Powypadkowa naprawa samochodu w księgach rachunkowych

Samochody wykorzystywane w przedsiębiorstwie (osobowe, ciężarowe, firmowe, wynajmowane/dzierżawione/leasingowane, a także prywatne służące celom służbowym) uczestniczą w różnego rodzaju kolizjach drogowych. W konsekwencji, w zależności od stopnia doznanych uszkodzeń będą one:

- poddawane naprawom (remontom) powypadkowym w warsztatach samochodowych (względnie wykonywanym we własnym zakresie, samodzielnie przez przedsiębiorcę lub za pośrednictwem jego pracowników)

albo

- w razie gdy przywrócenie ich pierwotnego stanu technicznego okaże się nieopłacalne – likwidowane (przekazane do kasacji i złomowane).

Na okres remontu samochodu, który uległ wypadkowi, warsztaty mogą udostępniać (wynajmować) podmiotowi zlecającemu naprawę powypadkową – pojazdy zastępcze (wystawiana wówczas przez nie faktura będzie obejmowała usługę powypadkowego remontu samochodu oraz wynajmu pojazdu zastępczego na czas naprawy).

Czytaj także: Jak księgować operacje związane z firmowymi samochodami

Odszkodowanie za doznane szkody

Z tytułu doznanej szkody komunikacyjnej spowodowanej niezawinionym (przez przedsiębiorcę-właściciela firmy lub jego pracownika) wypadkiem drogowym, przedsiębiorca będący w nim poszkodowanym może ubiegać się od sprawcy kolizji o odszkodowanie z ubezpieczenia OC. Przy ubieganiu się o takie odszkodowanie, poszkodowany ma – co do zasady – możliwość wyboru sposobu likwidacji szkody. Odszkodowanie ma wyrównać uszczerbek majątkowy powstały w wyniku zdarzenia wyrządzonego szkodą. Celem odszkodowania jest naprawienie szkody, które może nastąpić:

- według wyboru poszkodowanego,

- przez przywrócenie stanu poprzedniego

bądź

- przez zapłacenie odpowiedniej sumy pieniężnej (art. 363 § 1 Kodeksy cywilny; dalej: k.c.).

Naprawienie szkody obejmuje straty, które poszkodowany poniósł oraz korzyści, które mógłby osiągnąć, gdyby mu szkody nie wyrządzono (art. 361 § 2 k.c.) (interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 1 lutego 2018r., nr 0114-KDIP3-1.4011.433.2017.2.ES).

Odszkodowanie to, obejmujące (pokrywające) – w przypadku powypadkowej naprawy samochodu – koszty tej naprawy oraz ew. wynajęcia pojazdu zastępczego (w kwocie netto, powiększonej o ew. VAT naliczony, niepodlegający odliczeniu w całości lub części może zostać wypłacone przez firmę ubezpieczeniową – bez udziału poszkodowanego przedsiębiorcy – bezpośrednio na rachunek bankowy warsztatu remontowego. Potwierdza to wyrok Sądu Okręgowego w Bydgoszczy z 6 lipca 2016r., VIII Ga 76/16 oraz wyrok Sądu Rejonowego w Tychach z 15 maja 2018r., VI GC 4/17/3. Nie dochodzi wówczas do fizycznego przekazania poszkodowanemu przez ubezpieczyciela przysługującego mu odszkodowania, a ewentualna różnica nieobjęta odszkodowaniem w wysokości naliczonego VAT podlegającego odliczeniu będzie dopłacana z kasy lub konta przedsiębiorcy, korzystającego z usług warsztatu. Uwzględnienia przy tym wymaga fakt, że należne od firmy ubezpieczeniowej odszkodowanie, pokrywające wydatki na powypadkowy remont samochodu oraz koszt najmu pojazdu zastępczego może stanowić:

- kwotę netto (w przypadku, gdy poszkodowanemu przedsiębiorcy będzie przysługiwało prawo rozliczenia VAT (odliczenia VAT naliczonego) wynikającego z likwidacji szkody w całości, tj. gdy samochód, który uległ uszkodzeniu używany będzie przez niego wyłącznie do wykonywania czynności opodatkowanych VAT w ramach prowadzonej działalności gospodarczej – art. 86 ust. 1 w zw. z art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a ustawy o VAT),

- kwotę netto powiększoną o VAT naliczony w części (50 proc.) niepodlegającej odliczeniu (w przypadku używania uszkodzonego samochodu do celów mieszanych, tj. zarówno do wykonywania w ramach działalności gospodarczej czynności opodatkowanych VAT, jak i do celów prywatnych przedsiębiorcy – art. 86a ust. 1 i ust. 2 pkt 2 i 3 ustawy o VAT),

- kwotę netto powiększoną o VAT naliczony w części niepodlega- jącej odliczeniu, skalkulowany z uwzględnieniem ograniczeń wyni- kających z art. 86a ust. 1 i ust. 2 pkt 2 i 3 oraz art. 90 ust. 3 ustawy o VAT, obejmujących konieczność zastosowania 50 proc. korekty VAT naliczonego oraz wskaźnika proporcji wstępnej(w przypadku używania uszkodzonego samochodu do celów mieszanych, tj. zarówno do wykonywania w ramach działalności gospodarczej czynności opodatkowanych i zwolnionych od VAT, jak i do celów prywatnych przedsiębiorcy),

- kwotę netto powiększoną o VAT naliczony w części niepodlega- jącej odliczeniu, skalkulowany z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z art. 90 ust. 3 ustawy o VAT, obejmujących konieczność zastosowania wskaźnika proporcji wstępnej (w przypadku używania uszkodzonego samochodu do działalności mieszanej, tj. zarówno do wykonywania w jej ramach czynności opodatkowanych VAT, jak i zwolnionych od VAT),

- kwotę brutto (jeżeli poszkodowany przedsiębiorca będący posiadaczem zniszczonego samochodu w ogóle nie może obniżyć VAT należnego o VAT naliczony, z uwagi na wykonywanie w ramach działalności gospodarczej wyłącznie czynności zwolnionych od VAT).

Jak zaksięgować naprawę

Operacje gospodarcze związane z remontem powypadkowym samochodów użytkowanych w przedsiębiorstwie na podstawie różnych tytułów prawnych wymagają następującego ujęcia w księgach rachunkowych poszkodowanego przedsiębiorcy >patrz tabela obok.

Samochód w leasingu

Przedmiotem kolizji drogowej może być pojazd użytkowany przez firmę na podstawie zawartej uprzednio umowy leasingu operacyjnego lub finansowego. Zgodnie z krajowym standardem rachunkowości nr 5 „Leasing, najem i dzierżawa", w przypadku wygaśnięcia umowy leasingu operacyjnego w wyniku utraty jej przedmiotu (likwidacja samochodu całkowicie zniszczonego w wypadku drogowym), korzystającego obciąża – o ile umowa przewiduje taką opcję – zapłata przewidzianych w niej opłat oraz wartości utraconego przedmiotu leasingu (leasingowanego pojazdu). Kwota tych płatności stanowi dla korzystającego zobowiązanie wobec finansującego, obciążające drugostronnie pozostałe koszty operacyjne (Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne"; Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami").

Jeżeli umowa leasingowa przewiduje obowiązek ubezpieczenia jej przedmiotu z cesją ubezpieczenia na rzecz finansującego, to korzystającemu przysługuje prawo pomniejszenia zobowiązania o odszkodowanie należne finansującemu od firmy ubezpieczeniowej, odnosząc je na pozostałe przychody operacyjne (Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami"; Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne").

Z kolei, w razie wygaśnięcia umowy leasingu finansowego wskutek utraty jej przedmiotu (w efekcie kasacji pojazdu całkowicie zniszczonego w wypadku drogowym), korzystającego obciąża płatność wynikająca z umowy leasingowej. Kwota tej płatności stanowi zobowiązanie wobec finansującego z tytułu wygaśnięcia umowy, obciążające drugostronnie pozostałe koszty operacyjne. Równocześnie zobowiązanie wobec finansującego z tytułu przedmiotu umowy zostaje odpisane na pozostałe przychody operacyjne, zaś wartość netto przedmiotu leasingu – na pozostałe koszty operacyjne.