W okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru wynagrodzenia bądź zasiłku chorobowego, tj. zwykle 12 miesięcy przed powstaniem niezdolności do pracy, zdarza się miesiąc nie w pełni przepracowany, za który wypłacono tylko częściowe wynagrodzenie. Wynika to z nieobecności pracownika z różnych przyczyn lub zatrudnienia trwającego tylko przez część miesiąca.

Absencja może być usprawiedliwiona np. chorobą czy urlopem bezpłatnym lub nieusprawiedliwiona, czyli taka, której etatowiec nie wytłumaczył, nie dostarczył dowodów potwierdzających przyczyny niestawienia się w pracy. Miesiąc z taką nieobecnością traktujemy szczególnie przy obliczaniu podstawy świadczenia chorobowego.

Uzupełnić czy nie

Ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 159) stanowi, że bazę zasiłku chorobowego oblicza się, dzieląc wynagrodzenie osiągnięte przez pracownika za 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia choroby przez liczbę miesięcy, w których zostało ono osiągnięte, uzyskując w ten sposób przeciętne miesięczne pobory. Jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem roku, podstawę zasiłku ustala się z krótszego okresu. Stanowi ją wówczas średnie miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia. Należy zliczyć wynagrodzenia wypłacone za liczbę miesięcy (pełne miesiące zatrudnienia) i sumę podzielić przez liczbę tych miesięcy (nie przez 12).

W okresie, z którego kalkuluje się podstawę zasiłkową, może wystąpić miesiąc/miesiące, za który etatowcowi wypłacono niższą pensję, gdyż był nieobecny. Co zrobić z takim miesiącem? Należy przede wszystkim sprawdzić:

Z różnymi kwotami

Zatem pierwszy krok to sprawdzenie, ile dni faktycznie etatowiec przepracował w takim miesiącu w stosunku do liczby dni, które normalnie powinien przepracować. Za dni przepracowane uznaje się też urlop wypoczynkowy. Są to także inne dni niewykonywania pracy, ale płatne, czyli takie, za które przysługuje wynagrodzenie, np. urlop okolicznościowy, dni opieki nad dzieckiem do 14 lat. Jeżeli okaże się, że podwładny przepracował mniej niż połowę ze swojego czasu pracy, ale z powodów usprawiedliwionych, taki miesiąc wyłączamy z obliczeń. Taka sytuacja nie wpłynie więc negatywnie na rachunek chorobowy. Po prostu przez mniejszą liczbę miesięcy podzieli się sumę wynagrodzeń (z wyłączeniem tego wynagrodzenia częściowego).

Inaczej będzie, gdy ktoś przepracował co najmniej połowę czasu pracy. Wówczas taki miesiąc przyjmuje się do podstawy zasiłkowej, a wynagrodzenie uzupełnia. Przy stałej miesięcznej stawce uzupełnienie polega na przyjęciu kwoty pensji według umowy o pracę, czyli pełną stawkę za miesiąc pracy. W uzupełnieniu chodzi bowiem o ustalenie pensji, jaką zatrudniony by uzyskał, gdyby nie miał nieobecności i pracował pełny miesiąc. Wynagrodzenie w stałej stawce godzinowej traktuje się jako stałe. Oznacza to, że uzupełnienie polega wtedy na przemnożeniu tej stawki za godzinę pracy przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w tym miesiącu (nominał czasu pracy).

Z kolei wynagrodzenie miesięczne zmienne, które etatowiec osiągnąłby, gdyby pracował cały miesiąc, ustala się:

? ?dzieląc wynagrodzenie osiągnięte za przepracowane dni robocze przez liczbę dni, w których je osiągnięto, i mnożąc przez liczbę dni, które musiał przepracować w miesiącu – jeżeli przepracował choćby jeden dzień,

? ?przyjmując kwotę zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości wypłaconej za ten miesiąc zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku w zakładzie, w którym przysługuje zasiłek chorobowy – jeżeli pracownik nie osiągnął w miesiącu żadnego wynagrodzenia.

