Spóźniona wypłata świadczenia chorobowego komplikuje rozliczenia z ZUS

Firma musi wypłacać wynagrodzenia przynajmniej raz w miesiącu w stałym i z góry ustalonym terminie. Kodeks pracy nie narzuca konkretnej daty, lecz częstotliwość - minimum raz w miesiącu. Wypłata następuje z dołu niezwłocznie po ustaleniu pełnej wysokości pensji, najpóźniej jednak 10 dnia kolejnego miesiąca. Nie ma jednak przeszkód, by regulamin płacowy czy układ zbiorowy przewidywał wcześniejszą datę wypłaty, np. do 24 dnia czerwca za czerwiec. Większość firm korzysta z takiej możliwości po to, by zaraz po uregulowaniu zarobków zająć się spokojnie rozliczeniami z ZUS (ostatecznie do 15 dnia następnego miesiąca) i z urzędem skarbowym (do 20 dnia następnego miesiąca). Paradoksalnie przyspieszenie terminu wypłaty powoduje skutek odwrotny - komplikuje realizację obowiązków wobec ZUS i fiskusa. By zilustrować problem, posłużmy się przykładem.

Pan Jan, zatrudniony na całym etacie, dostaje 3000 zł pensji w stałej stawce miesięcznej. Firma wypłaciła mu wynagrodzenie za cały czerwiec (w kwocie 3000 zł) 25 czerwca. Zaraz potem pracownik dostarczył zwolnienie lekarskie (pierwsze w tym roku) na okres od 26 czerwca do 5 lipca. Należy się za ten czas wynagrodzenie chorobowe ze środków zakładu na podstawie art. 92 kodeksu pracy.

Nieświadomie zapłaciłeś zatrudnionemu więcej, niż powinieneś? Na ugodowe odzyskanie nadpłaty masz nikłe szanse. Albo spotkasz się z podwładnym w sądzie, albo nadwyżkę wrzucisz w straty.

Zasadniczo bowiem firma nie ma prawa samowolnie potrącać z zarobków pracownika nienależnie mu uiszczonych świadczeń. Za takie uważa się według art. 410 § 2 kodeksu cywilnego należność, jeśli:

- darczyńca w ogóle nie był zobowiązany jej spełnić lub był zobowiązany, ale na rzecz kogoś innego,

- odpadła podstawa świadczenia lub nie został zrealizowany jego cel,

- czynność prawna zobowiązująca do świadczenia była nieważna i nie stała się ważna po jego spełnieniu.

W opisanej sprawie mamy do czynienia z sytuacją określoną w pierwszej pozycji: pracodawca nie był zobowiązany do wypłacenia pensji za pracę za pełny miesiąc. Za okres od26 do30 czerwca powinien uiścić wynagrodzenie chorobowe. Nieświadomie zatem nadpłacił (świadczenie chorobowe jest bowiem niższe od wynagrodzenia za pracę).

Nie jest wcale łatwo odzyskać w takich okolicznościach nienależne pieniądze. Praktykowane zwykle przez firmy potrącenia przy okazji kolejnej wypłaty nie do końca są legalne. W ten sposób może bowiem pracodawca postąpić tylko wtedy, gdy za okres od 26 do końca czerwca zatrudnionemu przysługiwałby zasiłek chorobowy albo też nic by mu nie przysługiwało z uwagi na to, że był wówczas w okresie wyczekiwania. Bez zgody pracownika szef może sam odliczyć z jego wynagrodzenia za pracę wyłącznie kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który podwładny nie zachowuje prawa do pensji.

Opisana firma znajduje się jednak w patowej sytuacji, gdyż pan Jan za czas absencji dostał wynagrodzenie chorobowe. A tego nie wolno zabrać z wynagrodzenia za pracę bez uprzedniej zgody zainteresowanego. Dlatego pracodawca musi go poprosić o akceptację na piśmie. Gorzej, gdy zatrudniony odmówi. Wtedy nie pozostaje nic innego, jak skierować sprawę na drogę sądową, powołując się na bezpodstawne wzbogacenie. Firma, która to zrobi, ma duże szanse na wygraną. Pracownik nie może się bowiem wtedy tłumaczyć tym, że zużył lub utracił już korzyść. Argumenty takie nie mają bowiem żadnej rangi prawnej, jeśli zatrudniony powinien był się liczyć z obowiązkiem zwrotu. A tak właśnie jest w podanym przykładzie. Pracownik zdawał sobie sprawę, że wynagrodzenie za pracę nie należało mu się za cały miesiąc. Niektórzy eksperci uważają jednak, że taką nadpłatę wolno potrącić też z wynagrodzenia chorobowego.

