Sporządzone i zatwierdzone sprawozdanie finansowe należy opublikować w Krajowym Rejestrze Sądowym. Obowiązek składania sprawozdania finansowego w KRS wynika z wymogów wskazanych w art. 69 ustawy o rachunkowości (uor). Ustawodawca nie przewidział żadnych wyjątków, zatem wszystkie podmioty prowadzące księgi rachunkowe muszą opublikować swoje sprawozdanie w odpowiednim sądzie rejestrowym. Maksymalny termin przewidziany ustawą na złożenie sprawozdania to 15 dni (kalendarzowych) od dnia jego zatwierdzenia. Wśród dokumentów, które należy przedłożyć w KRS, wskazano:

- sprawozdanie finansowe,

- skonsolidowane sprawozdanie finansowe (dla jednostek dominujących),

- opinię biegłego rewidenta (jeżeli sprawozdanie podlegało badaniu),

- odpis uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego,

- odpis uchwały dotyczącej decyzji co do wyniku finansowego,

- sprawozdanie zarządu z działalności (dla spółek kapitałowych, kapitałowo-akcyjnych, TUW, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółdzielni, przedsiębiorstw państwowych i innych podmiotów wskazanych w art. 49 ust. 1 uor).

Dotychczasowa procedura

Sposób składania dokumentacji sprawozdawczej w KRS został sprecyzowany w ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym (art. 19 ustawy o KRS). Podstawową formą złożenia sprawozdania w KRS i dotąd zdecydowanie najbardziej popularną było wypełnienie wniosku na formularzu według określonego wzoru. Alternatywnym sposobem dopuszczonym ustawą było złożenie sprawozdania w formie elektronicznej. W takiej sytuacji wymagany był podpis elektroniczny lub podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP (elektroniczna platforma usług administracji publicznej).

Uwaga! Każdy wniosek o uzupełnienie dokumentacji podlega opłacie, a w przypadku braku jej uiszczenia sąd rejestrowy zwraca wniosek.

Zmiany w przepisach

Aktualizacja przepisów o KRS, obowiązująca od 15 marca br., wprowadza ważne zmiany, w tym szczególnie istotne dla podmiotów prowadzących księgi rachunkowe. Zmieniono bowiem zapisy art. 19 i 19a oraz dodano art. 19d i 19e ustawy o KRS. Wszystkie te artykuły dotyczą składania wniosków o zmianę wpisu w KRS, w tym publikacji dokumentacji sprawozdawczej. Podstawowa zmiana to narzucenie obowiązku składania sprawozdań finansowych drogą elektroniczną – dotychczas była to możliwość. Po zmianach w ustawie przewiduje się dwie metody podpisania takiego wniosku, czyli:

- podpis elektroniczny lub

- podpis profilem ePUAP,

– co nie jest zmianą w stosunku do pierwotnych założeń. Ustawodawca jednak sprecyzował, kto powinien złożyć taki podpis, czyli minimum jedna osoba fizyczna, wskazana do reprezentowania spraw podmiotu. Gdyby wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki nie była osoba fizyczna – wówczas dokument podpisać może osoba fizyczna wyznaczona do reprezentowania spraw podmiotu reprezentującego spółkę składającą wniosek.

Kolejną równie istotną zmianą jest wprowadzenie obowiązku tworzenia sprawozdań finansowych i skonsolidowanego sprawozdania finansowego w formie elektronicznej. Podpis takiego sprawozdania będzie następował również w formie podpisu elektronicznego lub podpisu kwalifikowanego ePUAP. Tym samym, po wprowadzeniu wszystkich zmian opisywaną nowelizacją, przedsiębiorcy będą składać dokumentację sprawozdawczą w formie elektronicznej drogą wniosku elektronicznego. Ponadto, nowelizacja zobowiązuje do dołączenia oświadczenia o tym, że dokumentacja sprawozdawcza spełnia wymogi uor.

Ustawa a rozporządzenie

Zgodnie z przepisami ustawy zmieniającej minister sprawiedliwości przedstawi w drodze rozporządzenia szczegółowe wytyczne co do realizacji nowych przepisów. Na stronie Rządowego Centrum Legislacji dostępny jest projekt rozporządzenia w sprawie sposobu składania zgłoszeń, sposobu i trybu komunikacji ze zgłaszającym oraz sposobu i trybu weryfikacji dołączonych do zgłoszenia dokumentów, który dotyczy opisywanych zmian.

Kluczowe są terminy

Nowelizacja ustawy o KRS co do zasady weszła w życie 15 marca 2018 r. Dotyczy to przede wszystkim drogi składania dokumentacji sprawozdawczej za pomocą portalu elektronicznego. Ustawodawca jednak zrobił kilka odstępstw od tego terminu. Przede wszystkim do 30 września br. podmioty nie są zobligowane do składania sprawozdań w formie elektronicznej. Ustawodawca wymaga na ten moment przesłania jedynie skanu wersji papierowej i zabezpieczenia przygotowanego pliku podpisem elektronicznym lub podpisem ePUAP. Podobnie, do tego czasu odroczono również wymóg elektronicznego potwierdzenia uchwał o zatwierdzeniu sprawozdania oraz decyzji co do wyniku finansowego.

Zdaniem autora

Krzysztof Filipowski, menedżer w Dziale Rewizji Finansowej BDO, biuro w Poznaniu

Opisywana nowelizacja ustawy o KRS zmienia dość diametralnie proces tworzenia i publikowania sprawozdań finansowych. Docelowo całość dokumentacji i jej publikowanie w sądzie rejestrowym będzie opierać się na elektronicznych nośnikach danych. I choć jest to krok w kierunku postępu w dziedzinie archiwizacji dokumentów, to dla podmiotów gospodarczych będzie wiązać się z wieloma praktycznymi wątpliwościami i wyzwaniami. Uspokoić przedsiębiorców może jednak dość długi czas na wdrożenie wszystkich planowanych zmian, co pozwoli większości podmiotów przygotować się do nowych wymogów.