– Jesteśmy małą firmą handlową. Jakie uproszczenia możemy stosować przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych? – pyta czytelniczka DF.Każda firma zobowiązana do prowadzenia ksiąg rachunkowych może w ramach przyjętych zasad rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawianie jej sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego. Zatem stosowanie uproszczeń w prowadzeniu ksiąg rachunkowych w małej firmie handlowej jest możliwe. Decydując o nich, należy kierować się zasadą istotności – zapewnić wyodrębnienie w księgach rachunkowych zdarzeń istotnych dla oceny sytuacji majątkowej oraz wyniku finansowego firmy, przy zachowaniu zasady ostrożności.
Przyjęcie każdego rozwiązania upraszczającego ewidencję księgową powinno być poprzedzone oceną przydatności tego uproszczenia w warunkach danej firmy oraz oceną skutków ubocznych jego zastosowania.
Kierownik jednostki (właściciel firmy) ma m.in. możliwość wyboru odpowiedniego sposobu ewidencji i rozliczania kosztów handlowych, czemu wyraz daje w zakładowym planie kont.
Ewidencja kosztów na kontach zespołu 4 tylko według rodzajów polega na tym, że wszystkie poniesione koszty proste wynikające z dowodów źródłowych ujmuje się na kontach „Koszty według rodzajów”, wyodrębniając w analityce co najmniej rodzaje kosztów wymagane w załączniku nr 1 do ustawy o rachunkowości (rachunek zysków i strat – wariant porównawczy – wiersze od B.I do B.VII).
Zaksięgowane na tych kontach koszty w części przypadającej na przyszłe okresy sprawozdawcze przenosi się na konto „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”, zapisem:
Wn
„Rozliczenia międzyokresowe kosztów”
Ma
„Rozliczenie kosztów”.
Natomiast z tego konta rozlicza się koszty przypadające na bieżący okres sprawozdawczy, zapisem:
Wn
„Rozliczenie kosztów”
Ma
„Rozliczenia międzyokresowe kosztów”.
Całość kosztów zgromadzonych w ciągu roku obrotowego na kontach „Koszty według rodzajów” przenosi się na dzień bilansowy na wynik finansowy, zapisem:
Wn
„Wynik finansowy”
Ma
„Koszty według rodzajów”.
Ewidencja kosztów na kontach zespołu 5 tylko według funkcji polega na tym, że wszystkie poniesione koszty proste i złożone związane z zakupem towarów, magazynowaniem i sprzedażą towarów w handlu detalicznym, księguje się bieżąco w ciężar przeznaczonego do tego celu konta „Koszty handlowe”.Przykładowe operacje na koncie „Koszty handlowe” przedstawiamy w ramce obok.
Do kosztów działalności operacyjnej w handlu detalicznym zalicza się również wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu w wielkości wynikającej z ewidencji na koncie „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu”.
Warunkiem stosowania rozwiązania polegającego na odpisywaniu w koszty towarów na dzień zakupu jest ustalanie stanu zapasów towarów na koniec okresu sprawozdawczego, za który przedsiębiorstwo reguluje zaliczki na podatek dochodowy, nie później niż na dzień bilansowy (art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości).
O wartość tego zapasu korygujemy koszty na koncie „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)” zapisem księgowym:
Wn
„Towary”
Ma
„Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”.
Z przepisów ustawy o rachunkowości nie wynikają bezpośrednio ograniczenia co do możliwości i zakresu stosowania tego uproszczonego rozwiązania ewidencyjnego. Należy jednak pamiętać, że ustawa w art. 8 ust. 1 zobowiązuje firmy do przestrzegania zasady istotności. Przepis ten mówi, że dokonując wyboru rozwiązań dopuszczonych ustawą i dostosowując je do potrzeb jednostki, należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności, o której mowa w art. 7 ust. 1 ustawy.
