AD 3
Cudzoziemiec pracujący w firmie od 2009 r. został zgłoszony do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.
W czasie poprzedniego zatrudnienia uzyskał NIP i z tym identyfikatorem płatnik sporządził zgłoszenie na ZUS ZUA. Podał w nim również jego imię i nazwisko oraz datę urodzenia. Po 31 sierpnia 2011 firma musi złożyć dokument ZUS ZIUA.
W bloku poprzednich danych identyfikacyjnych powinna wpisać dane cudzoziemca ze zgłoszenia (włącznie z NIP).
Natomiast w bloku aktualnych informacji podaje imię i nazwisko, PESEL (gdy cudzoziemiec go uzyskał) lub numer paszportu oraz datę urodzenia. Raporty i deklarację za sierpień pracodawca przesyła do ZUS 15 września. W związku z tym ZUS ZIUA musi trafić do ZUS najpóźniej 14 dnia tego miesiąca.
Gdy był również PESEL
Druku ZUS ZIUA nie musimy wypełniać, mimo że w zgłoszeniu ubezpieczonego złożonym przed 1 września 2011 był NIP, gdy podaliśmy w nim również PESEL. Jednak wszelkie zmiany i korekty dokumentów zgłoszeniowych oraz wyrejestrowanie ubezpieczonego po tej dacie powinny zawierać wyłącznie PESEL.
PRZYK
Ł
AD 4
Pracownik został zgłoszony do ubezpieczeń w 2010 r. W dokumencie ZUS ZUA podano jego imię i nazwisko, PESEL, NIP, numer dowodu osobistego i datę urodzenia. Firma zwolniła go 9 września 2011.
W wyrejestrowaniu na druku ZUS ZWUA z datą 10 września 2011 w bloku jego danych identyfikacyjnych płatnik powinien podać imię i nazwisko, PESEL i datę urodzenia. Jeśli poda też NIP, dokument zostanie przyjęty, ale będzie niezgodny z nowymi zasadami.
Paszport też wystarczy
Nie mamy obowiązku zgłaszać zmiany danych personalizujących również wtedy, gdy w zgłoszeniu podaliśmy NIP i numer paszportu ubezpieczonego. Ale każdy nowy dokument sporządzony po 31 sierpnia 2011 i korekty tych złożonych wcześniej powinny zawierać wyłącznie numer paszportu.
Ręczne robótki
W większości firm konieczna jest aktualizacja danych identyfikacyjnych w kartotekach ubezpieczonych w programie Płatnik.
Trzeba to zrobić manualnie. Gdy te zmiany nie zostaną naniesione, a w kartotece ubezpieczonego znajduje się NIP i numer dowodu osobistego, program będzie go niepotrzebnie pobierał przy tworzeniu każdego kolejnego zgłoszenia.
Przy raporcie program pobiera PESEL, a jeśli go nie znajdzie (u cudzoziemców), pobierze NIP. Jeśli i tego numeru nie będzie, pobierze numer paszportu.
Absolutny zakaz od 2012 roku
NIP istnieje jako identyfikator osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej do końca 2011 r. Zatem, nawet jeśli płatnik postąpi w tym roku niezgodnie z powyższymi zasadami, ZUS nie może odrzucić dokumentów ani wymagać ich korekty.
Natomiast gdy jedynym identyfikatorem na dokumencie przekazanym po 31 grudnia 2011 będzie NIP, nie zostanie on zidentyfikowany przez ZUS. W konsekwencji będzie to jednoznaczne z tym, że nie został przekazany.
Warto więc już dziś zająć się identyfikatorami. Po pierwsze postępować będziemy wówczas zgodnie z nowymi przepisami, a po drugie unikniemy problemów z przyszłymi rozliczeniami.
Przedsiębiorcy bez zmian...
NIP nadal muszą podawać ubezpieczeni, którzy rozliczają składki na własne ubezpieczenia i robią to wyłącznie w deklacji ZUS DRA.
Podmioty będące płatnikami składek ubezpieczeniowych nadal bowiem podlegają obowiązkowi ewidencyjnemu na podstawie art. 2 ust. 3 ustawy z 13 października 1995 o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (tekst jedn. DzU z 2004 r. nr 269, poz. 2681 ze zm.).
Po 31 sierpnia 2011 składając deklarację ZUS DRA, w bloku danych identyfikacyjnych płatnika składek należy również podawać identyfikator numeryczny (PESEL lub numer paszportu), z którym przedsiębiorca został zgłoszony do ubezpieczeń.
PRZYK
Ł
AD 5
Pan Piotr 5 września 2011 zgłosił rozpoczęcie prowadzenia działalności gospodarczej w centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, podając PESEL, NIP, REGON.
Na formularzu ZUS ZUA w bloku danych identyfikacyjnych osoby zgłaszanej do ubezpieczeń podał PESEL. Składając w październiku 2011 deklarację ZUS DRA za wrzesień, w bloku danych identyfikacyjnych płatnika składek powinien wykazać PESEL, NIP i REGON.
..ale z małym wyjątkiem
Płatnik musi jednak złożyć formularz ZUS ZIPA przed przekazaniem deklaracji rozliczeniowej za sierpień 2011, gdy w jego danych identyfikacyjnych jako płatnika składek w ZUS figurują identyfikatory numeryczne NIP i REGON, a w jego danych identyfikacyjnych jako osoby ubezpieczonej – jego NIP i PESEL.
W tym celu wypełnia ZUS ZIPA i podaje w bloku III „Aktualne dane identyfikacyjne płatnika składek” oprócz dotychczasowych informacji również PESEL. Począwszy od deklaracji ZUS DRA składanej we wrześniu 2011 (za sierpień), powinien wykazać w bloku danych identyfikacyjnych płatnika identyfikatory numeryczne NIP, REGON i PESEL.
Zobacz serwis:
ZUS » Składki ZUS »
Dokumenty, rejestracja, rozliczenia
