Należności i zobowiązania charakteryzują się tym, że dłużnik i wierzyciel są ściśle określeni. Zarówno termin spłaty wierzytelności, jak i suma będąca przedmiotem rozrachunków są akceptowane przez obie strony.

Ze względu na różnorodność zdarzeń gospodarczych można rozrachunki podzielić na kilka grup. Najczęściej wyodrębnia się rozrachunki:

- z odbiorcami i dostawcami,

- publicznoprawne (rozliczenia z tytułu VAT, akcyzy, podatku dochodowego od osób fizycznych i prawnych),

- z tytułu wynagrodzeń (wszelkie wypłaty wynagrodzeń za pracę, rozrachunki z tytułu świadczeń urlopowych i świadczeń w naturze, a także potrącenia z list płac),

- pozostałe rozrachunki (m.in. z właścicielami, wspólnikami, akcjonariuszami).

[srodtytul]Możliwe oba salda[/srodtytul]

Konta rozrachunkowe są kontami aktywno-pasywnymi. Oznacza to, że mogą wykazywać dwa salda. Po stronie Wn księgowane jest powstanie należności i zmniejszenie zobowiązań.

Natomiast strona Ma odzwierciedla zapłatę należności i powstanie zobowiązania. Saldo debetowe wyraża stan należności, a saldo kredytowe pokazuje stan zobowiązań. Na kontach rozrachunkowych ujmuje się wszystkie należności i zobowiązania od momentu ich powstania aż do całkowitego ich rozliczenia.

[srodtytul]Konieczne konta analityczne[/srodtytul]

Ewidencja należności z tytułu dostaw i usług odbywa się na koncie „rozrachunki z odbiorcami”, a zobowiązań na koncie „rozrachunki z dostawcami”. Do kont syntetycznych tworzy się konta analityczne, na których ujmuje się transakcje tylko z jednym kontrahentem.

Ewidencja szczegółowa powinna umożliwiać ustalenie rozrachunków i rozliczeń w walutach obcych oraz wyodrębnienie rozrachunków: długoterminowych i krótkoterminowych, wobec kontrahentów krajowych i zagranicznych. Na podstawie ewidencji analitycznej jednostka musi również być w stanie wydzielić zobowiązania i należności wobec jednostek powiązanych i pozostałych.

[srodtytul]Odpisy aktualizujące[/srodtytul]

W praktyce bardzo często zdarzają się opóźnienia w regulowaniu płatności. W takiej sytuacji wierzyciel może naliczyć odsetki. Jeśli stopa odsetek nie została wcześniej ustalona, to należą się mu odsetki ustawowe (dziś 13 proc.).

Należności, których termin płatności już upłynął, są należnościami przeterminowanymi. Jeśli istnieje ryzyko ich nieściągalności (w całości lub w części), to zgodnie z art. 35b ust. 1 [link=http://akty-prawne.rp.pl/Dokumenty/Ustawy/2009/DU2009Nr152poz1223.asp]ustawy o rachunkowości[/link] wierzyciel powinien dokonać odpisu aktualizującego.

Odpisem mogą zostać objęte także odsetki za zwłokę. W zależności od rodzaju aktualizowanej należności utworzony odpis zaliczany jest albo do „pozostałych kosztów operacyjnych”, albo do „kosztów finansowych”. Należy pamiętać, że nie tworzy się odpisu aktualizującego na należności umorzone, przedawnione i nieściągalne.

Jeżeli należność objęta odpisem została zapłacona, to równowartość dokonanego odpisu zaliczana jest odpowiednio do „pozostałych przychodów operacyjnych” lub „przychodów finansowych”. Odpisy aktualizujące należności są kosztem uzyskania przychodów w kwocie, jaka wcześniej została zaliczona do przychodów należnych (czyli netto).

To niejedyny warunek. Aby odpis mógł być ujęty jako koszt podatkowy, nieściągalność musi zostać uprawdopodobniona w sposób określony w art. 16 ust. 2a pkt 1 [link=http://akty-prawne.rp.pl/Dokumenty/Ustawy/2000/DU2000Nr%2054poz%20654.asp]ustawy o CIT[/link] lub art. 23 ust. 3 [link=http://akty-prawne.rp.pl/Dokumenty/Ustawy/2010/DU2010Nr%2051poz%20307a.asp]ustawy o PIT[/link].

Do kosztów uzyskania przychodów nie zaliczamy VAT należnego ani niezapłaconych odsetek (mimo że te kwoty mogą zostać objęte odpisem aktualizującym dla celów bilansowych).

Naliczone, ale niespłacone odsetki od wierzytelności nie są bowiem przychodem (ani kosztem) podatkowym.

[ramka][b]Przykład[/b]

Firma X ma należność za usługę wykonaną w 2010 r. w kwocie netto 2000 zł.

VAT wynosi 440 zł, a odsetki za zwłokę 50 zł. Nieściągalność tej należności została uprawdopodobniona (zgodnie z ustawą o rachunkowości i ustawą o CIT) i w związku z tym firma X dokonała odpisu aktualizującego.

Dwa miesiące po utworzeniu odpisu dłużnik zapłacił 2490 zł.

[b]Dekretacja [/b]

[b]1. PK [/b]– utworzenie odpisu aktualizującego należności

[b]Ma[/b] – odpisy aktualizujące należności 2490 zł

[b]Wn[/b] – pozostałe koszty operacyjne (podatkowe) 2000 zł

[b]Wn[/b] – pozostałe koszty operacyjne (niepodatkowe) 440 zł

[b]Wn[/b] – koszty finansowe (niepodatkowe) 50 zł

[b]2. WB[/b] – wpływ należności na rachunek bankowy

[b]Wn[/b] – rachunek bankowy 2490 zł

[b]Ma[/b] – rozrachunki z odbiorcami 2490 zł

[b]3. PK[/b] – wyksięgowanie wcześniej utworzonego odpisu aktualizującego należności

[b]Wn[/b] – odpisy aktualizujące należności 2490 zł

[b]Wn[/b] – pozostałe przychody operacyjne (podatkowe) 2000 zł

[b]Wn[/b] – pozostałe przychody operacyjne (niepodatkowe) 440 zł

[b]Wn[/b] – przychody finansowe (podatkowe) 50 zł [/ramka]

[srodtytul]Wierzytelności przedawnione[/srodtytul]

Należności przedawniają się, gdy wygasła możliwość ich skutecznego dochodzenia na drodze sądowej. Zgodnie z art. 118 i 554 [link=http://akty-prawne.rp.pl/Dokumenty/Ustawy/1900_89/DU1964Nr%2016poz%20%2093.asp]kodeksu cywilnego[/link] termin przedawnienia roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej wynosi trzy lata.

Natomiast roszczenia z tytułu sprzedaży dokonanej w zakresie działalności przedsiębiorstwa sprzedawcy przedawniają się z upływem dwóch lat. Wierzytelności przedawnione nie są kosztem podatkowym. Jeżeli na należności przedawnione nie został wcześniej utworzony odpis, to ich wartość zalicza się do „pozostałych kosztów operacyjnych (niepodatkowych)” lub „kosztów finansowych (niepodatkowych)”.

Jeśli wcześniej należność była objęta odpisem aktualizującym zaliczonym do kosztów uzyskania przychodów, to w momencie przedawnienia jej wartość brutto zmniejsza ten odpis. W takiej sytuacji kwota netto jest przychodem podatkowym, a VAT jest przychodem niepodatkowym.

[srodtytul]Umorzenie[/srodtytul]

Umorzenie należności, czyli zwolnienie z długu, obciąża pozostałe koszty operacyjne lub koszty finansowe. Umorzenie należności (nieprzedawnionej) nie prowadzi do uzyskania zapłaty, ale umożliwia zaliczenie jej części netto do kosztów uzyskania przychodów.

Jeżeli na umorzoną należność wcześniej został utworzony odpis aktualizujący, to wartość brutto należności pomniejsza odpis, a jej kwota netto zaliczana jest do kosztów uzyskania przychodów i jednocześnie wykazywany jest przychód podatkowy (także w kwocie netto). Warto pamiętać, że do umorzenia wierzytelności konieczna jest zgoda kontrahenta (w formie pisemnej).

[srodtytul]Nieściągalność należy udokumentować[/srodtytul]

Należności nieściągalne są wyksięgowane z ksiąg rachunkowych na takich samych zasadach jak wierzytelności przedawnione i umorzone. Nieściągalność należności powinna być odpowiednio udokumentowana, np. postanowieniem od komornika o umorzeniu egzekucji ze względu na brak majątku dłużnika.

Na rozrachunkach z kontrahentami często pojawiają się drobne nadpłaty lub niedopłaty. Jeżeli spółka uregulowała zobowiązanie w kwocie mniejszej, niż to wynikało z faktury, to powinna tę kwotę dopłacić przy kolejnej płatności. Jeśli tego nie zrobi, to przedawnioną niedopłatę należy zaliczyć do „pozostałych przychodów operacyjnych (podatkowych)”.

Trzeba to zrobić najpóźniej na dzień bilansowy roku, w którym doszło do przedawnienia. Jeżeli spółka ureguluje zobowiązanie w kwocie większej, niż to wynika z faktury, to nadpłata będzie kosztem, ale nie podatkowym. Nadpłacone kwoty nie były bowiem wcześniej zaliczone do przychodów należnych. Drobne nadpłaty należności odnosi się na konto „pozostałe przychody operacyjne (podatkowe)”.

[srodtytul]Trzeba uwzględnić odsetki[/srodtytul]

Należności i zobowiązania w momencie ich powstania ujmuje się w księgach rachunkowych w wartości nominalnej. Natomiast na dzień bilansowy należy je wycenić w kwocie wymaganej zapłaty, czyli łącznie z odsetkami za zwłokę. Rozrachunki wykazane w bilansie są skorygowane o reklamacje, rabaty, opusty.

Na dzień bilansowy należy także ustalić, czy istnieje ryzyko, że należności nie zostaną spłacone. Na należności zagrożone spółka powinna dokonać odpisu aktualizującego, który pomniejsza ich wartość wykazaną w bilansie.

[ramka][b]Należności zerowe też trzeba potwierdzać[/b]

Na dzień bilansowy należy dokonać inwentaryzacji należności. Polega ona na potwierdzeniu zarówno przez wierzyciela, jak i dłużnika sald wykazywanych w księgach rachunkowych.

Potwierdzone powinny zostać salda wszystkich należności, również zerowe. Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy o rachunkowości nie trzeba uzgadniać stanu należności:

- spornych i wątpliwych,

- od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,

- należności z tytułów publicznoprawnych.

Obowiązek potwierdzania sald zobowiązań leży po stronie wierzyciela. Jeśli spółka ma zobowiązanie i nie otrzymała od wierzyciela pisma o uzgodnieniu salda, to nie musi występować z inicjatywą potwierdzenia stanu rozrachunków (może jednak to zrobić).

Brak odpowiedzi dłużnika na wysłane przez wierzyciela potwierdzenie oznacza, że saldo nie zostało potwierdzone (nie można tego uznać za milczącą zgodę). Inwentaryzacja takich należności dokonywana jest w drodze weryfikacji realnej wartości należności.

Inwentaryzację zobowiązań przeprowadza się przez porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikację realnej wartości tych składników.[/ramka]

[i]Autorka jest księgową w BSO Outsourcing sp. z o.o.[/i]