Jak poprawiać błędy w księgach i dokumentach

Podatnicy prowadzący ewidencję księgową czy wypełniający dokumenty niejednokrotnie popełniają błędy. Każdy sposób poprawienia pomyłki musi umożliwiać odczytanie pierwotnych treści poprawianych dokumentów księgowych.

Można wyróżnić dwa rodzaje korekt: dla ręcznego i dla komputerowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Na dwa sposoby

Zgodnie z art. 25 ust. 1 ustawy o rachunkowości (dalej: uor), błędy stwierdzone w zapisach księgowych poprawia się w dwojaki sposób.

1) Pierwszy sposób to skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty. Poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca. Ręczne prowadzenie ksiąg rachunkowych dopuszcza zatem korygowanie stwierdzonych błędów w zapisach albo poprzez skreślenie albo wprowadzenie dowodu korygującego. Błędy, które są ujawnione po ich popełnieniu i przed zamknięciem ksiąg na koniec miesiąca, poprawia się przez korektę w postaci skreślenia jedną linią błędnego zapisu i dokonania nad nim zapisu prawidłowego wraz z datą i podpisem osoby dokonującej korekty. Przy czym zapis, który został skreślony, musi pozostać czytelny. Z oczywistych powodów ten sposób poprawiania błędów nie jest dopuszczalny przy komputerowym prowadzeniu ksiąg.

lub

2) Drugi sposób to wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów (PK – polecenie księgowania), dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi. Ten sposób korygowania zapisu księgowego następuje w przypadku ujawnienia błędu już po zamknięciu danego miesiąca lub przy komputerowym prowadzeniu ksiąg. Zaksięgowanie takiego dokumentu jest jedynym sposobem na skorygowanie błędnych zapisów.

Komputerowe prowadzenie ksiąg wymaga więc wprowadzenia dowodu korygującego, w celu dokonania stosownej poprawki. Błędne zapisy na kontach należy poprawiać przy użyciu storna – czarnego lub czerwonego.

Storno czarne polega na zaewidencjonowaniu błędnej kwoty na tych samych kontach po przeciwnych stronach niż pierwotnie zaksięgowane. Kolejnym krokiem jest zaksięgowanie prawidłowej już kwoty na właściwych kontach i po odpowiednich stronach. Ten rodzaj storna nie ma wpływu na wielkość salda na koncie, ale powoduje  zwiększenie obrotów. Przykładowa ewidencja storna czarnego wygląda następująco:

1) zaksięgowanie operacji gospodarczej z błędną kwotą

2) storno czarne – wyksięgowanie błędnego księgowania z poz. 1)

3) zaksięgowanie operacji gospodarczej – w prawidłowej wartości

patrz rys.1

Storno czerwone polega na zaksięgowaniu błędnej kwoty na tych samych kontach i tych samych stronach, ale ze znakiem minus. Ten rodzaj storna nie ma wpływu na wielkość salda na koncie. Nie zwiększa także ich obrotów. Korygujące zapisy na kontach z zastosowaniem storna czerwonego wyglądają następująco:

1) zaksięgowanie operacji gospodarczej – błędne

2) storno czerwone – wyksięgowanie błędnego księgowania z poz. 1)

3) zaksięgowanie operacji gospodarczej – w prawidłowej wartości

patrz rys.2

Storno czerwone jest częściej stosowane. Po wprowadzeniu zapisu „na minus" (po tych samych stronach co zapis błędny) obroty konta wykazują taką samą wartość, jak gdyby zapis błędny nie został wprowadzony. Korygując błąd stornem czarnym skutki wprowadzonej korekty są zauważalne w saldzie konta, ponieważ obroty mają zawyżone wartości.

Wewnętrzne inaczej niż zewnętrzne

Z kolei błędy na dokumentach księgowych poprawia się w zależności od rodzaju dokumentu.

W przypadku błędów występujących na dokumentach zewnętrznych obcych i własnych, poprawienie błędu może nastąpić jedynie poprzez wysłanie kontrahentowi dokumentu zawierającego sprostowanie z uzasadnieniem. Mogą to być noty korygujące lub faktury korygujące (art. 22 uor).

Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez

- skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb,