Za nieprawidłowe rozliczenia z ZUS odpowiada płatnik. To on ponosi pełną odpowiedzialność finansową za terminowe i całościowe regulowanie należności. W jego interesie jest więc, aby jak najlepiej zabezpieczyć się przed ewentualnymi błędami w rozliczeniach składkowych.

W przypadku przyjmowania osoby na etat sprawa jest oczywista – daniny trzeba płacić od każdej umowy o pracę. Inaczej jest przy zatrudnianiu zleceniobiorcy. Zwykle te kontrakty są bardziej pożądane, szczególnie w sezonie, bo jest to szansa na krótszą współpracę za niższe pieniądze. Jednak oszczędności składkowe mogą się okazać pozorne, jeśli płatnik trafi na niesolidnego współpracownika, który niezgodnie z prawdą zadeklaruje, że nie ma konieczności opłacania za niego składek społecznych, bo są regulowane z innego tytułu.

Dla ZUS nie ma znaczenia, czy wykonawca zlecenia skłamał o sytuacji ubezpieczeniowej czy też wprowadził szefa w błąd nieświadomie. Ostatecznie to płatnik jest profesjonalnym graczem na rynku i to on powinien znać przynajmniej podstawowe zasady oskładkowania pracy najemnej. Jeśli więc wystąpi niedopłata składkowa, odpowie za nią płatnik.

Z tych powodów warto sumiennie przeprowadzić procedurę sprawdzającą współpracownika przed zawarciem zlecenia. Płatnik powinien uzyskać od niego informacje, które pozwolą prawidłowo ustalić zakres ubezpieczeń, do których ma go zgłosić. Musi zapytać, czy posiada inne źródła zarobkowania i czy wysokość osiąganych z tego tytułu dochodów wpływa na to, jakie składki płacić od zlecenia.

Oczywiście zleceniobiorca nie ma obowiązku ujawniać wysokości swoich dodatkowych zarobków. Wystarczy, że poinformuje, czy jego przychody z innych tytułów, od których są opłacane składki, są przynajmniej równe minimalnej płacy (w 2014 r. – 1680 zł). Jeśli zarobki np. z etatu są niższe, przychody ze zlecenia podlegają oskładkowaniu.

W takim oświadczeniu powinna się też znaleźć deklaracja zleceniobiorcy, czy kontynuuje naukę. Uczniowie i studenci do ukończenia 26 lat nie podlegają bowiem ze zlecenia ubezpieczeniom społecznym ani zdrowotnemu. Jest więc o co grać! Jednak aby mieć gwarancję, że wykonawcy przysługuje to składkowe zwolnienie z racji wieku i nauki, szef powinien poprosić go o przedstawienie legitymacji szkolnej lub studenckiej.

Jeśli młoda osoba korzysta z urlopu dziekańskiego, o obowiązku ubezpieczeń rozstrzygną przepisy wewnętrzne jego uczelni, czyli regulamin studiów. Gdy w okresie dziekanki zachowuje status studenta, to nie podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu z tytułu pracy na zlecenie. Warto poprosić wykonawcę o przedstawienie stosownego zaświadczenia z dziekanatu. Wówczas płatnik nie musi go ani zgłaszać do ubezpieczeń, ani opłacać za niego składek.

W odbieranym od wykonawcy oświadczeniu do celów ubezpieczeń społecznych nie powinno zabraknąć jego zobowiązania do niezwłocznego informowania płatnika o każdej zmianie w sytuacji ubezpieczeniowej. Ustawa systemowa daje na to zleceniobiorcy siedem dni. Jeśli po jakimś czasie wyjdzie na jaw, że zlecenie powinno być oskładkowane, to szef będzie musiał pokryć cały dług z własnej kieszeni, ale łatwiej mu przyjdzie odzyskanie od niesolidnego wykonawcy tej części składek, która powinna być sfinansowana z jego środków.