Jak należy sporządzić dokumenty zusowskie za czerwiec w sytuacji opisanej w przykładzie 1? To zależy od tego, czy jeszcze w czerwcu zatrudniony zwrócił nadpłacone wynagrodzenie, a firma wypłaciła świadczenie chorobowe za ten miesiąc.

Można wyróżnić trzy sytuacje, przedstawione niżej. Zastrzegamy przy tym, że w raportach rozliczeniowych zawsze ujmujemy faktyczny przychód, jaki zatrudniony uzyskał od pierwszego do ostatniego dnia danego miesiąca (bez względu na to, czy został on prawidłowo wypłacony, czy też pomyłkowo nadpłacony). Dodajmy jeszcze, że od 1 lipca ulega obniżeniu z 6,5 do 3,5 proc. podstawy wymiaru składka na ubezpieczenia rentowe, odprowadzana ze środków ubezpieczonych. Wprowadzająca tę zmianę nowela ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych czeka na podpis prezydenta. Uwzględniamy ją już w naszych wyliczeniach.

Pracownik nie oddał w czerwcu nadpłaconego wynagrodzenia za pracę (bo np. nie wrócił jeszcze ze zwolnienia lekarskiego), a firma nie wypłaciła mu w czerwcu wynagrodzenia chorobowego za okres od 26 do 30 czerwca.

Skoro tak, to nie ma potrzeby korygowania podstawy wymiaru składek. Pracodawca sporządza wtedy za czerwiec imienny raport ZUS RCA, rozliczając w nim składki od wynagrodzenia wypłaconego w tym miesiącu, czyli od 3000 zł.

Bardziej skomplikowane rozliczenia czekają go za to w drukach za lipiec, kiedy to uiści panu Janowi wynagrodzenie chorobowe za okres od 26 czerwca do 5 lipca w wysokości 650,30 zł. W imiennym raporcie ZUS RSA powinien wtedy wykazać:

- kod świadczenia/przerwy 331 (wynagrodzenie za czas choroby, finansowane przez pracodawcę),

- okres niezdolności do pracy26.06 - 05.07,

- liczbę dni niezdolności 10,

- kwotę wynagrodzenia za czas niezdolności 650,30zł.

Zakład musi także sporządzić za lipiec imienny raport ZUS RCA, gdzie rozlicza:

- składki na ubezpieczenia społeczne od 2000 zł (2500 zł wynagrodzenia częściowego za lipiec minus500zł nadpłaconego wynagrodzenia częściowego w czerwcu),

- składkę zdrowotną od kwoty 2336,10 zł [(2000 - 15,71 proc.) +650,30 zł]. Uwaga! W przykładzie zakładamy, że pensja pracownika jest stała i nie zmieniła się w stosunku do czerwca, oraz uwzględniamy obniżkę składki rentowej (patrz druki: ZUS RCA nr 1 i ZUS RSA nr 1).

Pan Jan zdążył zwrócić jeszcze w czerwcu nadwyżkę wynagrodzenia za pracę, a zakład wypłacił mu świadczenie za zwolnienie lekarskie od 26 do 30 czerwca.

Jest wtedy konieczna korekta przychodu uwzględnionego w podstawie wymiaru składek. W czerwcu pan Jan oddał nadpłatę w wysokości 500 zł; kwota wynika z ustalenia wynagrodzenia za czas przepracowany w czerwcu (3000 zł : 30) x 5 = 500; 3000 - 500 = 2500, a pracodawca wypłacił wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy za okres od 26 do 30 czerwca w kwocie 325,15 zł. Za czerwiec należy wówczas sporządzić imienne raporty:

- ZUS RCA, rozliczając w nim składki na ubezpieczenia społeczne od podstawy wymiaru 2500,00 zł oraz składkę zdrowotną od 2357,40 zł [(2500 zł -18,71 proc.) + 325,15 zł]

- ZUS RSA, wykazując w nim:

- kod świadczenia/przerwy 331 (wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, finansowane ze środków pracodawcy),

- okres niezdolności do pracy26.06 - 30.06,

- liczbę dni niezdolności 5,

- kwotę wynagrodzenia za czas niezdolności 325,15 zł (patrz druki: ZUS RCA nr 2 i ZUS RSA nr 2).

Spółka wypłaca wynagrodzenia ostatniego dnia miesiąca, np. za czerwiec do 30 czerwca. Pani Katarzyna była nieobecna w pracy z powodu choroby od 26 do 30 czerwca. Zwolnienie lekarskie dostarczyła 2 lipca. Pracodawca wypłacił jej w czerwcu wynagrodzenie tylko za okres od 1 do 25 czerwca. W raporcie ZUS RCA za ten miesiąc rozliczył od tego wynagrodzenia składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. W lipcu wypłacił za to kobiecie zasiłek chorobowy za okres od 26 do 30 czerwca oraz wynagrodzenie za cały lipiec. Za lipiec powinien przekazać do ZUS następujące imienne raporty:

- ZUS RCA, gdzie rozliczy składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne od pełnego wynagrodzenia za lipiec,

- ZUS RSA, wykazując w nim:

- kod świadczenia/przerwy 313 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego),

- okres niezdolności do pracy 26.06 - 30.06,

- liczbę dni niezdolności 5,

- kwotę zasiłku chorobowego.

