Zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określa [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=170518]rozporządzenie ministra finansów z 23 sierpnia 2003 r. (DzU nr 152, poz. 1475 ze zm.)[/link].

Prowadzą ją osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne oraz partnerskie, pod warunkiem że ich obrót za rok poprzedni nie przekracza równowartości 1 mln 200 tys. euro (na rok 2010 jest to kwota 5 mln 67 tys. zł).

Po przekroczeniu tego limitu konieczne jest założenie ksiąg rachunkowych.

Zgodnie z art. 2 ust. 2 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=A6FC3600AB7A3D7ED78549E9073DB6F8?n=1&id=324433&wid=328849]ustawy o rachunkowości[/link] wymienione wyżej jednostki mogą stosować zasady rachunkowości określone tą ustawą od początku roku obrotowego, mimo że ich przychody za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły 1 mln 200 tys. euro.

Warunkiem jest powiadomienie o tym właściwego urzędu skarbowego przed rozpoczęciem roku obrotowego.

[srodtytul]Trzeba sporządzić bilans otwarcia[/srodtytul]

Obligatoryjne lub dobrowolne przejście z podatkowej księgi przychodów i rozchodów na księgi rachunkowe stwarza niekiedy problemy z prawidłowym otwarciem ksiąg rachunkowych i zbilansowaniem majątku oraz źródeł jego finansowania.

Księga przychodów i rozchodów jest ewidencją uproszczoną, w której ujmuje się koszty i przychody, bez ewidencji rozrachunków, bez dwustronnych zapisów, przez co jest to ewidencja wymagająca dużej staranności, ponieważ zwykłe błędy rachunkowe są trudne do wykrycia. Oczywiście na potrzeby banku czy instytucji udzielającej dotacji sporządza się bilans, jednak jest to czynność jednorazowa, na określony dzień, i popełnione przy tej okazji błędy są nie do wykrycia.

Gdy mamy świadomość, że od roku następnego będziemy zobowiązani prowadzić księgi rachunkowe lub dobrowolnie je wybierzemy, należy wykorzystać dotychczasowe ewidencje do sporządzenia „bilansu otwarcia” na 1 stycznia.

[srodtytul]Pomocna inwentaryzacja...[/srodtytul]

W księdze przychodów i rozchodów koszty ewidencjonuje się w ciągu roku na zasadzie kosztów poniesionych, a na koniec każdego roku sporządza się inwentaryzację towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów w celu pomniejszenia kosztów poniesionych o wyceniony stan zapasów na koniec roku.

[wyimek][b]5 mln 67 tys. zł[/b] firmy, których przychody za 2009 rok przekroczyły tę kwotę, muszą w 2010 roku zaprowadzić księgi rachunkowe[/wyimek]

Zasady inwentaryzacji są opisane w § 27 – 29 rozporządzenia regulującego zasady prowadzenia księgi, przy czym dobrze byłoby zastosować się do porad, jakie przedstawiliśmy w artykule dotyczącym inwentaryzacji (DF z 10 grudnia 2009 r.), ponieważ ta inwentaryzacja będzie podstawą do otwarcia ksiąg rachunkowych.

[srodtytul]...i prowadzone ewidencje[/srodtytul]

Rozporządzenie ministra finansów regulujące zasady prowadzenia księgi przychodów i rozchodów nakłada na przedsiębiorców ją prowadzących obowiązek posiadania dodatkowych ewidencji:

- środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z przepisami [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=80474]ustawy o podatku dochodowym[/link],

- wyposażenia,

- indywidualnych (imiennych) kart przychodów pracowników,

- wartości dewizowych przy prowadzeniu działalności kantorowej,

- pożyczek i zastawionych rzeczy przy prowadzeniu lombardów.

