rachunkowości jednostka prowadzi ewidencję kosztów w dwóch zespołach: 4 i 5.
Ewidencja księgowa:
1. Utworzenie rocznego odpisu na ZFŚS
Wn „Ubezpieczenia i inne świadczenia" 39 381,48 zł
Ma „Fundusze specjalne – zfśs" 39 381,48 zł
2. Zarachowanie odpisu do rozliczenia w czasie
Wn „Rozliczenia międzyokresowe kosztów" 39 381,48 zł
Ma „Rozliczenie kosztów rodzajowych" 39 381,48 zł
3. Ujęcie części odpisu w kosztach okresu
Wn „Koszty działalności" 3281,79 zł
Ma „Rozliczenia międzyokresowe kosztów" 3281,79 zł
4. Przelew 3/4 wartości odpisu na wyodrębniony rachunek zfśs
Wn „Rachunek zfśs" 29 536,11 zł
Ma „Rachunek bieżący" 29 536,11 zł
5. Przelew jednej czwartej wartości odpisu na wyodrębniony rachunek ZFŚS
Wn „Rachunek zfśs" 9845,37 zł
Ma „Rachunek bieżący" 9845,37 zł
Uwaga! Do momentu przelania pieniędzy na wyodrębniony rachunek zfśs ujmowane w ciężar kosztów danego okresu części odpisów nie są kosztami uzyskania przychodów.
Na koniec każdego roku, po wyznaczeniu przeciętnej liczby zatrudnionych pracowników, należy uwzględnić odpowiednie odpisy korygujące, zarówno dotyczące środków pieniężnych, jak i wysokości funduszu.
Jeśli zakład rezygnuje z tworzenia funduszu, to powinien wypłacać swoim pracownikom świadczenia urlopowe. Wysokość świadczenia urlopowego nie powinna być większa od odpisu podstawowego na ZFŚS, przy czym poziom świadczenia ustala się w proporcji do wymiaru czasu pracy pracownika. Pracodawca wypłaca świadczenie raz w roku pracownikowi, który korzysta w danym roku z urlopu wypoczynkowego przez co najmniej 14 kolejnych dni.
Typowe zapisy na koncie zfśs
Strona Wn
Strona Ma
- bezzwrotna pomoc materialna z zfśs, - zakup obcych usług socjalnych, - zakup własnych usług socjalnych przez zfśs, - umorzenie pożyczek na cele mieszkaniowe udzielonych z zfśs,
- dofinansowanie własnej działalności socjalnej z zfśs.
- otrzymane darowizny pieniężne, - doliczone odsetki od oprocentowanych pożyczek udzielonych ze środków funduszu,
- naliczone oprocentowanie od środków zgromadzonych w banku,
- roczny odpis na zfśs oraz odpisy korygujące, - przeznaczenie części zysku na zasilenie zfśs, - przychody ze sprzedaży usług socjalnych, - przychody z likwidacji, dzierżawy i sprzedaży środków trwałych oraz lokali mieszkalnych służących działalności socjalnej
Źródło: opracowanie własne.
Bez PIT do limitu
Zwolnieniu od podatku dochodowego podlegają rzeczowe świadczenia sfinansowane w całości z zfśs (np. paczki świąteczne, bilety do kina) do wysokości 380 zł w roku (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT). Natomiast talony i bony pozwalające na wymianę na określone usługi lub towary podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
Przykład
Z okazji świąt Bożego Narodzenia pracownik otrzymał bon towarowy o wartości 600 zł, który został sfinansowany w połowie ze środków obrotowych firmy i w połowie z zfśs. Czy od wartości bonu należy odprowadzić składki ZUS?
Tego rodzaju świadczenia opłacane ze środków zfśs nie zwiększają podstawy wymiaru składek ZUS. Podlegają jednak opodatkowaniu. Natomiast część sfinansowana ze środków obrotowych firmy musi być uwzględniona w podstawie wymiaru składek. W tym przypadku od kwoty 300 zł należy odprowadzić składki ZUS.
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 26 ustawy o PIT zapomogi do kwoty 2280 zł rocznie są zwolnione z podatku. Zapomogi są wypłacane w przypadku ciężkiej sytuacji rodzinno-materialnej, np. przy klęskach żywiołowych, długotrwałej chorobie lub śmierci. W zależności od zdarzenia, należy potwierdzić je odpowiednim dokumentem. Może to być zaświadczenie wystawione przez spółdzielnię lub administratora budynku, zaświadczenie z policji, protokół policyjny bądź zaświadczenie lekarskie lub akt zgonu.
Przykład
Pracownik, który wskutek pożaru stracił cały majątek, otrzymał od pracodawcy zapomogę w kwocie 5000 zł, która została sfinansowana ze środków zfśs. Czy od wartości otrzymanej zapomogi należy odprowadzić składki ZUS oraz podatek dochodowy od osób fizycznych?
Zapomoga sfinansowana ze środków zfśs w całości jest wolna od składek na ubezpieczenia społeczne. Zapomoga jest przychodem ze stosunku pracy podlegającym opodatkowaniu powyżej kwoty 2280 zł. Dlatego kwota 2280 zł jest zwolniona od podatku dochodowego, natomiast nadwyżka w kwocie 2720 zł podlega opodatkowaniu.
Autorka jest starszą konsultantką w departamencie audytu w Grupie ECA
