ZUS przychodzi do przedsiębiorców najczęściej na zaplanowane wcześniej kontrole. Zdarzają się jednak także kontrole interwencyjne, gdy sygnał o nieprawidłowościach w naliczaniu i odprowadzaniu składek przez danego przedsiębiorcę trafił do ZUS od pracownika czy inspekcji pracy.

Inspektor w czasie kontroli bada w pierwszej kolejności, czy przedsiębiorca w odpowiednich terminach zgłosił do ubezpieczeń społecznych i do ubezpieczenia zdrowotnego wszystkie osoby, które powinien, oraz obliczył składki w prawidłowej wysokości.

W czasie kontroli przedsiębiorca ma obowiązek udostępnić inspektorowi ZUS wszelkie dokumenty na temat ubezpieczenia, a także na prośbę inspektora przygotować ich kserokopie.

Krok 1. Ustal, czy zawiadomienie jest prawidłowe

Przepisy chroniące przedsiębiorców przed niezapowiedzianymi kontrolami zawarte są w art. 77 i następnych ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. W myśl tych przepisów każda kontrola, nie tylko zresztą ZUS, nie może rozpocząć się wcześniej niż po upływie 7 dni od odebrania przez przedsiębiorcę zawiadomienia w tej sprawie. Doręczenie zawiadomienia o kontroli odbywa się najczęściej pocztą za potwierdzeniem odbioru, ale może zostać wykonane osobiście przez inspektora kontroli ZUS.

Zgodnie z art. 79 ust. 6 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli, poza wskazaniem organu, który przyjdzie na kontrolę, zawiera także jej zakres, np. lata, za które będzie sprawdzana prawidłowość opłacenia składek.

W wyjątkowych sytuacjach, gdy przedsiębiorca nie odbiera kierowanych do niego zawiadomień o kontroli, i nie ma go w miejscu zamieszkania lub zameldowania będącego siedzibą firmy lub miejscem prowadzenia działalności, ZUS może przeprowadzić kontrolę bez spełnienia przesłanki wcześniejszego zawiadomienia przedsiębiorcy o kontroli.

Krok 2. Sprawdź inspektora

Przed rozpoczęciem kontroli inspektor musi przedstawić kontrolowanemu legitymację służbową oraz upoważnienie do przeprowadzenia kontroli wystawione przez Głównego Inspektora Kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (lub umocowanego przez niego inspektora kontroli ZUS). To upoważnienie zawiera informację na temat kontrolera i przedsiębiorstwa, które ma sprawdzić, a także zakres dokumentów, jakimi będzie się on interesował. Upoważnienie zawiera także informacje o spodziewanym okresie trwania tej kontroli. Dokument, który nie spełnia powyższych wymagań, nie stanowi podstawy do przeprowadzenia kontroli, a zakres kontroli nie może wykraczać poza ten, który został wskazany w upoważnieniu.

Kontrolowany przedsiębiorca – jeśli sam nie będzie uczestniczył w kontroli – ma obowiązek ustanowić swojego reprezentanta, który powinien posiadać pisemne pełnomocnictwo do reprezentowania jego interesów. W razie nieobecności płatnika składek, a także jego reprezentanta, inspektor nie może rozpocząć kontroli.

Ważne

Przed podjęciem działań inspektor kontroli ZUS ma obowiązek poinformować kontrolowanego przedsiębiorcę lub osobę, wobec której podjęto czynności kontrolne, o jego prawach i obowiązkach w trakcie kontroli.

Krok 3. Pilnuj, by nie przekroczono terminów

Wszczęcie kontroli następuje z chwilą doręczenia upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Ma to o tyle istotne znaczenie, że ustawa o swobodzie gospodarczej limituje czas trwania kontroli w zależności od liczy zatrudnianych pracowników czy rozmiarów prowadzonej działalności.

Kontrola przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać terminów zawartych w art. 83 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, czyli:

- w przypadku mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych,

- małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych,

- średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych,

- pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.

Zgodnie z art. 104 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej za mikroprzedsiębiorcę uważa się przedsiębiorcę, który co najmniej w jednym z dwóch ostatnich lat zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz osiągnął roczny obrót netto nieprzekraczający 2 milionów euro. Zgodnie z art. 105 ustawy za małego przedsiębiorcę uważa się przedsiębiorcę, który co najmniej w jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniał średniorocznie mniej niż 50 pracowników oraz osiągnął roczny obrót netto nieprzekraczający 10 milionów euro.

Krok 4. Przygotuj pomieszczenie

Przedsiębiorca ma obowiązek zapewnić oddzielne pomieszczenie, w którym inspektor będzie mógł w spokoju badać dokumenty składkowe. Jeśli kontrola w budynku przedsiębiorstwa lub w miejscu prowadzenia działalności nie będzie możliwa, wówczas nawet bez zgody przedsiębiorcy kontrola może zostać przeprowadzona w oddziale ZUS.

Jest to możliwe, gdy wyznaczone przez przedsiębiorcę pomieszczenie nie spełnia warunków technicznych (w szczególności: brak miejsca do pisania, siedzenia, niska temperatura, nie jest zabezpieczone przed hałasem, stwarza zagrożenie dla życia lub zdrowia), lub też nie ma ono zabezpieczenia przed uszkodzeniem lub zniszczeniem oraz dostępem do dokumentacji przez osoby nieuprawnione.

Krok 5. Zapoznaj się z protokołem

Po zakończeniu sprawdzania rozliczeń przedsiębiorcy inspektor opisuje ustalenia kontroli w protokole i dołączonych do niego załącznikach. Wynika z nich wysokość niedopłat lub nadpłat na poszczególne ubezpieczenia.

Zgodnie z art. 91 ust. 3 i 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych płatnik składek ma prawo w terminie 14 dni od daty otrzymania protokołu złożyć pisemne zastrzeżenia do jego ustaleń, wskazując równocześnie stosowne środki dowodowe, a inspektor kontroli ZUS ma obowiązek rozpatrzyć zgłoszone zastrzeżenia i w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne. O sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń płatnika składek informuje się na piśmie.

Po upływie terminu do wniesienia zastrzeżeń na podstawie art. 50 ust. 2m pkt 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych w pierwszej kolejności płatnik składek w terminie 30 dni od otrzymania protokołu kontroli jest zobowiązany do złożenia dokumentów korygujących lub brakujących.

W przypadku niewywiązania się z nałożonego obowiązku Zakład Ubezpieczeń Społecznych wydaje decyzję. Wydanie decyzji następuje w terminie jednego lub dwóch miesięcy. Płatnik składek na podstawie art. 50 ust. 2m pkt 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych jest zobowiązany do złożenia dokumentów korygujących lub brakujących w terminie 30 dni od daty uprawomocnienia się decyzji.

Podstawa prawna: