Kapitał początkowy ZUS ustala dla każdej osoby urodzonej po 31 grudnia 1948 r., która opłacała składkę na ubezpieczenie społeczne bądź za którą opłacał ją płatnik składek. Ustala się go również dla tych spośród ubezpieczonych urodzonych po 31 grudnia 1948 r. a przed 1 stycznia 1969 r., którzy mają możliwość skorzystać z przyznania emerytury na dotychczasowych zasadach (art. 173 ust. 1 – 1b ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 153, poz. 1227 ze zm., dalej ustawa emerytalna).

Kapitał ten oblicza się również dla osób urodzonych przed 1 stycznia 1949 r., które po 31 grudnia 2008 r. wystąpiły lub wystąpią z wnioskiem o emeryturę po ukończeniu powszechnego wieku emerytalnego (dla kobiet – 60 lat, a dla mężczyzn – 65 lat), jeśli będą wnioskować o ustalenie emerytury na nowych zasadach i gdy tak naliczone świadczenie będzie wyższe niż ustalone na dotychczasowych zasadach (art. 55 ustawy emerytalnej).

Obowiązki płatnika

W praktyce realizacja powyższego obowiązku wynikającego z art. 175 ustawy emerytalnej spada na pracodawcę i sprowadza się do wykonania następujących czynności:

1) zawiadomienia ubezpieczonego o wskazanym przez ZUS terminie złożenia dokumentacji i wezwania go, by dostarczył ją płatnikowi,

2) wystawienia dokumentu niezbędnego do ustalenia kapitału początkowego, tj. zaświadczenia potwierdzającego przebyte u płatnika przypadające przed 1 stycznia 1999 r. okresy składkowe i nieskładkowe oraz wysokość podstawy wymiaru składek,

3) poinformowania ubezpieczonego o posiadanej dokumentacji,

4) przejęcia dokumentacji od ubezpieczonego, zabezpieczenia jej i przesłania do ZUS w ustalonym terminie,

5) udzielenia mu informacji o innych miejscach przechowywania dokumentacji służącej do ustalenia kapitału,

6) sporządzenia listy imiennej ubezpieczonych, od których płatnik zebrał dokumentację,

7) podania na wniosku ubezpieczonego o ustalenie kapitału początkowego danych identyfikacyjnych płatnika (NIP, REGON).

Pracodawca (płatnik składek) nie ma obowiązku wypełnić za ubezpieczonego wniosku o ustalenie kapitału początkowego ani kwestionariusza dotyczącego okresów składkowych i nieskładkowych. Druki te powinien wypełnić ubezpieczony i przedłożyć pracodawcy wraz z dokumentami od innych pracodawców.

Gdy było kilka firm

Ubezpieczony, który otrzymał wezwanie dostarczenia dokumentacji równocześnie od więcej niż jednego pracodawcy albo do 31 grudnia 1998 r. podlegał ubezpieczeniu u więcej niż jednego płatnika składek powinien zwrócić się do pozostałych płatników składek o wydanie dokumentacji i przekazać ją temu płatnikowi, od którego dostał pierwsze wezwanie. Natomiast ubezpieczeni, którzy sami zgłaszają wniosek o kapitał początkowy, samodzielnie muszą skompletować całość dokumentacji i przedkładają ją we właściwym organie rentowym.

Ponieważ przepisy regulujące zasady postępowania w sprawach emerytalno-rentowych nie zawierają warunku, aby zainteresowany osobiście załatwiał sprawy dokumentowania stażu pracy i zarobków, należy uznać, że dopuszczone jest załatwianie tych spraw korespondencyjnie. Dokumentem uwierzytelniającym prośby skierowane do byłych zakładów pracy o wydanie zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach jest kopia pisma ZUS w sprawie dostarczenia dokumentacji dla potrzeb ustalenia kapitału początkowego.

Praca to przeszłość

Osoby, które nie podlegają ubezpieczeniu emerytalnemu, samodzielnie zgłaszają wniosek o ustalenie kapitału początkowego wraz z dokumentacją w ZUS właściwym ze względu na swoje miejsce zamieszkania. Są to osoby:

- niepozostające aktualnie w ubezpieczeniu społecznym,

- zatrudnione przez płatnika składek będącego osobą fizyczną, który nie wypłaca świadczeń z ubezpieczenia społecznego,

- wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub zlecenia oraz współpracujące przy realizacji takich kontraktów,

- pobierające zasiłki stałe lub gwarantowane zasiłki okresowe z pomocy społecznej,

- pobierające zasiłek dla bezrobotnych lub stypendium z powiatowego urzędu pracy.