Prawidłowo przeprowadzona inwentaryzacja i zapisy w tych ewidencjach pozwalają nam na ustalenie takich pozycji bilansu otwarcia, jak:

-wartość brutto i dotychczasowe umorzenie majątku trwałego oraz wartości niematerialnych i prawnych (podział tego majątku na grupy rodzajowe wymieniane w bilansie nie powinien być trudny),

- wartość wyposażenia,

- koszt wynagrodzeń pracowników do wypłaty w miesiącu następnym, składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczek na podatek dochodowy,

- wartość towarów handlowych, materiałów podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych.

Dla pełnego obrazu jednostki musimy ustalić następujące pozycje na koniec roku:

- stan należności,

- stan zobowiązań,

- stan środków pieniężnych w kasie, jeżeli kasa jest prowadzona,

- stan środków pieniężnych w banku na podstawie wyciągu bankowego.

[srodtytul]Aktywa i pasywa[/srodtytul]

Mając te informacje, możemy sporządzić bilans otwarcia, gdzie po stronie aktywów ujmujemy:

- majątek trwały według ewidencji,

- majątek obrotowy według inwentaryzacji,

- należności ustalone na podstawie weryfikacji dokumentów i uzgodnień sald z odbiorcami,

- środki pieniężne w kasie i na rachunkach bankowych,a po stronie pasywów:

- zobowiązania wobec pracowników, ZUS i urzędu skarbowego ustalone na podstawie ewidencji wynagrodzeń pracowników,

- zobowiązania wobec dostawców ustalane na podstawie weryfikacji dokumentów i uzgodnień sald z dostawcami,

- zobowiązania wobec banków na podstawie wyciągów bankowych.

[srodtytul]Kapitał własny[/srodtytul]

Po zestawieniu aktywów i pasywów powinna wystąpić różnica, którą w pasywach ujmujemy w pozycji „kapitał własny”.

Ta różnica na ogół powinna być dodatnia, i w przypadku:

- osoby fizycznej jest to kapitał podstawowy wykazywany w jednej pozycji,

- spółek osobowych należy kapitał prezentować co najmniej w dwóch pozycjach, podstawowy zgodnie z kwotą ujętą w umowie spółki, a pozostałą kwotę jako zapasowy.

Bardzo często po sporządzeniu takiego bilansu właściciel (wspólnicy) dowiaduje się, ile własnych środków ma zaangażowanych w firmie.

Nierzadko zdarza się, że po zestawieniu aktywów i zobowiązań w pasywach kapitał jest wartością ujemną. Jest to sygnał, że właściciele (wspólnicy) finansują działalność prywatną środkami firmy.

Istnieje wówczas ryzyko, że koszty uzyskania przychodu są zawyżone, jeżeli firma korzysta z kredytu bankowego i odsetki zalicza w całości w koszty lub płaci odsetki za nieterminowe regulowanie zobowiązań. Odsetki takie, w części dotyczącej ujemnego kapitału, nie powinny obciążać kosztów firmy.

[srodtytul]Dlaczego warto prowadzić pełną księgowość[/srodtytul]

Prowadzenie ksiąg rachunkowych jest bardziej pracochłonne i droższe od podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ale z doświadczenia mogę stwierdzić, że duża część firm pozostała przy księgach rachunkowych, mimo podniesienia od 2009 r. limitu z 800 tys. euro do 1 mln 200 tys. euro.

Przewaga ksiąg rachunkowych polega na tym, że popełnione błędy szybko można ustalić na podstawie analizy sald, na bieżąco można też sporządzić przepływy pieniężne.

Często księgowy w firmie słyszy od właściciela: „mam wyliczony zysk, podatek dochodowy, ale nie mam środków na zapłatę”.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych odpowiedź jest szybka:

po porównaniu stanów aktywów i pasywów na początek i koniec okresu rozliczeniowego doskonale widać, co się „stało” ze środkami pieniężnymi.

[i]Autor jest biegłym rewidentem, prezesem zarządu firmy audytorskiej Moore Stephens Józef Król sp. z o.o.[/i]