Składki do ZUS: zostało 10 dni na raporty za 2011 rok

Firmom, które odkładają ten coroczny obowiązek, zostało już tylko kilka dni na sprawdzenie całej rocznej dokumentacji przekazywanej do ZUS. Ostateczny termin na weryfikację dokumentów rozliczeniowych za 2011 r. upływa bowiem 30 kwietnia.

Na szczęście jest to tylko termin na zorientowanie się, czy dokumenty są prawidłowe, a nie na naprawienie błędów. A to oznacza, że na korektę błędnej dokumentacji jest siedem dni więcej. Poprawione druki trzeba przekazać najpóźniej w poniedziałek, 7 maja.

Taki termin wynika z art. 41 ust. 7a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.; dalej ustawa o s.u.s.), który zobowiązuje płatnika składek do sporządzenia korekty w ciągu siedmiu dni od daty stwierdzenia błędów.

Oznacza on jednocześnie, że ten, kto wcześniej zweryfikuje poprawność imiennych raportów rozliczeniowych, np. w czwartek 26 kwietnia, i znajdzie w nich nieprawidłowości, powinien przekazać ich poprawioną wersję nie później niż 4 maja (upływ terminu przypada bowiem w święto 3 maja, a przez to przesunie się na następny dzień roboczy).

Zawsze w komplecie

Niezależnie od tego, ile raportów trzeba będzie poprawić, zawsze należy przekazać do ZUS komplet druków korygujących. Nie wystarczy przesłać sam poprawiony raport. W komplecie musi być również deklaracja.

W zestawie druków korygujących muszą się zatem znaleźć:

- raporty miesięczne dotyczące tych ubezpieczonych, za których zostały złożone nieprawidłowe dokumenty,

- deklaracja rozliczeniowa DRA – ona musi jednak zawierać zestawienie informacji o wszystkich ubezpieczonych, tj. zarówno tych, za których wcześniej prawidłowo rozliczono składki i świadczenia (w poprzednim komplecie dokumentów), jak i tych, za których zostały sporządzone raporty korygujące.

Należy przy tym pamiętać, że raporty składkowe (ZUS RCA i ZUS RZA) i świadczeniowe (ZUS RSA) korygujemy odrębnie.

Przykład

Podczas weryfikacji dokumentów rozliczeniowych za grudzień 2011 r. pracodawca stwierdził, że w raporcie RSA złożonym za jednego z pracowników wykazał błędną kwotę zasiłku chorobowego.

Ponieważ raport RCA wypełniony był poprawnie, to sporządzenie korekty będzie polegać jedynie na poprawnym wypełnieniu raportu RSA za tego pracownika i przekazaniu go do ZUS wraz z deklaracją korygującą DRA. Nie trzeba poprawiać raportu RCA.

Jeżeli błąd nie był natury rachunkowej, a polegał na nieprawidłowym wpisaniu danych ubezpieczonego (np. numeru PESEL, czy NIP – w okresie do 31 sierpnia 2011 r.), wówczas trzeba złożyć deklarację rozliczeniową korygującą oraz raport korygujący za ubezpieczonego.

Jeżeli w wyniku weryfikacji prawidłowości dokumentów za 2011 r. płatnik ustali, że sporządził raport za osobę, za którą nie powinien był go przekazać, to raport ten musi wycofać. Polega to na ponownym jego sporządzeniu, ale w „wersji zerowej” (z zerową podstawą wymiaru składek i ich wysokością).

Za lenistwo 5000 zł kary

Jeśli ktoś „lekko” podejdzie do obowiązku weryfikacji rozliczeń sporządzonych za 2011 r. i nie zrobi tego w ustawowym terminie (a co za tym idzie, nie skoryguje nieprawidłowości na czas), to może za swą niefrasobliwość słono zapłacić. Art. 98 ust. 1 pkt 6a ustawy o s.u.s. przewiduje za ignorowanie tego obowiązku grzywnę w wysokości do 5000 zł. Taką karę ZUS może nałożyć na płatnika składek albo osobę upoważnioną do sporządzania w jego imieniu dokumentacji ubezpieczeniowej.

Zdaniem ZUS wszelkie nieprawidłowości w zakresie terminowości składania korekt dokumentów stanowią wykroczenie przeciwko przepisom ustawy o s.u.s. Pocieszający jest co prawda w tej kwestii wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z 1 grudnia 2009 r. (III AUa 585/ 09), według którego niedochowanie weryfikacyjnego terminu 30 kwietnia nie skutkuje karą finansową.

Zgodnie z jego tezą „termin zakreślony przez ustawodawcę w art. 41 ust. 7 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych jest terminem instrukcyjnym i jego przekroczenie nie rodzi dla płatników oraz ubezpieczonych żadnych negatywnych skutków”.

Warto jednak pamiętać, że za niesporządzenie korekty w terminie taka kara grozi, a co za tym idzie, może być nałożona na tego płatnika, który nie skoryguje błędnej dokumentacji rozliczeniowej za 2011 r. do 7 maja 2012 r.Decyzja w tej kwestii zależy od właściwego oddziału ZUS. Oczywiście płatnik może się od niej odwołać do sądu.

Rada dla przezornych

Jeśli mimo przeprowadzonej weryfikacji byłyby jeszcze jakieś błędy, a wypłynęłyby dopiero przy okazji kontroli ZUS, to dla zabezpieczenia własnych interesów finansowych warto z przeprowadzonego postępowania sporządzić wewnętrzny protokół.

Pozwoli on odeprzeć zarzuty organu rentowego odnośnie do niedopełnienia obowiązku kontrolnego dokumentacji za 2011 r. i udowodnić, że płatnik wykonał swe powinności terminowo.

Dopuszczalna granica błędu

Nie trzeba korygować raportów rozliczeniowych, jeśli jedynym popełnionym w nich błędem jest różnica w podstawie wymiaru składek maksymalnie o 2,20 zł.

Chodzi zarówno o zaniżenie, jak również o zawyżenie podstawy wymiaru składek. Zwolnienie z korekty nie dotyczy jednak raportów złożonych za osobę prowadzącą działalność ani za osobę współpracującą.

W ich przypadku podstawą wymiaru składek jest kwota zadeklarowana, a każdą pomyłkę w jej wysokości trzeba poprawić.

To samo dotyczy raportów przekazanych za zleceniobiorców, za których składki opłacane są od podstawy w ryczałtowej wysokości minimalnego wynagrodzenia. A są to te osoby, w których umowach nie ma podanej kwoty wynagrodzenia albo podano je inaczej niż kwotowo, w kwotowej stawce procentowej, akordowej albo prowizyjnie.