Ci, którzy indywidualnie opłacali składkę na ubezpieczenie społeczne oraz osoby, które współpracowały przy prowadzeniu działalności gospodarczej, powinny podać w kwestionariuszu dotyczącym okresów składkowych i nieskładkowych (formularz ZUS Rp-6) okres prowadzenia działalności lub współpracy przy biznesie, rodzaj działalności oraz adres jej prowadzenia, numer NKP (Numer Konta Płatnika) i adres ZUS, do którego opłacane były składki przed 1999 r. Na podstawie tych informacji ZUS ustali okres ubezpieczenia społecznego i podstawę wymiaru składek na to ubezpieczenie.

Wniosek po terminie

Jeżeli ubezpieczony nie przedstawi pracodawcy (płatnikowi składek) dokumentów niezbędnych do ustalenia kapitału początkowego lub złoży niekompletną dokumentację, płatnik powinien przekazać ją do ZUS wraz z odpowiednią informacją w tej sprawie.

Gdy ubezpieczony – mimo wezwania ZUS – nie przedłoży dodatkowych dokumentów, ten ustali mu kapitał początkowy na podstawie dokumentacji przekazanej przez płatnika. Nie ma bowiem obowiązku prowadzenia w takiej sytuacji postępowania wyjaśniającego.

Przepisy dopuszczają również możliwość przekazania przez ubezpieczonego dokumentacji bezpośrednio do ZUS. Musi on wtedy poinformować o tym fakcie pracodawcę.

Przykład

Pracodawca otrzymał z ZUS wezwanie do złożenia dokumentów do obliczenia kapitału początkowego osobom urodzonym po 31 grudnia 1948 r., w terminie do końca grudnia 2012 r.

Z powodu trudności w uzyskaniu przez pracowników niezbędnej dokumentacji obawiał się, że nie uda mu się wywiązać z obowiązku złożenia jej w wyznaczonym terminie do ZUS. Płatnik zwrócił się więc do ZUS z prośbą o przesunięcie wyznaczonego pierwotnie terminu. ZUS odsunął datę przekazania dokumentacji.

Niektóre zarobki ustali ZUS

Organ rentowy właściwy ze względu na miejsce wykonywania pracy (siedzibę firmy) lub miejsce wykonywania pracy danej osoby posiada dokumentację tych zakładów pracy i instytucji, które przed 1999 r. rozliczały składki na ubezpieczenie społeczne za zatrudnionych pracowników w imiennych deklaracjach.

W takiej sytuacji ZUS potwierdza okresy opłacania składek oraz wysokość podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne na podstawie posiadanych akt, w tym deklaracji rozliczeniowych, protokołów z kontroli lub kopii decyzji o podleganiu lub niepodleganiu ubezpieczeniu oraz zapisów na koncie płatnika składek.

O potwierdzenie okresów ubezpieczenia oraz podstawy wymiaru składek należy występować do tego oddziału lub inspektoratu ZUS, na terenie którego miał siedzibę zakład pracy (firma) lub zamieszkiwała osoba prowadząca, jeżeli w miejscu zamieszkania prowadziła działalność gospodarczą.

Aby ZUS mógł potwierdzić okresy podlegania ubezpieczeniu, opłacania składek na ubezpieczenie społeczne oraz podstawę wymiaru składek, ubezpieczony musi podać w kwestionariuszu ZUS Rp-6:

- jeśli był to pracownik – okres pracy, nazwę zakładu pracy lub nazwisko pracodawcy i adres byłego miejsca pracy oraz NKP (Numer Konta Płatnika), jeżeli jest mu znany, a jeżeli pracował w spółce cywilnej – jej nazwę oraz imiona i nazwiska wspólników,

- gdy była to osoba prowadząca działalność, współpracująca przy prowadzeniu działalności lub wykonująca wolny zawód – okres prowadzenia działalności i adres, pod którym była zarejestrowana oraz NKP.

Wraz z podaniem o emeryturę

Ostatecznym terminem, w którym zainteresowany może złożyć dokumenty do ustalenia kapitału początkowego, jest moment składania wniosku o emeryturę.

Tak więc osoby, które jeszcze nie skompletowały pełnej dokumentacji w tym zakresie, tak naprawdę mogą złożyć wniosek o naliczenie kapitału w dowolnym dla siebie terminie.

ZUS ma obowiązek go przyjąć i rozpatrzyć w każdym czasie, a więc także w 2012 r. i w latach następnych – analogicznie jak w przypadku wniosku o emeryturę i rentę.