Od 1 września 2011 zmieniły się zasady sporządzania dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS. To skutek nowelizacji z 29 lipca 2011 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników oraz niektórych innych ustaw (DzU nr 171, poz. 1016).

W ustawie z 13 października 1998 o systemie ubezpieczeń społecznych zmieniła ona art. 35 ust.1pkt1i1a.Zgodnie z ich nowym brzmieniem inny jest zakres danych identyfikacyjnych ubezpieczonego, jakie płatnik składek powinien podać w sporządzanych za niego dokumentach przekazywanych do ZUS.

W zgłoszeniu do ubezpieczeń (na ZUS ZUA lub ZUS ZZA, gdy osoba podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu) w bloku danych identyfikacyjnych ubezpieczonego należy teraz podawać numer PESEL, a w razie jego braku – serię i numer dowodu osobistego lub paszportu.

To samo dotyczy sporządzanych po 31 sierpnia imiennych raportów miesięcznych przygotowywanych na drukach ZUS RCA, ZUS RZA oraz ZUS RSA.

W praktyce oznacza to, że zarówno u obywatela polskiego, jak i cudzoziemca, którzy mają nadany numer PESEL, należy podawać w:

-

dokumentach zgłoszeniowych imię i nazwisko, numer PESEL i datę urodzenia,

-

imiennych raportach miesięcznych imię i nazwisko oraz numer PESEL.

PRZYK

Ł

AD 1

Płatnik składek zgłasza do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego pracownika zatrudnionego od 1 września 2011. Wypełnione zgłoszenie na druku ZUA składa w ZUS 5 września.

W bloku jego danych identyfikacyjnych musi podać: numer PESEL, nazwisko i imię pierwsze oraz datę urodzenia zgłaszanego pracownika. Ten sam zestaw danych ma obowiązek wykazać we wszystkich dokumentach zgłoszeniowych składanych za tę osobę, a w imiennych raportach miesięcznych – jej imię i nazwisko oraz PESEL.

U cudzoziemców, którzy nie uzyskali numeru PESEL, w dokumentach zgłoszeniowych podajemy imię i nazwisko, numer paszportu (lub innego dokumentu tożsamości obywatela Unii Europejskiej) oraz datę urodzenia. Z kolei w imiennych raportach miesięcznych – imię i nazwisko oraz numer paszportu.

PRZYK

Ł

AD 2

Spółka z o.o. podpisała umowę-zlecenie z cudzoziemcem. Zleceniobiorca zaczął pracować od 1 września 2011. Zgłoszenie na ZUS ZUA płatnik złożył 2 września 2011.

W bloku danych identyfikacyjnych ubezpieczonego musiał podać: numer paszportu, nazwisko i imię pierwsze oraz datę urodzenia zgłaszanego cudzoziemca.

Te same dane podaje we wszystkich dokumentach zgłoszeniowych składanych za tę osobę. Natomiast w imiennych raportach miesięcznych ujawnia jego imię i nazwisko oraz numer paszportu.

Zgłoszenie do ubezpieczeń osoby będącej obywatelem Polski musi bezwzględnie zawierać poprawny PESEL. Polak ma nadawany ten numer w momencie zameldowania na pobyt stały lub czasowy trwający ponad trzy miesiące. Stanowi o tym art. 31a ustawy z 10 kwietnia 1974 o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jedn. DzU z 2006 r. nr 139, poz. 993 ze zm.).

Uwaga!

Numer PESEL jest nadawany również cudzoziemcom, którzy podlegają w Polsce ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu. To płatnik składek ma wystąpić o jego nadanie zagranicznemu pracownikowi i posługiwać się nim przy rozliczeniach z ZUS.

Gdy był tylko NIP

Od 1 września nie wystarczy NIP jako jedyny identyfikator podany na dokumencie ubezpieczeniowym. Dotyczy to wszystkich zgłoszeń i raportów – zarówno tych za osoby pracujące, jak i członków ich rodzin zgłoszonych do ubezpieczenia zdrowotnego.

Jeżeli więc przed 1 września ktoś został zgłoszony do ubezpieczeń wyłącznie z NIP, teraz płatnik musi zgłosić w ZUS zmianę jego danych. Najczęściej dotyczyć to będzie cudzoziemców, rozliczanych w ZUS bez numeru PESEL ani serii i numeru paszportu. Pracodawca czy zleceniodawca takiej osoby musi teraz przekazać za nią formularz ZUS ZIUA. Druk ten służy zgłoszeniu zmiany danych identyfikacyjnych ubezpieczonych.

W jego pierwszej części należy podać te informacje, z którymi wcześniej zgłosiliśmy taką osobę do ubezpieczeń (w tym NIP), a w części drugiej – jej aktualne dane, czyli nazwisko i pierwsze imię, datę urodzenia oraz PESEL bądź serię i numer paszportu.

Uwaga!

Zmianę danych identyfikacyjnych należy zgłosić przed złożeniem dokumentów rozliczeniowych za sierpień 2011.

Zestaw informacji, jakie podamy w tych dokumentach złożonych za ubezpieczonego po 31 sierpnia 2011, musi się bowiem zgadzać z tymi ze zgłoszenia.

PRZYK

Ł

AD 3

Cudzoziemiec pracujący w firmie od 2009 r. został zgłoszony do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.

W czasie poprzedniego zatrudnienia uzyskał NIP i z tym identyfikatorem płatnik sporządził zgłoszenie na ZUS ZUA. Podał w nim również jego imię i nazwisko oraz datę urodzenia. Po 31 sierpnia 2011 firma musi złożyć dokument ZUS ZIUA.

