PIT i składki ZUS od kosztów dostępu do Internetu

W obecnej rzeczywistości gospodarczej komputer i Internet stanowią nieodzowny element funkcjonowania większości przedsiębiorstw. Często zdarza się, że pracownicy na użytek swego pracodawcy wykorzystują prywatnie opłacane łącza, nierzadko posługując się przy tym będącymi ich własnością urządzeniami (np. w przypadku pracy zdalnej w domu).

Komputer bez danin

Firmy, chcąc zrekompensować zatrudnionym osobom związane z tym koszty, powinny wypłacać ekwiwalent pieniężny w zamian za korzystanie w ramach świadczenia pracy z zakupionych przez podwładnych narzędzi, materiałów lub sprzętu.

Uzyskiwany od pracodawcy ekwiwalent z tytułu zwrotu wydatków na użytkowanie komputera jako urządzenia służącego wykonywaniu obowiązków pracowniczych jest wolny zarówno od podatku, jak i składek na ubezpieczenia.

Zwolnienie to wynika odpowiednio z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.) oraz z § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Płatnik musi jednak pamiętać, że wysokość refundacji kosztów powinna odpowiadać kwotom wydatkowanym przez zatrudnionych. Innymi słowy niezbędny jest racjonalny związek pomiędzy wypłaconym pracownikowi pieniężnym ekwiwalentem a wartością wykorzystywanych na potrzeby pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu oraz stopniem ich zużycia dokonanego w trakcie tego korzystania.

Surfowanie z daninami

Niestety w kontekście podatkowo-składkowym inaczej jest postrzegane pokrywanie pracownikowi opłat za dostęp do Internetu. Sądy i administracja skarbowa stoją na stanowisku, iż refundacje z tego tytułu są przychodem z tytułu zatrudnienia, który podlega opodatkowaniu oraz ozusowaniu. W pojawiających się wyrokach i interpretacjach podatkowych podkreśla się, iż w odniesieniu do ekwiwalentu za usługi dostępowe do sieci nie mogą mieć zastosowania wyłączenia z obowiązku naliczenia podatku i składek.

Bez opłat się nie obędzie

W interpretacji indywidualnej dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 8 kwietnia 2010 r. (nr IPPB2/415-230/10-4/AS) czytamy: „(…) pracownik firmy za korzystanie z łącza stałego zapłaci tyle samo, bez względu na to, czy będzie wykorzystywał łącze na potrzeby zakładu pracy, do potrzeb prywatnych, czy też nie będzie korzystał ze stałego łącza w ogóle. Pracownik nie ponosi zatem wydatku na rzecz pracodawcy. Jednocześnie po stronie pracodawcy nie powstaje obowiązek zwrotu powyższych wydatków.

Ekwiwalent pieniężny, który płatnik zamierza wypłacać pracownikom za korzystanie z Internetu do celów służbowych nie może być utożsamiany z ujętymi w art. 21 ust. 1 pkt 13 powołanej ustawy podatkowej, rzeczami, materiałami czy sprzętem, których wykorzystanie na potrzeby pracodawcy rodzi podstawę do wypłaty ekwiwalentu. Opłata za stałe łącze internetowe jest bowiem abonamentem, zapłatą za usługę dostępu do Internetu. Pracownik korzysta z prawa, jakie nabył, opłacając abonament.

Zatem wypłacone kwoty stanowią przychody ze stosunku pracy poszczególnych pracowników podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych razem z innymi składnikami wynagrodzenia za pracę. Reasumując, otrzymany ekwiwalent przez pracownika, tj. refundacja części kosztów za używanie łącza internetowego, stanowi przychód ze stosunku pracy pracownika podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, łącznie z innymi składnikami wynagrodzenia za pracę (…)”.

Podobne wnioski płyną m.in. z postanowienia naczelnika Trzeciego Urzędu Skarbowego w Gdańsku w sprawie interpretacji prawa podatkowego z 28 sierpnia 2006 r. (znak DF/415-539/06/FW), a także z wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 31 stycznia 2008 r. (III SA/Wa 1426/07) i wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 9 października 2009 r. (II FSK 751/08).

Przysporzeniem majątkowym jest także zwrot poczynionych przez pracownika wydatków na instalację łącza internetowego. Taką transakcję należy uznawać za inwestycję w prywatny sprzęt zatrudnionego, od której trzeba odprowadzić należności publicznoprawne.

Pracodawca, który nie zgadza się z ww. argumentacją i fiskalnym podejściem do podnoszonej kwestii, może wystąpić o indywidualną interpretację podatkową oraz zwrócić się o wydanie decyzji do ZUS.

Pomocny billing

Mimo że fiskus i sądy na razie są stanowcze w traktowaniu jako przychodu refundacji pracownikom opłat za dostęp do Internetu, istnieje możliwość nienaliczania z tego tytułu obciążeń podatkowo-składkowych. Opcja taka pojawi się wówczas, gdy zakład pracy zwraca zatrudnionym tylko tę część opłaty, która dotyczy wyłącznie realizowania zadań służbowych.

Niestety do jej skalkulowania konieczny jest szczegółowy wykaz połączeń internetowych sporządzony przez operatora telekomunikacyjnego (np. w postaci billingu). W praktyce jego uzyskanie może się jednak okazać bardzo trudne. Obecnie bowiem najczęściej usługi dostępowe do sieci opłaca się stałym abonamentem, na którego wysokość liczba i czas połączeń nie wpływają.