Firma dowiaduje się o chorobie pracownika już po wypłaceniu mu wynagrodzenia za pracę i przekazaniu dokumentów do ZUS za dany miesiąc.

Jest możliwych wtedy kilka korekt dokumentów ubezpieczeniowych. Przedstawiamy je na poszczególnych przykładach.

Nie należy w tym wypadku korygować kwoty zasiłku wykazanego w raporcie ZUS RSA za czerwiec. Dla poszczególnych rodzajów świadczeń przewidziane są kody wyrównań, oznaczające dopłatę do wypłaconego wcześniej świadczenia. I tak kod wyrównania zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego to 317.

W związku z wyrównaniem w lipcu zasiłku chorobowego za czerwiec oraz wypłatą zasiłku za lipiec płatnik powinien wypełnić dwa bloki raportu ZUS RSA składanego za lipiec:

- w jednym bloku wykazuje kod świadczenia 317 - wyrównanie zasiłku chorobowego, okres (15.06 - 30.06), liczbę dni (16) oraz kwotę (320 zł),

- w drugim - rozlicza z kodem świadczenia 313 zasiłek chorobowy wypłacony za lipiec z wykazaniem okresu zasiłkowego, liczby dni oraz kwoty.

Zakład wypłacił 28 czerwca wynagrodzenie za pracę za ten miesiąc w wysokości 2000 zł. Zatrudniony dostarczył 3 lipca zwolnienie lekarskie na okres od 29 do 30 czerwca. Za okres ten przysługuje mu zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego (w tym roku kilkakrotnie przebywał na zwolnieniu lekarskim). Dokumenty rozliczeniowe za czerwiec płatnik przekazał do ZUS 2 lipca. W imiennym raporcie ZUS RCA za czerwiec rozliczył składki od kwoty wypłaconego w czerwcu wynagrodzenia, tj. od 2000 zł. Zasiłek chorobowy wypłacił w lipcu. Za czerwiec należy w takiej sytuacji sporządzić imienny raport ZUS RCA, rozliczając składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne od kwoty wypłaconego w czerwcu wynagrodzenia za cały miesiąc. Natomiast za lipiec trzeba złożyć imienne raporty:

- ZUS RCA, rozliczając składki na ubezpieczenia społeczne od podstawy wymiaru (czyli wypłaconego w lipcu wynagrodzenia pomniejszonego o kwotę nadpłaconą za okres od 29 do 30 czerwca),

- ZUS RSA, wykazując: kod świadczenia/przerwy 313 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego), okres niezdolności do pracy 29.06 - 30.06, liczbę dni niezdolności 2, kwotę zasiłku chorobowego.

Pani Joanna chorowała od 15 do 30 czerwca. Pracodawca wypłacił jej za ten czas 80-proc. zasiłek chorobowy w wysokości 1280 zł i taką kwotę zasiłku rozliczył w raporcie ZUS RSA za czerwiec. W lipcu, już po przekazaniu dokumentów do ZUS, pracownica wraz ze zwolnieniem lekarskim na cały lipiec dostarczyła zaświadczenie, że choroba jest związana z ciążą. W lipcu pracodawca wypłacił jej zasiłek chorobowy za lipiec oraz wyrównanie zasiłku za czerwiec do stawki 100 proc. w kwocie 320 zł.

Pracownik uległ 15 marca wypadkowi w pracy i był nieobecny do końca maja. Wtedy też zakończyło się postępowanie powypadkowe ustaleniem, że zdarzenie było wypadkiem przy pracy. W tym czasie firma wypłaciła pracownikowi:

- w marcu pełne wynagrodzenie za marzec,

- w kwietniu wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy za okres od 15 do 31 marca oraz 80-proc. zasiłek chorobowy za cały kwiecień,

- w maju 80-proc. zasiłek chorobowy za maj.

W czerwcu wypłaciła wyrównanie do 100 proc. zasiłku, bo okazało się, że zdarzenie było wypadkiem przy pracy. Zakład przekazał też do ZUS następujące dokumenty:

1) za marzec raport ZUS RCA z kodem 01 10 xx, gdzie rozliczył składki od przychodu, jaki pracownik dostał w marcu; tego formularza nie należy korygować;

2) za kwiecień:

- raport ZUS RSA z kodem tytułu 01 10 xx, gdzie wykazał: w jednym bloku: kod 331 (wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby finansowane ze środków pracodawcy), okres, liczbę dni i kwotę, w drugim bloku: kod 313 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego), liczbę dni i kwotę; ten dokument trzeba będzie skorygować;

- raport ZUS RCA, gdzie naliczył składkę zdrowotną od wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy; ten druk trzeba skorygować; 3) za maj raport ZUS RSA z kodem tytułu 01 10 xx i kodem 313 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego), liczbą dni i kwotą; ten dokument trzeba skorygować.

