Definitywne odpisanie wierzytelności jako nieściągalnej wymaga najczęściej posiadania dokumentu sporządzonego przez komornika lub przez sąd. Przeprowadzenie egzekucji lub upadłości jest jednak procesem długotrwałym.

Ustawodawca umożliwił więc odpisanie niezapłaconej wierzytelności poprzez tzw. odpis aktualizujący (zob. art. 23 ust. 1 pkt 21 i ust. 3 ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 26a lit. a) i ust. 2a ustawy o CIT). Odpisu dokonuje się wcześniej niż w momencie definitywnego uznania wierzytelności za nieściągalną. Wystarczy uprawdopodobnić nieściągalność.

Warunki uznania wierzytelności za nieściągalne oparte są na zamkniętym katalogu dokumentów. Przy odpisach aktualizujących ustawodawca nie zastosował zamkniętego katalogu.

[srodtytul]Wiele przesłanek[/srodtytul]

Przepisy wymieniające sytuacje, kiedy można zastosować odpis aktualizujący, posiłkują się zwrotem „w szczególności”. Odpis jest np. dopuszczalny, gdy:

- dłużnik został wykreślony z ewidencji działalności gospodarczej, postawiony w stan likwidacji lub została ogłoszona jego upadłość obejmująca likwidację majątku albo

- zostało wszczęte postępowanie upadłościowe z możliwością zawarcia układu w rozumieniu przepisów prawa upadłościowego i naprawczego lub na wniosek dłużnika zostało wszczęte postępowanie ugodowe w rozumieniu przepisów o restrukturyzacji finansowej przedsiębiorstw i banków, albo

- wierzytelność została zasądzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę postępowania egzekucyjnego, albo

- wierzytelność jest kwestionowana przez dłużnika na drodze powództwa sądowego.

Te przykłady wymieniają ustawy o PIT i o CIT, ale przedsiębiorca może zastosować odpis aktualizujący w innych sytuacjach. Warto pamiętać, że zgodnie z zasadą kosztem uzyskania przychodów może być tylko odpis tych należności, które były uprzednio zaliczone do przychodów należnych i są nieprzedawnione.

[srodtytul]Odpis może stać się przychodem[/srodtytul]

Dokonanie odpisu aktualizującego ma charakter przejściowy. W momencie ustania przyczyn, z których go dokonano, podatnik zobowiązany jest do wykazania przychodu podatkowego. Tak samo przychodem jest wartość należności ostatecznie umorzonych, przedawnionych lub odpisanych jako nieściągalne w tej części, od której dokonane odpisy aktualizujące zostały uprzednio zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

[srodtytul]Uwzględnij ustawę o rachunkowości…[/srodtytul]

Podatnik dokonując odpisu aktualizującego wartość należności, musi uwzględnić przesłanki wynikające z art. 35b ustawy o rachunkowości. Na tej podstawie np. wartość należności aktualizuje się, uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty poprzez dokonanie odpisu aktualizującego w odniesieniu do należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości – do wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem, zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu komisarzowi w postępowaniu upadłościowym.

W [b]interpretacji Izby Skarbowej w Warszawie z 24 lipca 2009 r. (IPPB3/423-247/09-4/JB)[/b] czytamy: „Przy analizie okoliczności i terminów rozliczenia odpisów aktualizujących powstają współzależności w zakresie przepisów ustawy podatkowej (uprawdopodobnienie nieściągalności) i ustawy o rachunkowości (tworzenie odpisów aktualizujących), ponieważ przesłanki tworzenia odpisów aktualizujących wynikają z prawa podatkowego, ale ich konstrukcja (podstawa) jest określona przepisami ustawy o rachunkowości. W świetle prawa bilansowego odpis aktualizujący figuruje w księgach rachunkowych tak długo, jak długo aktualne jest ryzyko nieściągalności należności, której dotyczy, a należność nie została jeszcze umorzona lub uznana za przedawnioną albo nieściągalną”.

[srodtytul]…nie tylko gdy prowadzisz księgi[/srodtytul]

[b]Dokonanie odpisu aktualizującego wymaga sięgnięcia do ustawy o rachunkowości. Nie oznacza to jednak, że taki odpis mogą naliczyć tylko podatnicy prowadzący księgi rachunkowe. Mają do tego prawo także osoby prowadzące podatkową księgę przychodów i rozchodów[/b].

Potwierdziła to [b]5 marca 2009 r. Izba Skarbowa w Bydgoszczy (ITPB1/415-794/ 08/MR)[/b].

Oczywiście i w tym wypadku odpisy aktualizujące spełniać muszą przesłanki zawarte w ustawie o rachunkowości.