50-latek ma prawo do chorobowego z firmy za 33 dni

- Kadrowa, w wyniku pomyłki, w 2011 r. wypłaciła pracownicy wynagrodzenie chorobowe za 14, a nie 33 dni. Ta pracownica we wrześniu 2011 r. skończyła 50 lat. W konsekwencji zamiast wynagrodzenia chorobowego za całe zwolnienie osoba ta dostała za część zasiłek. Jak prawidłowo wyprostować tę sytuację, skoro choroba trwała od 4 do30 listopada (27 dni), a wcześniej, w 2011 r. pracownica chorowała tylko trzy dni? Jej pensja to 3000 zł brutto

– pyta czytelnik.

Mamy dwa limity okresu, przez jaki to pracodawca opłaca czas choroby pracowników ze swoich funduszy. Pierwszy – podstawowy – wynosi łącznie 33 dni w roku kalendarzowym, a drugi – 14-dniowy – dotyczy pracowników, którzy ukończyli 50. rok życia.

Pracodawca musi więc uważnie zliczać poszczególne dni zwolnień lekarskich w ciągu roku (choćby były przerwy między nimi), aby prawidłowo ustalić rodzaj świadczenia dla zatrudnionego. Począwszy bowiem od odpowiednio 34. czy 15. dnia niezdolności do pracy, przysługuje mu zasiłek chorobowy z ubezpieczenia społecznego.

Różnica między tymi świadczeniami jest taka, że wynagrodzenie chorobowe finansuje zakład pracy, a zasiłek – ZUS. Każde z tych świadczeń jest rozliczane odmiennie z podatku dochodowego od osób fizycznych i składek, a także oznaczane jest innymi kodami w imiennym raporcie RSA składanym w ZUS.

Wynagrodzenie jest przychodem ze stosunku pracy. Licząc od niego zaliczkę na podatek, trzeba więc stosować pracownicze koszty uzyskania przychodów. Ponadto należna jest od niego składka zdrowotna, ale społeczne nie.

Zasiłek stanowi natomiast przychód z innych źródeł, więc nie można przy ustalaniu wysokości zaliczki stosować pracowniczych kosztów uzyskania przychodów. Ponadto nie trzeba od niego naliczać żadnych składek na ZUS. Pomyłka pracodawcy w ustaleniu okresu, za który przysługuje wynagrodzenie chorobowe, i wypłata błędnego rodzaju świadczenia wymaga zatem skorygowania nie tylko rachunków, ale również dokumentów do ZUS.

Ważna data urodzin

Okres, przez jaki przysługuje wynagrodzenie chorobowe pracownikowi, który ukończył 50 lat, wynosi 14 dni w ciągu roku kalendarzowego. Jednak od kiedy liczyć ten limit?

Otóż krótszy, 14-dniowy, okres wypłaty tego świadczenia należy stosować, począwszy od następnego roku kalendarzowego po tym, w którym zatrudniony obchodził 50. urodziny. Skoro pracownica ukończyła 50 lat we wrześniu 2011 r., to dopiero w 2012 r. będzie pobierać wynagrodzenie chorobowe przez 14 dni. W 2011 r. powinna jeszcze dostać od pracodawcy chorobowe za 33 dni, tak jak młodsi pracownicy.

Błędy skoryguj

Skutkiem błędu kadrowej, która zamiast za cały okres listopadowego zwolnienia lekarskiego naliczyć i wypłacić wynagrodzenie chorobowe, wypłaciła częściowo zasiłek, jest niedopłata składki zdrowotnej i nadpłata zaliczki na podatek PIT.

Pierwszy krok do naprawienia sytuacji to sporządzenie korekty zbiorczej deklaracji ZUS DRA oraz imiennych raportów miesięcznych za tę pracownicę za listopad 2011 r. Chodzi o raport świadczeniowy RSA oraz rozliczeniowy RCA.

W świadczeniowym należy zmienić kod świadczenia/przerwy z 313 (zasiłek chorobowy) na 331 (wynagrodzenie chorobowe), a w ślad za tym okres, za który ono przysługiwało – czyli od 4 do 30 listopada 2011 r. Wypłacony zasiłek niejako zastąpił wynagrodzenie chorobowe, więc kwotowo w raporcie nic się nie zmieni, tzn. zamiast odrębnych kwot dwóch świadczeń na korygowanym raporcie będzie jedna kwota wynagrodzenia chorobowego.

Poprawić trzeba również raport RCA, zwiększając podstawę wymiaru składki zdrowotnej i kwotę tej składki. Po uwzględnieniu całego wynagrodzenia chorobowego będzie ona wyższa, bo wynagrodzenie to – w przeciwieństwie do zasiłku – jest objęte składką zdrowotną. Niedopłatę tej składki płatnik musi wpłacić na konto ZUS razem z odsetkami za zwłokę (składkę finansuje pracownik, a odsetki pracodawca).

Pozostaje jeszcze kwestia rozliczenia zasiłku na poczet składek społecznych w deklaracji ZUS DRA. Innymi słowy, chodzi o odliczenie kwoty wypłaconego zasiłku od należności z tytułu składek do zapłaty.

W ten sposób płatnik zmniejsza swoje bieżące zobowiązanie. Jednak skoro zasiłek w tym wypadku nie był pracownicy należny, lecz wciąż wynagrodzenie chorobowe, płatnik ma zaległość w składkach na ubezpieczenia społeczne, gdyż zmniejszył je sobie bezpodstawnie. To również wymaga korekty i zapłaty zaległości wraz z odsetkami.

Liczby, liczby…

Biorąc pod uwagę, że pracownica wykorzystała już wcześniej trzy dni z 33-dniowego limitu na 2011 r., całe zwolnienie lekarskie w listopadzie (27 dni) powinno być jeszcze opłacone jako wynagrodzenie chorobowe.

Jednak kadrowa wypłaciła je tylko za 11 dni, kierując się 14-dniowym limitem, a za pozostałe 16 dni uiściła zasiłek. Spójrzmy, jak zostały dokonane rozliczenia za listopad ub.r. i jak powinny wyglądać prawidłowo, przyjmując za podstawę świadczeń kwotę 2588,70 zł (3000 zł pomniejszone o 13,71 proc.) >patrz ramka. Stawka dzienna świadczeń wynosiła: