Podstawę do naliczenia zasiłku chorobowego dla pracownika ustala się jako przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone mu za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających ten, w którym stał się niezdolny do pracy. Przy krótszym okresie zatrudnienia, średnią liczy się z pensji za pełne kalendarzowe miesiące ubezpieczenia.
Za każdy dzień tej niezdolności pracownik dostaje 1/30 część miesięcznej podstawy wymiaru zasiłku. Przy czym ta podstawa może się różnić w zależności od różnych okoliczności i wynosi od 70 do 100 proc.
Wynagrodzenie, które uwzględnia się, licząc zasiłek, to przychód etatowca stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych składek na ubezpieczenia społeczne, finansowanych przez pracownika (emerytalnej, rentowej i chorobowej). Zatem nie tylko wynagrodzenie zasadnicze stanowi podstawę zasiłku. Wlicza się do niej też inne oskładkowane składniki płacowe – m.in. premie, nagrody i dodatki. Jednak pod warunkiem, że pracownik nie ma do nich prawa w okresie pobierania świadczeń chorobowych zgodnie z obowiązującymi w firmie przepisami płacowymi ?(art. 41 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, tekst jedn. DzU ?z 2014 r., poz. 159; dalej ustawa zasiłkowa).
Za miesiąc, rok lub kwartał
Premie oraz inne składniki pensji (nagrody, dodatki), które przysługują za okresy miesięczne, uwzględnia się w podstawie zasiłku w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których liczy się tę podstawę.
Z kolei składniki należne za okresy kwartalne dolicza się do podstawy zasiłku w wysokości 1/12 kwot, jakie pracownik otrzymał za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym stał się niezdolny do pracy. Natomiast premie, nagrody i dodatki wypłacane za okresy roczne uwzględnia się w wysokości 1/12 kwoty wypłaconej za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała ta niezdolność (art. 42 ust. 1 – 3 ustawy zasiłkowej). Analogiczne zasady należy stosować w odniesieniu do składników wynagrodzenia wypłacanych za inne okresy.
Do określonego terminu
W praktyce nierzadko się zdarza, że pracodawca zmienia funkcjonujące ?w firmie zasady wynagradzania albo wprowadza składnik wynagrodzenia, z góry określając okres, na jaki go przyznaje. Należy wtedy pamiętać, że składniki płacy przysługujące – w myśl umowy o pracę – tylko do określonego terminu, można wliczać do podstawy wymiaru zasiłku tylko do upływu tego terminu.
Zasada ta ma odpowiednie zastosowanie, gdy zatrudniający podejmie decyzję, że zaprzestaje wypłaty składnika wynagrodzenia. Odstępstwem od konieczności wyłączania takiego składnika jest sytuacja, gdy zostaje on w całości lub ?w części wliczony do innego lub zamieniony na inny składnik pensji (art. 41 ust. 2 i 3 ustawy zasiłkowej).
Przykład 1.
Od stycznia 2014 r. spółka zaprzestała wypłacać premie roczne i kwartalne (uwzględniane do tej pory w podstawie wymiaru zasiłku). Wprowadzono odpowiednie zmiany ?do regulaminu wynagradzania i zawarto indywidualne porozumienia zmieniające ?z pracownikami. Premie te nie zostały włączone do innego elementu płacy, nie zamieniono ich też na inny składnik. Pan Karol, pracownik objęty tymi zmianami, korzystał ze zwolnienia lekarskiego na dziecko. Nabył prawo do zasiłku opiekuńczego za okres ?od 3 do 7 marca 2014 r. Podwładny sam chorował w grudniu 2013 r. Przysługujące ?mu wówczas wynagrodzenie chorobowe (w wysokości 80 proc. podstawy) zostało wyliczone z podstawy 4292,21 zł. Kwota ta wynikała z wypłaconego pracownikowi wynagrodzenia za okres od grudnia 2012 r. do listopada 2013 r. oraz premii kwartalnych ?i rocznej.
Podstawę wymiaru świadczenia chorobowego należnego za grudzień ub.r. ustalono ?w następujący sposób:
- przeciętne miesięczne wynagrodzenie:
(3600 zł – 13,71 proc.) + (3800 zł – 13,71 proc.) x 6 m-cy + (4100 zł – 13,71 proc.) ?x 5 m-cy = 3106,44 zł + 19 674,12 zł + 17 689,45 zł = 40 470,01 zł : 12 = 3372,50 zł
- 1/12 kwot premii kwartalnych wypłaconych za III, II i I kwartał 2013 r., oraz za IV kwartał 2012 r.:
(8190 zł – 13,71 proc.) : 12 = 588,93 zł
- 1/12 kwoty premii rocznej wypłaconej za 2012 r.:
(4600 zł – 13,71 proc.) : 12 = 330,78 zł
- podstawa wymiaru zasiłku:
3372,50 zł + 588,93 zł + 330,78 zł = 4292,21 zł
- kwota świadczenia chorobowego (80 proc.) za jeden dzień:
4292,21 x 80 proc. = 3433,77 zł : 30 = 114,46 zł.