W ramach korekty płatnik przekazuje:

1) za kwiecień:

- raport ZUS RSA, z kodem 01 10 xx i kodem świadczenia 314 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego) za okres od 15.03 do 30.04, liczbę dni i kwotę (sumę kwot z pierwszorazowego raportu z kodem 331 i 313),

- raport ZUS RCA z kodem 01 10 xx z "zerową" podstawą wymiaru i składką, wycofujący podstawę wymiaru i składkę na ubezpieczenie zdrowotne,

2) za maj 2007 raport ZUS RSA z kodem 01 10 xx i kodem świadczenia 314 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego) oraz powtarza kwotę i okres wykazany w raporcie pierwszorazowym.

Wyrównanie do 100 proc. zasiłku chorobowego, wypłacone w czerwcu, należy rozliczyć w dokumentach za czerwiec, składając raport ZUS RSA z kodem tytułu 01 10 xx i kodem świadczenia 318 (wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego), gdzie wykazujemy okres (cały okres w jednym bloku), za który nastąpiła wypłata wyrównania, liczbę dni i kwotę wyrównania.

Za każdy miesiąc, w którym pracownik podlega ubezpieczeniom, płatnik sporządza za niego druk ZUS RCA - imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach. Jeśli zatrudniony przebywa na zwolnieniu lekarskim, firma przekazuje też za niego formularz ZUS RSA - raport imienny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek.

W raportach świadczeniowych ZUS RSA zwracamy szczególną uwagę na podanie prawidłowych:

- zgodnych z podanymi w dokumencie zgłoszeniowym ZUS ZUA lub ZUS ZIUA danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej, w tym identyfikatora numerycznego (numeru PESEL, a jeśli ubezpieczonemu nie nadano tego numeru - NIP, a jeśli ubezpieczonemu nie nadano również tego numeru - serii i numeru dowodu osobistego albo paszportu),

- zgodnego ze zgłoszeniem danej osoby do ubezpieczeń kodu tytułu ubezpieczenia,

- kodu przerwy w opłacaniu składek,

liczby dni zasiłkowych,

- dla danego kodu przerwy "okresu od do".

1) Gdy płatnik nie wypłaca ubezpieczonemu zasiłku/świadczenia (tzn. pole "Kwota" jest puste lub wpisane jest "0,00"), nie wypełniamy pola "Liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat".

2) W razie wypłaty zasiłków i wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy w polu "Liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat" wykazujemy liczbę dni wynikającą z wyliczenia "okresu od do", a w razie wypłaty świadczeń rehabilitacyjnych w polu "Liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat" - liczbę świadczeń.

3) W razie wypłaty wyrównań zasiłków i wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy w polu "Liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat" wykazujemy liczbę dni wynikającą z wyliczenia "okresu od do", a w razie wypłaty wyrównania świadczeń rehabilitacyjnych w polu "Liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat" - liczbę świadczeń.

4) Okres, za który zostało wypłacone świadczenie w razie choroby i macierzyństwa albo z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych lub wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy oraz okres, za który zostało wypłacone wyrównanie świadczenia, nie może wykraczać poza ostatni dzień kalendarzowy miesiąca, za który jest sporządzany raport ZUS RSA. Oznacza to, że "data od" i "data do" mogą być wcześniejsze niż pierwszy dzień kalendarzowy miesiąca, za który jest sporządzany raport, i nie mogą być późniejsze niż ostatni dzień kalendarzowy miesiąca, za który jest sporządzany raport.

5) Podawany okres "data od" - "data do" nie może wykraczać poza rok kalendarzowy. Jeżeli okres wypłacanego w danym miesiącu kalendarzowym świadczenia wykraczałby poza rok kalendarzowy, należy w raportach ZUS RSA składanych za miesiąc, w którym dokonano wypłaty, wykazać okres i kwotę wypłaconego świadczenia w rozbiciu na dwa raporty, tj. - w pierwszym raporcie należy wykazać okres do 31 grudnia oraz kwotę świadczenia przypadającą na wykazany okres, - w drugim raporcie należy wykazać okres od 1 stycznia następnego roku oraz kwotę świadczenia przypadającego na ten okres. Należy jednak pamiętać, że data w polu "data do", wykazana w tym raporcie, nie może wykraczać poza miesiąc kalendarzowy, za który jest sporządzany raport (i w którym nastąpiła wypłata).