Zmiana zasad zatrudnienia pracownika możliwa jest w drodze wypowiedzenia zmieniającego na podstawie art. 42 k.p., ewentualnie na podstawie porozumienia stron, a także z mocy prawa (wyrok SN z 13 sierpnia 2015 r., II PK 234/14, zob. też postanowienia SN z 27 stycznia 2022 r., II PSK 239/21, z 2 lutego 2021 r., II PSK 27/21, z 19 maja 2020 r., II PK 94/19). Pracodawca, składając wypowiedzenie zmieniające, musi się liczyć z odmową przyjęcia przez pracownika nowych warunków pracy i płacy, zwłaszcza że w praktyce złożenie takiego oświadczenia ma miejsce wtedy, gdy brak jest warunków do zawarcia porozumienia zmieniającego (wyrok SN z 14 grudnia 2016 r., II PK 281/15, odmienność tych sposobów została zaakcentowana też w wyroku SN z 8 kwietnia 1998 r., I PKN 29/98). Pojawiają się jednak przypadki zamiennego stosowania przez pracodawcę tych sposobów i to w tym samym momencie.

Instytucją wypowiedzenia zmieniającego z art. 42 k.p. można objąć zarówno warunki pracy i płacy, jak i jeden z tych elementów treści stosunku pracy. Zmiana musi być jednak istotna, gdyż wszelkie inne modyfikacje warunków zatrudnienia mieszczą się w kręgu uprawnień kierowniczych pracodawcy. Poza tym powinna być ona niekorzystna dla pracownika; poprawa warunków pracy i płacy nie wymaga zastosowania trybu wypowiedzenia. Nie budzi wątpliwości konieczność zastosowania instytucji wypowiedzenia zmieniającego również wtedy, gdy w wyniku wprowadzenia przez pracodawcę nowych zakładowych przepisów płacowych dochodzi do pozbawienia pracowników pewnych przywilejów (np. w zakresie odprawy), wykraczających ponad standardy wynikające z przepisów, a gwarantowanych dotychczas obowiązującymi u tego pracodawcy unormowaniami wewnątrzzakładowymi lub postanowieniami umów o pracę. Rozwiązanie umowy o pracę przez złożenie oświadczenia o jej wypowiedzeniu różni się od wypowiedzenia zmieniającego, które jest czynnością prawną o zamiarze złożonym. Jego głównym celem jest przeobrażenie dotychczasowego stosunku pracy, a celem wtórnym jego rozwiązanie w sytuacji, gdyby pracownik nie wyraził zgody na zmianę. Wystąpienie skutku rozwiązującego wypowiedzenia warunków pracy i płacy uzależnione jest od woli obydwu stron tego stosunku, więc nieuprawnione jest stawianie znaku równości między wypowiedzeniem umowy o pracę a wypowiedzeniem zmieniającym. Skoro celem wypowiedzenia zmieniającego jest zmiana warunków pracy lub płacy dla dalszej kontynuacji zatrudnienia, a rozwiązanie stosunku pracy jest tylko ewentualnym skutkiem nieprzyjęcia przez pracownika proponowanych warunków, to nie można zakładać, że każde wypowiedzenie zmieniające, które napotka na odmowę pracownika, jest równoznaczne z rozwiązaniem stosunku pracy z przyczyn dotyczących pracodawcy. Konieczne jest dokonanie oceny, czy w danej sytuacji zmierza ono zgodnie z jego naturą do kontynuacji stosunku pracy, a jedynie odmowa przyjęcia warunków przez pracownika zaoferowanych warunków pracy i płacy powoduje rozwiązanie tego stosunku, czy treść i okoliczność złożenia propozycji nowych warunków uzasadniają twierdzenie, iż celem pracodawcy było zwolnienie pracownika (postanowienie SN z 23 marca 2021 r., III PSK 42/21, z odwołaniem się do wcześniejszego orzecznictwa w uzasadnieniu, zob. także wyrok SN z 4 marca 2021 r., II PSKP 14/21). Zwrócono także uwagę, że o ile prawo wypowiedzenia definitywnego nie jest ograniczone pozytywnym lub negatywnym katalogiem przyczyn wypowiedzenia, co daje pracodawcy znaczną swobodę powoływania się na zdarzenia czy okoliczności stanowiące w jego przekonaniu uzasadnienie decyzji o wypowiedzeniu, o tyle przyczyny wypowiedzenia zmieniającego zostały bezpośrednio ustawowo ograniczone w art. 42 § 1 k.p. do warunków pracy i płacy, co oznacza, iż swoboda jego decyzji jest ograniczona. W przypadku braku dodatkowych regulacji przedmiotu wypowiedzenia zmieniającego w postanowieniach układu zbiorowego lub dodatkowych klauzul w indywidualnej umowie o pracę należy uznać, że pracodawca nie może dowolnie wykraczać poza granice dopuszczalności wypowiedzenia zmieniającego wyznaczone w przepisach k.p. Wywiedziono z tego, iż zmiana umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony na umowę terminową w następstwie dokonanego wypowiedzenia zmieniającego jest w świetle przepisów k.p. niedopuszczalna (uchwała siedmiu sędziów SN z 28 kwietnia 1994 r., I PZP 52/93). Skutek ustania umowy o pracę w razie odmowy przyjęcia zaproponowanych warunków pracy lub płacy następuje z mocy prawa i niezależnie od intencji pracodawcy, który mógł zmierzać jedynie do zmiany istotnych elementów treści stosunku pracy w trybie wypowiedzenia zmieniającego, a nie do pozbycia się pracownika i rozwiązania umowy o pracę, wynikającego z odmowy pracownika przyjęcia zaproponowanych mu nowych warunków pracy lub płacy. Ewentualna wada w informacji dla pracownika co do takiego skutku nie wpływa na możliwość jego wystąpienia (wyrok SN z 9 lipca 2020 r., III PK 33/19, z powołaniem się na wcześniejsze orzecznictwo w uzasadnieniu).

