Kiedy płacić składki ZUS od trzymiesięcznego zlecenia

- Zawarliśmy trzymiesięczne zlecenie płatne jednorazowo po jego zakończeniu. Umowa trwa od 1 sierpnia do 31 października, a cała należna kwota ma być uregulowana do 15 listopada 2012 r. Czy w takiej sytuacji składki społeczne i zdrowotną od tej umowy musimy wykazywać i opłacać co miesiąc w wysokości jednej trzeciej? Jakie dokumenty trzeba złożyć do ZUS? – pyta czytelnik.

Nie mamy żadnych informacji, czy zleceniobiorca przejawia jakąkolwiek inną aktywność zawodową. To ważne, gdyż nie wiadomo, czy zawarte zlecenie jest jedynym jego tytułem do ZUS, czy stanowi kolejną podstawę do ubezpieczeń, bo np. jest już etatowym pracownikiem, czy wykonuje ten kontrakt dla swojego szefa, z którym związany jest umową o pracę, a może prowadzi własny biznes.

Jedno jest pewne – każde zlecenie rodzi obowiązek ubezpieczeń społecznych, jeśli jest jedynym przejawem zaangażowania zawodowego. Przyjmijmy, że tak właśnie jest u czytelnika. Zleceniobiorca wypełnił oświadczenie, w którym zadeklarował, że nie jest ubezpieczony z innego tytułu. To oznacza, że zlecenie jest jedyną obowiązkową podstawą do ubezpieczeń społecznych osoby z pytania. A skoro tak, to podlega ona ubezpieczeniom: emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu oraz zdrowotnemu. Dobrowolne dla niej jest wyłącznie ubezpieczenie chorobowe.

Zgodnie z ogólnymi zasadami wymóg ubezpieczeń istnieje od dnia oznaczonego w umowie jako dzień rozpoczęcia jej wykonywania (nawet jeśli tego dnia praca nie była świadczona) do dnia jej rozwiązania lub wygaśnięcia. Bez znaczenia w tym wypadku jest to, że pieniądze za zrealizowane zlecenie wypłacone zostaną dopiero po zakończeniu kontraktu. Nie zmienia to faktu, że w ciągu siedmiu dni od rozpoczęcia wykonywania umowy należy zgłosić zleceniobiorcę do tych ubezpieczeń na druku ZUS ZUA z kodem 04 11 XX.

O wszelkich zmianach danych wykazanych w zgłoszeniu do ubezpieczeń zleceniobiorcy (osoby wykonującej umowę agencyjną lub inną o świadczenie usług) zleceniodawca zawiadamia ZUS w ciągu siedmiu dni od ich pojawienia się. Tak samo należy postąpić przy samodzielnym stwierdzeniu nieprawidłowości lub po otrzymaniu zawiadomienia o znalezieniu błędów przez ZUS. Jedną z okoliczności powodujących konieczność modyfikacji papierów zgłoszeniowych jest późniejsza deklaracja zleceniobiorcy o chęci przystąpienia do ubezpieczenia chorobowego.

Przykład

Pan Paweł wykonuje umowę-zlecenie od 15 marca 2012 r. Z niej podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu i zdrowotnemu. Płatnik zgłosił go do tych ubezpieczeń 15 marca 2012 r. na formularzu ZUS ZUA. Pan Paweł nie złożył wniosku o objęcie go dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym. Po dwóch miesiącach zmienił zdanie i 15 maja 2012 r. złożył szefowi wniosek o zgłoszenie go do chorobówki od objęcia go tym ubezpieczeniem, czyli od 15 maja br.

W tej sytuacji na formularzu ZUS ZWUA zleceniodawca powinien wyrejestrować tę osobę z dotychczasowych ubezpieczeń od 15 maja 2012 r., a następnie zgłosić ją od tego samego dnia do tych samych ubezpieczeń i do dobrowolnego chorobowego.

To nie koniec ZUS-owskiej papierologii. Bez względu na to, czy w danym miesiącu zleceniobiorca uzyska przychód, czy nie, co miesiąc trzeba za niego złożyć komplet dokumentów rozliczeniowych, czyli imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach (ZUS RCA) w komplecie z deklaracją rozliczeniową. I to nawet jeśli za pracę w tym czasie na konto kontraktobiorcy nie wpłynie ani złotówka.

Co do zasady, jeśli odpłatność jest ustalona kwotowo, to podstawę wymiaru składek zleceniobiorcy stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, uzyskiwany ze zlecenia. Przychód osiągnięty przez zleceniobiorcę w  danym miesiącu płatnik wykazuje w ZUS RCA składanym za ubezpieczonego za ten miesiąc. Jeżeli w tym okresie zatrudniony nie uzyskał żadnych pieniędzy od zleceniodawcy, to składając za niego dokumenty ubezpieczeniowe za ten miesiąc, szef powinien wykazać w RCA zarówno zerową podstawę wymiaru składek, jak i zerową kwotę składek.

Jeżeli wynagrodzenie ze zlecenia zostanie wypłacone w następnym miesiącu, czyli już po zakończeniu umowy i wyrejestrowaniu zleceniobiorcy (np. umowa rozwiąże się 31 października 2012 r., a wynagrodzenie otrzyma on 15 listopada 2012 r.), składki trzeba wykazać w imiennym raporcie miesięcznym (ZUS RCA) z kodem 30 00 XX, składanym za miesiąc, w którym faktycznie doszło do przelewu (tu w raporcie składanym dopiero w grudniu).