Ostatni dzień listopada to ważna data dla wszystkich małych firm. Od liczby osób zgłoszonych w tym dniu do ubezpieczenia chorobowego zależy bowiem, czy w przyszłym roku zakład będzie musiał się zajmować wypłacaniem swoim podwładnym zasiłków za chorobę i macierzyństwo. Gdy 30 listopada będzie ich więcej niż 20, to w 2016 r. płatnik będzie musiał to robić. Nie uniknie już tego obowiązku, nawet jeśli kilka dni później zredukuje zatrudnienie o połowę.
Płatników, którzy 30 listopada będą zgłaszać do ubezpieczenia chorobowego 20 ubezpieczonych lub mniej, w tych obowiązkach przez cały 2016 r. będzie wyręczał ZUS. Im zostanie tylko wykazywać absencje w dokumentacji rozliczeniowej. Taka procedura wynika art. 61 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2014 r., nr 159 ze zm., dalej: ustawa zasiłkowa).
Ustalając liczbę ubezpieczonych, należy brać pod uwagę przede wszystkim „aktywne" tytuły do ubezpieczenia chorobowego. Będą to wszyscy pracownicy – również ci, którzy 30 listopada będą nieobecni z powodu przebywania na urlopie macierzyńskim, dodatkowym macierzyńskim, rodzicielskim czy ojcowskim. Dodatkowo uwzględnić trzeba objętych ubezpieczeniem chorobowym zleceniobiorców i inne osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych (typu umów o świadczenie usług), do których stosuje się przepisy o zleceniu, a także chałupników oraz pracowników-uczniów. Osoba prowadząca działalność gospodarczą w tych rachunkach musi też uwzględnić siebie i członków rodziny zgłoszonych w ZUS jako osoby współpracujące.
W liczbie ubezpieczonych wolno pomijać tylko „nieaktywnych" etatowców. Są to osoby, które 30 listopada będą przebywać na urlopie wychowawczym lub bezpłatnym. Nie dotyczy to jednak pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego, który zamiast z niego korzystać, złożył pracodawcy wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy.
Przy przejmowaniu obowiązku wypłaty zasiłków – przez płatnika od ZUS lub odwrotnie – często powstają wątpliwości, kto ma dokonać wypłaty na przełomie roku. Wystarczy jednak zapamiętać, że płatnik traci te uprawnienia dokładnie 31 grudnia, a ZUS kontynuuje wypłatę świadczenia do czasu wystąpienia pierwszej przerwy w absencji. Jeżeli więc w 2015 r. zasiłki wypłacał ZUS, a w 2016 r. będzie je realizował pracodawca (bo np. 30 listopada 2015 r. zgłaszał do chorobowego 22 ubezpieczonych), to firma automatycznie od 1 stycznia 2016 r. nie przejmie wypłaty świadczeń „w toku", które wcześniej wypłacał ZUS. Organ rentowy będzie kontynuował wypłatę po 31 grudnia do pierwszej przerwy. Taki pracodawca będzie natomiast ustalał prawo do zasiłków, ich wysokość i dokonywał wypłaty osobom, które nabędą prawo do zasiłków w 2016 r. Tak wynika z art. 61 ust. 4 ustawy zasiłkowej.
