Podatkowa księga przychodów i rozchodów to uproszczona forma ewidencji, podsumowując rok trzeba jednak wykonać trochę dodatkowych czynności. Przede wszystkim zsumować zapisy, sporządzić remanent i obliczyć dochód.

Szczegółowe zasady rozliczenia określa rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (DzU nr 152, poz. 1475 ze zm.).

Spisz swój majątek

Od czego zacząć? Od zrobienia spisu z natury (remanentu) na 31 grudnia. Jest on niezbędny do wyliczenia rocznego dochodu. Wykazujemy w nim towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady. Poza tym trzeba też do niego wpisać towary będące własnością przedsiębiorcy, które znajdują się w dniu sporządzania spisu poza firmą.

Obowiązek ten dotyczy również towarów obcych, które są na terenie naszego zakładu. Tych ostatnich nie trzeba jednak wyceniać, wystarczy wpisać ich ilość z podaniem informacji, czyją są własnością.

Do remanentu rocznego nie wpisujemy środków trwałych oraz wyposażenia.

Elementy remanentu i wyjątki od reguły

Spis z natury powinien zawierać co najmniej:

- imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy),

- datę sporządzenia,

- numer kolejny pozycji arkusza,

- szczegółowe określenie towaru i innych składników spisu,

- jednostkę miary,

- ilość stwierdzoną w czasie spisu,

- cenę za jednostkę miary,

- ogólną wartość wynikającą z pomnożenia ilości towaru przez cenę jednostkową.

Osoby sporządzające remanent powinny go podpisać (robi to także właściciel firmy). Na końcu trzeba umieścić klauzulę „Spis z natury zakończono na pozycji ... Łączna wartość wynosi ...”.

Jeżeli firma nie ma składników majątku objętych remanentem (np. w działalności doradczej), jego wartość jest zerowa. Nie wpływa więc na wysokość dochodu za dany rok.

W niektórych rodzajach działalności spis z natury będzie wyglądać trochę inaczej. Wpisujemy do niego:

- w księgarniach i antykwariatach – w jednej pozycji wydawnictwa o tej samej cenie, bez względu na nazwę i nazwisko autora, z podziałem na książki, broszury, albumy i inne,

- w działalności kantorowej – niesprzedane wartości dewizowe,

- w działalności polegającej na udzielaniu pożyczek pod zastaw – rzeczy zastawione pod udzielone pożyczki,

- w działach specjalnych produkcji rolnej – niezużyte w toku produkcji materiały i surowce oraz ilość zwierząt według gatunków z podziałem na grupy.

Jak wycenić składniki remanentu?

- materiały i towary handlowe – według cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia,

- półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe i braki własnej produkcji – według kosztów wytworzenia,

- odpady użytkowe, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową – według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania,

- niesprzedane wartości dewizowe – według cen zakupu z dnia sporządzenia spisu, a w dniu kończącym rok podatkowy – według cen zakupu, jednak w wysokości nie wyższej niż kurs średni ogłaszany przez Narodowy Bank Polski w dniu kończącym rok podatkowy,

- rzeczy zastawione – według ich wartości rynkowej,

- produkcję niezakończoną przy działalności usługowej i budowlanej – według kosztów wytworzenia, z tym że nie może to być wartość niższa od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do produkcji niezakończonej,

- produkcję zwierzęcą – według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, z uwzględnieniem gatunku, grupy i wagi zwierząt.

Jeśli  wycenimy towary w kwocie niższej od ceny zakupu lub nabycia albo od kosztów wytworzenia (np. z powodu uszkodzenia lub wyjścia z mody), musimy przy poszczególnych pozycjach wpisać również jednostkową cenę zakupu (nabycia) lub koszt wytworzenia.

Składniki remanentu wyceniamy najpóźniej w terminie 14 dni od jego zakończenia.

Pamiętajmy o definicjach

Przy wycenie składników majątku trzeba też pamiętać, że zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów:

Cena zakupu

– to cena, jaką nabywca płaci za zakupione składniki majątku, pomniejszona o podatek od towarów i usług podlegający odliczeniu. Przy imporcie powiększona o należne cło, podatek akcyzowy oraz opłaty celne dodatkowe. Obniżają ją rabaty i opusty. W razie otrzymania składnika majątku w drodze darowizny lub spadku – wartość odpowiadająca cenie zakupu takiego samego lub podobnego składnika.

Cena nabycia

– to cena zakupu powiększona o koszty uboczne związane z zakupem towarów i składników majątku do chwili złożenia w magazynie, a w szczególności koszty transportu, załadunku i wyładunku oraz ubezpieczenia w drodze.

Koszt wytworzenia

– to wszelkie koszty związane bezpośrednio i pośrednio z przerobem materiałów, z wykonywaniem usług lub pozyskaniem (wydobyciem) kopalin, z wyłączeniem kosztów sprzedaży wyrobów gotowych i usług.

Remanent wpływa na dochód

Wartość spisu z natury wpisujemy do księgi:

- w formie szczegółowego wykazu poszczególnych składników lub

- w kwocie zbiorczej w jednej pozycji – jeżeli na podstawie spisu zrobiliśmy odrębne, szczegółowe zestawienie poszczególnych jego składników. Zestawienie to trzeba przechowywać razem z księgą.

Spis z natury na koniec roku jest jednocześnie spisem z natury na początek roku następnego. Jego wartość wpływa też na wysokość rocznego dochodu.

Aby ustalić dochód, musimy też zrobić zestawienie roczne. Czyli wpisać do poszczególnych kolumn kwoty z każdego miesiąca i dodać je.

Będzie łatwiej, gdy na bieżąco sumujemy dane z poszczególnych miesięcy. Nawet wtedy warto jednak jeszcze raz przeliczyć przychody i koszty. Błąd popełniony np. w styczniu będzie bowiem miał wpływ na rozliczenie za cały rok.

Składniki spisu

Towary handlowe

– wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym. Zalicza się do nich także produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej.

Materiały (surowce) podstawowe

– takie, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu. Zalicza się do nich także materiały stanowiące część składową (montażową) wyrobu lub ściśle z wyrobem złączone (np. opakowania, jak puszki, butelki) oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku (np. transportery, palety), jeżeli nie są środkami trwałymi.

Materiały pomocnicze

– takie, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości (ale nie są materiałami podstawowymi).

Wyroby gotowe

– wyroby własnej produkcji, których proces przerobu został całkowicie zakończony, wykonane usługi, prace naukowo-badawcze, prace projektowe, geodezyjno-kartograficzne, zakończone roboty, w tym także budowlane.

Produkcja w toku

– produkcja niezakończona.

Półwyroby (półfabrykaty)

– niegotowe jeszcze produkty własnej produkcji, a także wykonywane roboty, usługi przed ich ukończeniem.

Braki

– nieodpowiadające wymaganiom technicznym wyroby własnej produkcji, całkowicie wykończone bądź  doprowadzone do określonej fazy produkcji. Także towary handlowe, które na skutek uszkodzenia lub zniszczenia w czasie transportu bądź magazynowania utraciły częściowo swą pierwotną wartość.

Odpady

– materiały, które na skutek procesów technologicznych lub na skutek zniszczenia albo uszkodzenia utraciły całkowicie swą pierwotną wartość użytkową. -