Przykład

Zatrudniony od 16 września ?2013 r. ma wynagrodzenie akordowe. Zachorował w kwietniu br. Podstawę wymiaru należnego mu wynagrodzenia chorobowego stanowi przeciętna miesięczna pensja wypłacona od października do marca. W grudniu pracownik chorował pięć dni, a przez trzy dni opiekował się chorym dzieckiem (zasiłek opiekuńczy). W tym miesiącu miał 20 dni pracy, ?a przepracował tylko 12 dni i jego przychód za ten miesiąc wyniósł 1958,20 zł. Wynagrodzenie należy uzupełnić, czyli zapewnić takie, jakie pracownik osiągnąłby, gdyby świadczył obowiązki przez wszystkie dni robocze. Wynosi ono:

1958,20 zł – 13,71 proc. ?= 1689,73 zł – wynagrodzenie ?po odliczeniu części składkowej finansowanej przez pracownika,

1689,73 zł : 12 dni = 140,81 zł ?x 20 dni = 2816,20 zł.

To wynagrodzenie za grudzień należy przyjąć, licząc podstawę wymiaru chorobowego.

Zmienne składniki, takie jak premie czy nagrody, uzupełnia się pod warunkiem, że według wewnętrznych przepisów płacowych zmniejsza się je za okresy usprawiedliwionej nieobecności w sposób proporcjonalny do tych okresów. Natomiast bez uzupełniania, w wysokości faktycznie wypłaconej, przyjmuje się te składniki, które redukuje się za okresy pobierania chorobowego, ale w inny sposób niż proporcjonalnie lub wtedy, gdy przepisy płacowe jednoznacznie nie określają metody zmniejszania wysokości składnika >patrz ramka: Bez dodawania.

Nieobecny w firmie

Podsumowując dni, które etatowiec musiał przepracować w miesiącu, nie należy uwzględniać tych z nieusprawiedliwioną nieobecnością. Gdy wynagrodzenie za część miesiąca obniża się z takich przyczyn, do podstawy zasiłkowej przyjmuje się wynagrodzenie osiągnięte w tym miesiącu, bez uzupełniania jego wysokości za dni absencji ?w pracy bez wytłumaczenia.

Przykład

Przyjmujemy stan faktyczny ?z poprzedniego przykładu. Załóżmy, że w grudniu, za który .

pensję należało uwzględnić ?w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego, pracownik oprócz ośmiu dni uzasadnionej absencji miał jeszcze dwa dni nieusprawiedliwione, a jego wynagrodzenie za dziesięć dni aktywności wyniosło 1758,20 zł. Zatem wynagrodzenie, które osiągnąłby za pracę we wszystkie dniówki robocze, po uzupełnieniu wynosi:

1758,20 zł – 13,71 proc. ?= 1517,15 zł; 1517,15 zł : 10 dni x 18 dni = 2730,78 zł

Tu faktyczne wynagrodzenie mnoży się przez nominał pomniejszony o dni nieusprawiedliwionej nieobecności, a nie przez liczbę dni przypadających do przepracowania w grudniu, ?czyli 20. Tym samym uzupełnia się tylko o wynagrodzenie ?za dni usprawiedliwionej absencji.

Nawet jeśli z powodów niewytłumaczonych podwładnego nie byłoby w firmie przez co najmniej połowę jego czasu pracy, takiego miesiąca nie wyłącza się z podstawy chorobowego. Do wyliczenia przyjmuje się ten miesiąc i wynagrodzenie faktycznie wypłacone, bez dopełniania. Tym samym taki miesiąc zaniża podstawę chorobowego.

Jak postąpić

Jeżeli w okresie branym do obliczenia podstawy etatowiec ?nie osiągnął wynagrodzenia wskutek usprawiedliwionej ?nieobecności, przy jej ustalaniu:

Bez dodawania

Bez uzupełniania przyjmuje się dodatki za pracę w nocy, ?wynagrodzenie z dodatkami za pracę w godzinach nadliczbowych oraz inne elementy płacowe, które nie przysługują za cały miesiąc. Pracownik zarabia je w określonych okolicznościach i mogą przypaść w różnych częściach miesiąca.