Przez lata przedsiębiorcy byli przyzwyczajeni do sporządzania sprawozdań finansowych w formie papierowej, podpisywania ich długopisem oraz składania do krajowego rejestru przedsiębiorców na właściwych formularzach.

W celu usprawnienia procesu sprawozdawczości finansowej oraz działalności Krajowego Rejestru Sądowego, wprowadzono nowe zasady związane z przygotowywaniem oraz składaniem sprawozdań finansowych.

Czytaj także: Sporządzanie elektronicznych sprawozdań finansowych spółek za 2018 rok. Na co uważać?

Dokumenty finansowe sporządzone po 1 października 2018 r. przygotowuje się w formie elektronicznej a następnie składa za pośrednictwem repozytorium dokumentów finansowych (RDF). W celu podpisania oraz złożenia dokumentów finansowych wymagane jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego (e-podpisu) zgodnego z algorytmem XAdES lub podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP.

Pomimo, że o nowych zasadach sporządzania oraz składania dokumentów finansowych wiadomo już od dawna r., okazało się że wiele podmiotów jest do tego nieprzygotowanych, , a wdrożenie nowych zasad przysparza im problemów.

Znaczne komplikacje i trudności wynikające ze zmian można zaobserwować w spółkach, w których w skład zarządu wchodzą obcokrajowcy, szczególnie wtedy gdy cały zarząd składa się wyłącznie z obcokrajowców.

Obcokrajowcy bez taryfy ulgowej

Sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności zgodnie z ustawą o rachunkowości jest podpisywane przez wszystkie osoby wchodzące w skład zarządu (tak jak było to dotychczas). Oznacza to, że wszyscy członkowie zarządu muszą posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP. Ustawa o rachunkowości nie nakłada natomiast obowiązku posiadania numeru PESEL przez osoby, które zobowiązane są do podpisania dokumentów finansowych.

To, na jakich zasadach obcokrajowiec może uzyskać podpis elektroniczny, który będzie go uprawniał do podpisania dokumentów finansowych w ramach działania w zarządzie polskiej spółki zależy od wybranego rodzaju podpisu elektronicznego.

Czym jest podpis z profilem ePUAP ...

Pierwsza możliwość to podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP. W celu jego uzyskania obcokrajowiec będący członkiem zarządu musi:

- posiadać numer PESEL,

- wysłać wniosek o potwierdzenie profilu zaufanego, ePUAP oraz

- złożyć osobiście podpis w związku ze złożonym wnioskiem o zarejestrowanie podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP.

Należy zwrócić uwagę, że Profil Zaufany oraz platforma „Obywatel" (udostępniona przez Ministerstwo Cyfryzacji) zapewniająca możliwość sprawdzenia oraz podpisania dokumentów elektronicznie za pomocą podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP obecnie nie posiadają angielskiej wersji językowej, w związku z czym obsługa tego sposobu składania podpisu przez obcokrajowca musiałaby być intuicyjna lub wymaga pomocy osoby posługującej się językiem polskim. To samo dotyczy wiadomości sms z kodami autoryzacyjnymi niezbędnymi do złożenia podpisu tym sposobem.

Atutem podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP jest to, że jego wyrobienie oraz przedłużanie jego ważności nie wiąże się z żadnymi kosztami.

Uzyskanie przez obcokrajowca podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP musi poprzedzać nadanie obcokrajowcowi numeru PESEL. Co do zasady, jego uzyskanie nie jest procesem skomplikowanym i nie podlega opłacie administracyjnej. Należy jedynie ponieść koszty związane z uzyskiwaniem niezbędnych dokumentów załączanych do wniosku. Decydując się na podpis ePUAP i związaną z tym konieczność uzyskania PESEL, trzeba liczyć się z czasem potrzebnym na uzyskanie niezbędnych dokumentów będących załączniki do wniosku oraz nadaniem PESEL przez właściwe organy. Pewnym ułatwieniem jest to, że wniosek o nadanie numeru PESEL może być złożony przez pełnomocnika.

... a czym podpis kwalifikowany

Drugą możliwością dla obcokrajowca jest podpisanie sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego (e-podpisu) zgodnego z algorytmem XAdES.

Dostawcy kwalifikowanych podpisów elektronicznych (e-podpisów) w Polsce umożliwiają uzyskanie takiego podpisu przez obcokrajowca, pomimo nieposiadania przez niego numeru PESEL.

Co do zasady, kwalifikowany podpis elektroniczny wydany na terenie Unii Europejskiej, jak również w państwie spoza UE, powinien być wystarczający do podpisania sprawozdań finansowych. Przed uzyskaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego w innym kraju niż Polska, bardzo ważne jest jednak wcześniejsze zweryfikowanie, czy taki podpis będzie spełniał wszelkie wymogi niezbędne do podpisywania sprawozdań finansowych w Polsce. W pierwszej kolejności dotyczy to państw spoza Unii Europejskiej, bowiem w ramach państw członkowskich ustawodawstwo jest w tym zakresie zharmonizowane (por. rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE). Kwalifikowane podpisy elektroniczne wydane w Unii Europejskiej powinny być zatem akceptowane przy składaniu dokumentów finansowych do repozytorium dokumentów finansowych (RDF).

Uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego (e-podpisu) jak i przedłużenie jego ważności, jest odpłatne.

Ułatwieniem jest fakt, że dostawcy tej usługi oferują obsługę w różnych językach. Istnieje również możliwość dopełnienia formalności związanych z uzyskiwaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego (e-podpisu) za granicą. To ostatnie wiąże się jednak z potwierdzeniem podpisu osoby uzyskującej e-podpis przez notariusza oraz – co do zasady – z uzyskaniem klauzuli apostille.

Jak złożyć dokumenty do RDF

Jak już wspomniano, wszystkie dokumenty finansowe sporządzone po 1 października 2018 r. dla spółek wpisanych do rejestru przedsiębiorców krajowego rejestru sądowego muszą być sporządzane i podpisywane w formie elektronicznej.

Do zgłoszenia załącza się kopie: uchwały o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego, uchwały o zatwierdzeniu rocznego skonsolidowanego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej oraz uchwały o zadysponowaniu wynikiem finansowym za dany rok finansowy. Dokumenty finansowe wraz z załącznikami zgłasza się za pośrednictwem systemu teleinformatycznego – repozytorium dokumentów finansowych (RDF).

Zgłoszenie musi być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, co najmniej jednej osoby fizycznej, której numer PESEL jest ujawniony w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Osobą zgłaszającą może być: osoba uprawniona do reprezentowania podmiotu, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym, albo likwidator.

Nie ma możliwości dokonania zgłoszenia przez osobę, która nie ma ujawnionego w rejestrze przedsiębiorców krajowego rejestru sądowego (widocznego w odpisie aktualnym) numeru PESEL.

W obrocie występuje wiele podmiotów, w których składzie organu zarządzającego są wyłącznie obcokrajowcy. Konsekwencją nowych przepisów jest to, że jeżeli obcokrajowiec – członek zarządu - nie posiada numeru PESEL, to nie będzie on mógł podpisać zgłoszenia. Trzeba przy tym pamiętać, że termin na zgłoszenie dokumentów finansowych wraz z załącznikami do repozytorium dokumentów finansowych (RDF) to 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego przez właściwy organ (zgromadzenie wspólników lub zgromadzenie akcjonariuszy).

Od 1 kwietnia 2019 r. zgłoszenia do KRS mogą być dokonywane również przez adwokata, radcę prawnego lub prawnika zagranicznego, których dane zostały udostępnione sądom i ministrowi sprawiedliwości za pośrednictwem systemu teleinformatycznego przez Naczelną Radę Adwokacką i Krajową Radę Radców Prawnych, o ile w systemie tym ujawniony jest ich numer PESEL oraz posiadają oni odpowiednie pełnomocnictwo dające im umocowanie do dokonania zgłoszenia.

W celu zgłoszenia dokumentów finansowych oraz załączników adwokat, radca prawny lub prawnika zagranicznego musi posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny) lub podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP.

Jest to duże ułatwienie szczególnie dla spółek, w których osoby uprawnione do reprezentowania są co prawda wpisane do rejestru przedsiębiorców krajowego rejestru sądowego, ale nie posiadają numeru PESEL (lub też PESEL nie został on w tym rejestrze ujawniony).

Podsumowując, obcokrajowcy będący członkami zarządów spółek w celu podpisania elektronicznie dokumentów nie muszą specjalnie na tę okoliczność występować o nadanie numeru PESEL, o ile udzielą pełnomocnictwa adwokatowi, radcy prawnemu lub prawnikowi zagranicznemu lub w zarządzie jest przynajmniej jeden członek zarządu lub prokurent, posiadający numer PESEL ujawniony w rejestrze przedsiębiorców (np. obywatel polski, lub inna osoba której nadano numer PESEL) – wtedy taka osoba będzie mogła dokonać zgłoszenia. Numer PESEL będzie jednym z elementów potrzebnych w przypadku gdyby obcokrajowiec będący członkiem zarządu chciał osobiście dokonywać zgłoszenia dokumentów do repozytorium dokumentów finansowych.

Autor jest radcą prawnym, Grupa UHY ECA