Elektroniczna forma sporządzania i składania do KRS rocznych sprawozdań finansowych nie jest już tylko kwestią wygody, ale staje się stopniowo wymogiem ustawowym. Jedna ze zmian legislacyjnych z początku roku wymogła na niektórych spółkach zarządzanych przez cudzoziemców potencjalnie dość kłopotliwe kroki dostosowawcze.
Od 1 października 2018 roku sprawozdania finansowe będą musiały być sporządzane w formie elektronicznej według urzędowego wzoru oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Wynika to będzie z nowego ust. 1f w art. 45 ustawy o rachunkowości, dodanego przez art. 10. ustawy z 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw, który wejdzie w życie właśnie 1 października br.
Co więcej, wskutek zaskakujących zmian, obcokrajowcy (osoby fizyczne) reprezentujący podmioty obowiązane składać sprawozdania do KRS i chcący autoryzować proces składania sprawozdań muszą uzyskać PESEL i zdążyć skutecznie zawnioskować o jego wpisanie do KRS.
Okres przejściowy
Rządowy projekt ww. nowelizacji nie przewidywał, że elektroniczne podpisywanie dokumentów musi być weryfikowalne numerem PESEL widniejącym w KRS. A kwalifikowany podpis elektroniczny można wyrobić na różne dane, w tym z paszportu (ePUAP wymaga posiadania PESEL). Sejm wprowadził jednak poprawki, które osłabiają walor okresu przejściowego obowiązującego od 15 marca br., czyli zasadniczej daty wejścia w życie ustawy z 26 stycznia, do 1 października.
W tym okresie prawie wszystkie podmioty podlegające obowiązkowi składania sprawozdania finansowego mogą to uczynić dwiema elektronicznymi ścieżkami, w tym poprzez złożenie autoryzowanych skanów sprawozdania (art. 19e ustawy o KRS i art. 38 ustawy z 26 stycznia). Niestety, w praktyce, niezależnie od obranej ścieżki, proces musi być autoryzowany kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jednej osoby fizycznej, której numer PESEL widnieje w KRS, będącej członkiem organu uprawnionego do reprezentowania lub wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki osobowej (pomijając przypadki szczególne, np. syndyka).