W orzecznictwie analizowano problem też w kontekście likwidacji stanowiska. Przyjęto, że to, czy występuje potrzeba dokonania przez pracodawcę zmian organizacyjnych, w tym likwidacji stanowiska, należy do autonomii zarządczej pracodawcy i nie podlega ocenie sądu. Zmniejszenie stanu zatrudnienia w zakładzie pracy stanowi uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia, zaś sąd rozpatrujący spory pracownicze nie jest powołany do badania zasadności i celowości zmniejszenia stanu zatrudnienia. Sąd może tylko badać, czy zmiana ta została faktycznie dokonana. Zmiana ta powinna istnieć w chwili dokonania wypowiedzenia, ale jeżeli jest nią likwidacja stanowiska pracy, to wystarczy, iż decyzja o likwidacji jest na tyle zaawansowana realizacyjnie, że nie ma wątpliwości co do jej przeprowadzenia. Likwidacja konkretnego stanowiska pracy, w wyniku której następuje zmiana struktury zakładu pracy powodująca zmniejszenie zatrudnienia, uzasadnia zwolnienie pracownika, który był zatrudniony na tym stanowisku pracy, bez potrzeby oceny przez pracodawcę kwalifikacji itp. zwalnianego pracownika i porównywania go z pracownikami zatrudnionymi na stanowiskach innego rodzaju. Jednak zaznaczono, że potrzeba porównania z innymi pracownikami powstaje wtedy, gdy następuje likwidacja jednego lub kilku spośród większej liczby jednakowych stanowisk i konieczne jest dokonanie wyboru pracowników, z którymi zostanie zakończony stosunek pracy (wyrok SN z 3 listopada 2010 r., I PK 93/10, z odwołaniem się do wcześniejszego orzecznictwa w uzasadnieniu; zob. także potwierdzający to stanowisko wyrok SN z 4 października 2018 r., III PK 97/17 i wyrok z 20 października 2021 r., I NSNc 3/21, gdzie też zauważono, że likwidacja stanowiska w związku z reorganizacją pracodawcy może wymagać wskazania kryteriów doboru pracownika do zwolnienia/wypowiedzenia warunków pracy lub płacy wtedy, gdy w strukturze tej występują dane stanowiska w komórkach organizacyjnych o takim samym zakresie przedmiotowym działalności). W odniesieniu do zmian organizacyjnych przyjęto też, że przyczyna wypowiedzenia warunków pracy i płacy określona przez pracodawcę jako zmiany organizacyjne może uzasadniać wypowiedzenie tylko wówczas, gdy zostanie wykazany przez pracodawcę jego związek przyczynowy z przeprowadzoną reorganizacją (wyrok SN z 5 września 2001 r., I PKN 613/00).

Znaczenie ponadto mają zindywidualizowane okoliczności. Ocena tego, czy przyczyna wypowiedzenia została wskazana pracownikowi właściwie, wymaga rozważenia wszelkich okoliczności każdego konkretnego przypadku. Celem zobowiązania pracodawcy do podania pracownikowi do wiadomości przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę jest umożliwienie mu obrony przed merytorycznie nieuzasadnionym wypowiedzeniem/rozwiązaniem stosunku pracy (postanowienie SN z 12 grudnia 2018 r., III PK 22/18).

W przypadku trwałości zatrudnienia w okresie ciąży zauważono, że zakazy ingerowania w stosunek pracy kobiety w ciąży odnoszą się także do wypowiedzenia zmieniającego, ponieważ przepisy zawierające takie zakazy są „przepisami o wypowiedzeniu umowy o pracę” w rozumieniu art. 42 § 1 k.p. (wyrok SN z 7 października 2020 r., II PK 78/19).