Okres wakacyjny często stanowi problem dla pracujących rodziców, którzy muszą zapewnić dzieciom opiekę. W podjęciu decyzji o wysłaniu dziecka na obóz czy kolonię może zadecydować to, że pracodawca dofinansuje ich koszt. Warto wtedy zadbać o dopełnienie formalności tak, aby to wsparcie było zwolnione z podatku i żeby prawa do ulgi nie zakwestionował fiskus.
Przykład
Właścicielka małej firmy krawieckiej zatrudniająca trzy krawcowe w podziękowaniu za rzetelną pracę postanowiła nagrodzić podopieczne przyznając ich dzieciom tygodniowy pobyt w nadmorskim kurorcie. Każda krawcowa ma jedno dziecko w wieku odpowiednio 10, 18 (ukończone drugiego dnia wyjazdu) i 22 lat. Właścicielka opłaciła im domek u swojej szwagierki, na miejsce zawiózł ich jej syn samochodem zarejestrowanym na pracownię. Koszt na każde dziecko wyniósł 2000 zł. Podczas kontroli z urzędu skarbowego i ZUS okazało się, że taki prezent stanowił dla pracownic przychód ze stosunku pracy, podlegający zarówno oskładkowaniu, jak i opodatkowaniu.
Limity zwolnień
Dlaczego gest dobroczynności nie podlegał zwolnieniu z obowiązku pobrania i zapłaty podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne?
Przede wszystkim małe firmy, zatrudniające do 20 pracowników, a także te większe, które nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: zfśs), opłacając wypoczynek dla dzieci pracowników ze środków obrotowych firmy nie mogą skorzystać z całkowitego zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych. Ulga obejmuje nie więcej niż 760 zł wsparcia rocznie (art. 21 ust. 1 pkt 78b ustawy o PIT).
O ile część takiego wydatku może zostać zwolniona z podatku, o tyle żadna ulga nie obowiązuje w odniesieniu do składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. W przytoczonym przykładzie podstawę opodatkowania stanowić będzie zatem kwota 1240 zł (2000 zł – 760 zł), a podstawę składek 2000 zł.
Z kolei w sytuacji, gdy u pracodawcy jest utworzony zfśs i z tych środków przyznawane są dofinansowania do wypoczynku dla dzieci pracowników, prawo do dopłaty i jej wysokość musi zostać uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika (art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs). Zwolnienie z podatku i składek w sytuacji przyznania załodze takiej samej kwoty nie znajdzie zastosowania. Ujawnienie tego podczas kontroli ZUS może rodzić obowiązek oskładkowania przekazanych kwot oraz uiszczenia składek z należnymi odsetkami.
Ulga do pełnoletności
Zwolnienie z opłacania podatku może zostać zastosowane do dzieci i młodzieży do 18. roku życia. Odnosząc ten fakt do przykładu oznacza to, że ulga nie ma zastosowania do dziecka, które osiągnęło pełnoletność drugiego dnia wyjazdu, ani tym bardziej do 22-latka. Przy czym w tym pierwszym przypadku prawo do zwolnienia przysługuje za pierwszy dzień pobytu, więc trzeba ustalić proporcjonalnie kwotę podlegającą zwolnieniu z podatku:
2000 zł : 7 dni = 285,71 zł.
Uwaga! Opisane kryteria i zwolnienia dotyczą dzieci pracowników; gdy dofinansowanie z zfśs przysługuje na wczasy samego pracownika, ulga w podatku dochodowym wynosi 380 zł rocznie, niezależnie od tego, na jaki cel zostało przyznane.
Tabela 1. Rozliczenie wyjazdu sfinansowanego z zfśs, wolnego od składek
Zdaniem autorki
Magdalena Ciałkowska, ekspert ds. Zarządzania Zasobami Ludzkimi i Administracji Kadrowo-Płacowej w Dziale Usług Księgowych BDO
Ważny organizator
Niezwykle istotny jest wybór organizatora wyjazdu wakacyjnego. Wolne od podatku są bowiem dopłaty do wypoczynku dla dzieci i młodzieży do lat 18, który zorganizował podmiot prowadzący działalność w tym zakresie w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych. Ulga obejmuje również przejazdy i dojazdy w miejsce wypoczynku. To na pracodawcy ciąży obowiązek udokumentowania właściwego wykorzystania dofinansowania. Powinien więc zadbać o to, żeby dokumenty przedstawione przez pracownika nie wzbudzały wątpliwości co do przeznaczenia oraz ewentualnego skorzystania z podatkowego zwolnienia.
Tabela 2. Rozliczenie wyjazdu sfinansowanego z zfśs, brak zwolnienia ze składek