Ponieważ między wynagrodzeniem chorobowym a zasiłkiem opiekuńczym przerwa trwała tylko 2 miesiące kalendarzowe (styczeń i luty br.), to zgodnie z art. 43 ustawy zasiłkowej, podstawy wymiaru tego drugiego świadczenia nie ustala się na nowo. Nie oznacza to jednak, że nie zmieni się jej wysokość. Przepis ten oznacza tylko tyle, że pracodawca nie powinien naliczać podstawy z nowego okresu, ale z tego samego, z którego ustalił ją do naliczenia wynagrodzenia chorobowego należnego w grudniu. Jednak ze względu na zmianę regulaminu musi z niej wyłączyć składniki, których wypłaty zaprzestano, a więc premie kwartalne oraz roczną. Nie włączono ich bowiem do innych elementów płacy ani nie zamieniono ich na inne składniki. W efekcie podstawa wymiaru zasiłku opiekuńczego należnego pracownikowi w marcu wyniesie 3372,50 zł, a kwota świadczenia za jeden dzień – 89,93 zł, co wynika z wyliczenia:
- podstawa wymiaru:
4292,21 zł – 588,93 zł – 330,78 zł = 3372,50 zł
- podstawa wymiaru:
(3372,50 zł x 80 proc.) = 2698 zł
- kwota zasiłku za jeden dzień:
(2698 zł : 30) = 89,93 zł.
Prawo jest, wypłaty brak
Ponieważ wypłata składnika wynagrodzenia, jakim jest premia, z reguły obwarowana jest spełnieniem kryteriów jej przyznania, pojawia się wątpliwość, jak postąpić w sytuacji, kiedy np. premia roczna za miniony rok nie przysługuje, ponieważ pracownik nie spełnił kryteriów jej otrzymania. W tym przypadku nie jest składnikiem, który przysługiwał tylko do określonego terminu, ani którego wypłaty zaprzestano po zmianie wewnętrznych przepisów.
Sposób postępowania w takiej sytuacji zależy od tego, czy pracownik stanie się niezdolny do pracy w bieżącym roku po przerwie dłuższej, czy też krótszej niż ?3 kalendarzowe miesiące.
Przykład 2.
Odnosząc się do sytuacji z przykładu 1., przyjmijmy, że od stycznia 2014 r. pracodawca zaprzestał wypłacania premii kwartalnej, pozostawiając jedynie premię roczną. Jednocześnie w styczniu br. do działu personalnego wpłynęła informacja, że premia roczna za miniony 2013 r. pracownikom nie przysługuje z powodu niespełnienia kryteriów jej uzyskania. ?Czy w takiej sytuacji w podstawie wymiaru zasiłku należy uwzględnić premię roczną za rok poprzedni, tj. 2012?
Z pewnością z podstawy zasiłków należnych w styczniu i później trzeba wyłączyć premie kwartalne, jako składnik, którego wypłaty zaprzestano. Nie można jednak pomijać premii rocznej. Ona nadal pracownikom przysługuje, nie należy się jedynie za 2013 r. z powodu niespełnienia kryteriów.
W tej sytuacji nie będzie jednak miał zastosowania art. 42 ust. 5 ustawy zasiłkowej. Stanowi on, że jeżeli składnik wynagrodzenia (np. premia roczna) uwzględniany ?w podstawie wymiaru zasiłku nie zostanie wypłacony do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków, zasiłek należy liczyć z uwzględnieniem tego składnika w wysokości wypłaconej za poprzedni okres. Ten przepis ma zastosowanie, jeśli składnik pensji przysługuje, ale z różnych powodów – np. ustalonego terminu wypłaty – pracownik go jeszcze nie otrzymał. Nie należy tak robić, gdy składnik płacy za miniony okres nie przysługuje. Jeżeli zatem premia roczna nie przysługuje za okres, z którego uwzględnia się ją w podstawie wymiaru zasiłku, podstawę tę ustala się bez tego składnika.
Oznacza to, że ustalaną w 2014 r. podstawę wymiaru zasiłków dla pracowników, pracodawca powinien ustalać bez premii rocznej. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy zatrudniony ma otrzymać zasiłek po przerwie krótszej niż 3 kalendarzowe miesiące od pobierania ostatniego świadczenia. W takiej sytuacji podstawy zasiłku nie ustala się z nowego okresu, a przyjętej wcześniej części premii rocznej nie należy z niej wyłączać. Ponieważ pracodawca nie zaprzestał wypłacania premii rocznej, nadal należy ją wliczać do podstawy wymiaru zasiłku. Nie można bowiem traktować jej jako składnika, którego wypłaty zaprzestano, a co za tym idzie – wyłączać z podstawy. Bez znaczenia przy tym pozostaje fakt, że premia roczna za 2013 r. nie przysługuje.
Pan Karol (z przykładu 1.) nabył prawo do zasiłku opiekuńczego w marcu 2014 r., ?po przerwie w niezdolności do pracy trwającej krócej niż 3 kalendarzowe miesiące. ?Przy założeniu, że nie przysługuje mu premia roczna za 2013 r. z powodu niespełnienia kryteriów, podstawa wymiaru przysługującego mu w marcu świadczenia wynosić będzie 3703,28 zł, a jego dzienna stawka to 98,75 zł, co wynika z wyliczenia:
- podstawa wymiaru zasiłku po wyłączeniu premii kwartalnej:
4292,21 zł – 588,93 zł = 3703,28 zł
- podstawa wymiaru:
3703,28 zł x 80 proc.) = 2962,62 zł
- kwota zasiłku za jeden dzień:
2962,62 zł : 30 = 98,75 zł.
Gdyby pan Karol przyniósł zwolnienie lekarskie dopiero w kwietniu 2014 r. (po przerwie obejmującej 3 kalendarzowe miesiące), podstawę wymiaru zasiłku stanowiłoby przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone mu za okres od kwietnia 2013 r. do marca 2014 r. ?bez premii rocznej.