Nie powinno się stosować tego rozwiązania w sytuacji, gdy prowadzenie sklepów powierza się osobom zatrudnionym na umowę o pracę, zwłaszcza w firmach o szerokim zakresie działalności, dużej częstotliwości operacji i zarazem dużej ich różnorodności oraz szerokim asortymencie towarów. Rezygnacja z bieżącej ewidencji zapasów towarów może być celowa tylko wtedy, gdy firma prowadzi działalność w małym zakresie i jest realna możliwość jej prowadzenia przez właściciela z udziałem członków najbliższej rodziny. W przeciwnym razie zwiększa się ryzyko powstania szkód, a nawet niedoborów towarowo-kasowych.
Ewidencję wartościową towarów w sklepach prowadzi się według osób odpowiedzialnych materialnie za powierzone im mienie. Jest ona przewidziana wyłącznie dla punktów obrotu detalicznego lub miejsc składowania. Przedmiotem zapisów księgowych są tylko przychody, rozchody i stany całego zapasu (art. 17 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości).
Ewidencję wartościową stosuje się, szczególnie gdy prowadzenie sklepu lub wyodrębnionego organizacyjnie stoiska sprzedaży towarów powierza się osobom zatrudnionym na umowę o pracę wraz z przyjęciem przez nie odpowiedzialności za powierzone im mienie. Różnice między wartością towarów w cenach ewidencyjnych ustalonych na poziomie cen sprzedaży brutto (zawierających marżę detaliczną i VAT należny) a wartością tych towarów w cenach zakupu ujmuje się w księgach rachunkowych jako odchylenia kredytowe od cen ewidencyjnych zapasów towarów z tytułu marży i oddzielnie z tytułu VAT zarezerwowanego w cenie ewidencyjnej, na koncie „Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów w detalu”. Obciążenie placówki przyjmującej towar następuje w momencie przyjęcia przez nią zakupionego towaru.
Zaletą ewidencji wartościowej zapasów jest to, że umożliwia ona rozliczanie osób odpowiedzialnych z powierzonego im mienia (towarów, opakowań, utargów gotówkowych). Prowadzenie tej ewidencji wymaga staranności osób odpowiedzialnych, którym powierzono prowadzenie sklepu, zwłaszcza w zakresie prawidłowego sporządzania dowodów potwierdzających przychody i rozchody towarów oraz terminowego przekazywania dowodów księgowych do komórki księgowości.Sposób księgowania przychodów i rozchodów towarów, których ewidencję prowadzi się w cenach sprzedaży brutto, przedstawia ramka niżej.
1. Przyjęcie towarów z zakupu
a) wartość towarów w cenach zakupu
Ma
„Rozliczenie zakupu”b) doliczona marża detaliczna
Ma
„Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów z tytułu marży”c) VAT wkalkulowany w cenę ewidencyjną towaru ustaloną na poziomie cen sprzedaży brutto
Ma
„Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów z tytułu VAT”d) wartość towarów w cenie ewidencyjnej ustalonej na poziomie cen sprzedaży brutto
Wn
„Towary”
2. Rozchód towarów
a) rozchód sprzedanych towarów w cenach ewidencyjnych ustalonych na poziomie cen sprzedaży brutto
Wn
„Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu”
Ma
„Towary”
b) odchylenia kredytowe od cen ewidencyjnych towarów przypadające na rozchód towarów z tytułu marży po zakończeniu każdego miesiąca w kwocie obliczonej za pomocą wskaźnika odchyleń przeciętnych
Wn
„Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów z tytułu VAT”
Ma
„Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu”
c) odchylenia kredytowe od cen ewidencyjnych towarów przypadające na rozchód towarów z innych tytułów niż sprzedaż księguje się bieżąco w miarę rozchodu towarów, jeżeli zarachowanie w koszty lub straty następuje w cenie zakupu
Wn
„Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów z tytułu VAT”
Ma
„Towary”
d) odchylenia kredytowe od cen ewidencyjnych towarów przypadające na rozchód towarów z innych tytułów niż sprzedaż księguje się bieżąco w miarę rozchodu towarów, jeżeli zarachowanie w koszty lub straty następuje nie w cenie zakupu, lecz w cenie ewidencyjnej
Wn
„Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów z tytułu VAT”
Ma
„Koszty według rodzajów” lub „Koszty działalności podstawowej – produkcyjnej”, „Koszty działalności pomocniczej”
1. Naliczenie amortyzacji
Wn
„Koszty handlowe”
Ma
„Odpisy umorzeniowe środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”
2. Usługi obce udokumentowane fakturą VAT
Wn
„Koszty handlowe”
Ma
„Rozrachunki z dostawcami” lub „Rozliczenie zakupu”
3. Zużycie materiałów na potrzeby własnej działalności
Wn
„Koszty handlowe”
Ma
„Materiały i opakowania”
4. Naliczenie wynagrodzeń
Wn
„Koszty handlowe”
Ma
„Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”
5. Koszty podróży służbowych
Wn
„Koszty handlowe”
Ma
„Kasa” lub „Rachunek bieżący” – jeżeli następuje zwrot wydatków, lub konto „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” – jeżeli następuje rozliczenie uprzednio pobranej zaliczki
6. Naliczenie funduszu świadczeń socjalnych
Wn
„Koszty handlowe”
Ma
„Rozliczenie międzyokresowe kosztów” lub „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych"
7. Koszty rozliczane w czasie
a) poniesienie kosztów
Wn
„Rozliczenia międzyokresowe kosztów”
Ma
„Rozliczenie zakupu”
b) zarachowanie części kosztów przypadających na bieżący okres sprawozdawczy
Wn
„Koszty handlowe”
Ma
„Rozliczenia międzyokresowe kosztów”
Księgowanie podstawowych operacji związanych z zakupem i sprzedażą towarów nieobjętych ewidencją bilansową podczas składowania oraz rozchodami tych towarów z innych tytułów niż ich sprzedaż, wygląda następująco.
1. Przyjęcie towarów w cenach zakupu
(łącznie z niepodlegającym odliczeniu VAT) – odpis w koszty
Wn
„Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”
Ma
„Rozliczenie zakupu”
2. Nieodpłatne przekazanie towarów
osobom fizycznym i prawnym, na cele niezwiązane z prowadzeniem firmy
a) wartość towaru w cenie zakupu (nabycia)
Wn
„Pozostałe koszty operacyjne”
Ma
„Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”
b) VAT należny – na podstawie faktury wewnętrznej
Wn
„Pozostałe koszty operacyjne”
Ma
„Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego”
3. Przekazanie towarów na własne potrzeby firmy
(przy założeniu że firma stosuje układ rodzajowy kosztów)
Wn
„Koszty według rodzajów”
Ma
„Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”
4. Zwrot towarów dostawcom
w wyniku zgłoszonych reklamacji po dokonaniu zapłaty; przyjmuje się dane wynikające z faktury korygującej wystawionej przez dostawcę (wraz z dowodem potwierdzającym zwrot towarów, wystawionym przez nabywcę)
a) wartość towarów w cenie zakupu
Ma
„Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”
b) korekta VAT naliczonego przy zakupie
Ma
„VAT naliczony i jego rozliczenie”
c) razem korekta zobowiązania wobec dostawcy (kwota z poz. 4a plus kwota z poz. 4b)
Wn
„Rozrachunki z dostawcami”
5. Stan zapasu towarów ustalony na dzień bilansowy
lub na dzień kończący inny okres sprawozdawczy (np. miesiąc, półrocze) przyjęty do ustalenia zaliczki na podatek dochodowy, w cenach zakupu
Wn
„Towary”
Ma
„Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”Na koniec następnego okresu sprawozdawczego zapas ten przenosi się ponownie w ciężar konta „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu”