W bloku poprzednich danych identyfikacyjnych powinna wpisać dane cudzoziemca ze zgłoszenia (włącznie z NIP).

Natomiast w bloku aktualnych informacji podaje imię i nazwisko, PESEL (gdy cudzoziemiec go uzyskał) lub numer paszportu oraz datę urodzenia. Raporty i deklarację za sierpień pracodawca przesyła do ZUS 15 września. W związku z tym ZUS ZIUA musi trafić do ZUS najpóźniej 14 dnia tego miesiąca.

Gdy był również PESEL

Druku ZUS ZIUA nie musimy wypełniać, mimo że w zgłoszeniu ubezpieczonego złożonym przed 1 września 2011 był NIP, gdy podaliśmy w nim również PESEL. Jednak wszelkie zmiany i korekty dokumentów zgłoszeniowych oraz wyrejestrowanie ubezpieczonego po tej dacie powinny zawierać wyłącznie PESEL.

PRZYK

Ł

AD 4

Pracownik został zgłoszony do ubezpieczeń w 2010 r. W dokumencie ZUS ZUA podano jego imię i nazwisko, PESEL, NIP, numer dowodu osobistego i datę urodzenia. Firma zwolniła go 9 września 2011.

W wyrejestrowaniu na druku ZUS ZWUA z datą 10 września 2011 w bloku jego danych identyfikacyjnych płatnik powinien podać imię i nazwisko, PESEL i datę urodzenia. Jeśli poda też NIP, dokument zostanie przyjęty, ale będzie niezgodny z nowymi zasadami.

Paszport też wystarczy

Nie mamy obowiązku zgłaszać zmiany danych personalizujących również wtedy, gdy w zgłoszeniu podaliśmy NIP i numer paszportu ubezpieczonego. Ale każdy nowy dokument sporządzony po 31 sierpnia 2011 i korekty tych złożonych wcześniej powinny zawierać wyłącznie numer paszportu.

Ręczne robótki

W większości firm konieczna jest aktualizacja danych identyfikacyjnych w kartotekach ubezpieczonych w programie Płatnik.

Trzeba to zrobić manualnie. Gdy te zmiany nie zostaną naniesione, a w kartotece ubezpieczonego znajduje się NIP i numer dowodu osobistego, program będzie go niepotrzebnie pobierał przy tworzeniu każdego kolejnego zgłoszenia.

Przy raporcie program pobiera PESEL, a jeśli go nie znajdzie (u cudzoziemców), pobierze NIP. Jeśli i tego numeru nie będzie, pobierze numer paszportu.

Absolutny zakaz od 2012 roku

NIP istnieje jako identyfikator osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej do końca 2011 r. Zatem, nawet jeśli płatnik postąpi w tym roku niezgodnie z powyższymi zasadami, ZUS nie może odrzucić dokumentów ani wymagać ich korekty.

Natomiast gdy jedynym identyfikatorem na dokumencie przekazanym po 31 grudnia 2011 będzie NIP, nie zostanie on zidentyfikowany przez ZUS. W konsekwencji będzie to jednoznaczne z tym, że nie został przekazany.

Warto więc już dziś zająć się identyfikatorami. Po pierwsze postępować będziemy wówczas zgodnie z nowymi przepisami, a po drugie unikniemy problemów z przyszłymi rozliczeniami.

Przedsiębiorcy bez zmian...

NIP nadal muszą podawać ubezpieczeni, którzy rozliczają składki na własne ubezpieczenia i robią to wyłącznie w deklacji ZUS DRA.

Podmioty będące płatnikami składek ubezpieczeniowych nadal bowiem podlegają obowiązkowi ewidencyjnemu na podstawie art. 2 ust. 3 ustawy z 13 października 1995 o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (tekst jedn. DzU z 2004 r. nr 269, poz. 2681 ze zm.).

Po 31 sierpnia 2011 składając deklarację ZUS DRA, w bloku danych identyfikacyjnych płatnika składek należy również podawać identyfikator numeryczny (PESEL lub numer paszportu), z którym przedsiębiorca został zgłoszony do ubezpieczeń.

PRZYK

Ł

AD 5

Pan Piotr 5 września 2011 zgłosił rozpoczęcie prowadzenia działalności gospodarczej w centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, podając PESEL, NIP, REGON.

Na formularzu ZUS ZUA w bloku danych identyfikacyjnych osoby zgłaszanej do ubezpieczeń podał PESEL. Składając w październiku 2011 deklarację ZUS DRA za wrzesień, w bloku danych identyfikacyjnych płatnika składek powinien wykazać PESEL, NIP i REGON.

..ale z małym wyjątkiem

Płatnik musi jednak złożyć formularz ZUS ZIPA przed przekazaniem deklaracji rozliczeniowej za sierpień 2011, gdy w jego danych identyfikacyjnych jako płatnika składek w ZUS figurują identyfikatory numeryczne NIP i REGON, a w jego danych identyfikacyjnych jako osoby ubezpieczonej – jego NIP i PESEL.

W tym celu wypełnia ZUS ZIPA i podaje w bloku III „Aktualne dane identyfikacyjne płatnika składek” oprócz dotychczasowych informacji również PESEL. Począwszy od deklaracji ZUS DRA składanej we wrześniu 2011 (za sierpień), powinien wykazać w bloku danych identyfikacyjnych płatnika identyfikatory numeryczne NIP, REGON i PESEL.

Zobacz serwis:

ZUS » Składki ZUS »

Dokumenty, rejestracja, rozliczenia