Choroba pracownika na przełomie miesięcy - obowiązki pracodawcy

Pracodawcy, u których wynagrodzenie za przepracowany miesiąc reguluje się przed końcem tego miesiąca, mają dodatkowe obowiązki związane z rozliczaniem absencji chorobowych przypadających po dacie wypłaty. Sposób postępowania w takich przypadkach zależy od tego, jak długi jest okres objęty zwolnieniem lekarskim.

Kiedy bez poprawek

Krótkotrwała nieobecność nie wymaga korekt. Jeżeli liczba dni wskazana w zaświadczeniu ZUS ZLA nie przekracza liczby dni kalendarzowych miesiąca, w którym zwolnienie będzie rozliczane, wypłata świadczenia chorobowego nastąpi na kolejnej liście płac.

Przykład

Firma wypłaca wynagrodzenie do 25. dnia miesiąca. Pracownik dostarczył zwolnienie lekarskie od 26 marca do 4 kwietnia ?2014 r. (dziesięć dni). Zatrudniony otrzymuje zryczałtowaną pensję miesięczną 3600 zł brutto. Przysługują mu podstawowe koszty uzyskania przychodu (KUP) i ulga podatkowa. Za marzec pracodawca wypłacił podwładnemu 2574,86 zł netto, co wynikało z wyliczenia:

(3600 zł x 9,76 proc.) + (3600 zł x 1,5 proc.) + (3600 zł x 2,45 proc.) = 351,36 + 54 = 88,20 = 493,56 zł

3600 zł (wynagrodzenie brutto) – 493,56 zł (składki społeczne) = 3106,44 zł

3106,44 zł (podstawa wymiaru składki zdrowotnej) x 9 proc. ?= 279,58 zł

3106,44 zł x 7,75 proc. = 240,75 zł

3106,44 zł – 111,25 zł (podstawowe koszty uzyskania przychodu) = 2995 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych)

2995 zł (podstawa opodatkowania) x 18 proc. = 539,10 zł.

539,10 zł (podatek) – 46,33 zł (kwota wolna) – 240,75 zł (składka zdrowotna podlegająca odliczeniu od podatku) = 252 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych)

3600 zł (wynagrodzenie brutto) – 493,56 zł (składki społeczne) – 279,58 zł (składka zdrowotna) – 252 zł (zaliczka na podatek dochodowy) = 2574,86 zł.

W kwietniu pracodawca rozliczy zwolnienie lekarskie za okres ?od 26 marca do 4 kwietnia i potrąci nadpłatę za sześć dni marca wynikającą z różnicy między wypłaconym wynagrodzeniem za pracę a należnym wynagrodzeniem chorobowym. W takim wypadku nie jest wymagana zgoda podwładnego na potrącenie, gdyż w myśl przepisów pracownikowi można odliczyć w pełnej wysokości kwoty nadpłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który nie zachowuje on prawa do wynagrodzenia.

Za kwiecień płatnik prześle do ZUS następujące dokumenty rozliczeniowe:

Rozliczenie wynagrodzenia pracownika za kwiecień przedstawia się następująco:

3600 zł wynagrodzenia miesięcznego brutto – [(3600 zł: 30 dni) x 10 dni choroby] = 2400 zł

(2400 zł x 9,76 proc.) + (2400 zł x 1,5 proc.) +?+ (2400 zł x 2,45 proc.) = 329,04 zł

stanowi ją wynagrodzenie uzyskane przez zatrudnionego od marca 2013 r. do lutego 2014 r., ponieważ ostatnim miesiącem poprzedzającym miesiąc powstania niezdolności do pracy był luty 2014 r. Bez znaczenia jest to, że cały okres zwolnienia zostanie rozliczony dopiero w kwietniu. Wynagrodzenie chorobowe/zasiłek pracownik powinien otrzymać w terminie przyjętym do wypłaty pensji, nie później jednak niż w ciągu ?30 dni od dostarczenia do kadr zaświadczenia ZUS ZLA.

3600 zł (średnie wynagrodzenie z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc absencji chorobowej) – (3600 zł x 13,71 proc.) ?= 3106,44 zł

3106,44 zł : 30 dni = 103,55 zł zasiłku dziennego

(103,55 zł x 10 dni zwolnienia) x 80 proc. = 828,40 zł

2400 zł (wynagrodzenie brutto za czas przepracowany) + ?+ 828,40 zł (wynagrodzenie chorobowe) – 329,04 zł (składki ?na ubezpieczenia społeczne) = 2899,36 zł

2899,36 zł (podstawa wymiaru składki zdrowotnej) x 9 proc. ?= 260,94 zł.

2899,36 zł x 7,75 proc. = 224,70 zł

2899,36 zł – 111,25 zł (podstawowe KUP) = 2788 zł ?(po zaokrągleniu do pełnych złotych)

2788 zł x 18 proc. = 501,84 zł

501,84 zł (podatek) – 46,33 zł (kwota wolna) – 224,70 zł (składka zdrowotna podlegająca odliczeniu od podatku) = 231 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych)

2400 zł (wynagrodzenie brutto za czas przepracowany) + ?+ 828,40 zł (wynagrodzenie za chorobę) – 329,04 zł (składki społeczne) – 260,94 zł (składka zdrowotna) – 231 zł (zaliczka na podatek dochodowy) = 2407,42 zł.

Długa absencja

Sytuacja wyglądałaby inaczej, gdyby zwolnienie lekarskie przedstawione przez pracownika wykraczało poza 24 kwietnia 2014 r. Uniemożliwiałoby to rozliczenie go w tym miesiącu. Wówczas trzeba byłoby skorygować zarówno listy płac za marzec, jak i dokumenty rozliczeniowe przesłane do ZUS. A to dlatego, że nie można pomniejszać podstawy wymiaru składek w kolejnym miesiącu rozliczeniowym.

Gdyby zatem pracownik z przykładu dostarczył zaświadczenie ZUS ZLA od 26 marca do 30 kwietnia, pracodawca powinien postąpić według schematu podanego ?>w ramce.

Zwolnienie lekarskie od 1 do 30 kwietnia płatnik będzie rozliczał na bieżąco. Zakładając, że pracownik nie ma ukończonych 50 lat, należy mu wypłacić wynagrodzenie chorobowe za 17 dni i zasiłek za 30 dni niezdolności do pracy.

Korekta za więcej niż miesiąc

Konieczność korygowania list płac i dokumentów rozliczeniowych zajdzie też wtedy, gdy pracodawca rozliczy absencję chorobową w następnym miesiącu, nie wiedząc, że podwładny będzie w dalszym ciągu chorował.

Przykład

Firma wypłaca wynagrodzenie do 25. dnia miesiąca, ale ?z powodu święta przypadającego w tym dniu pracownik otrzymał pobory 24 grudnia. Następnie przedłożył w kadrach zwolnienie lekarskie od 27 grudnia 2013 r. do 24 stycznia ?2014 r. (29 dni). Pracodawca rozliczył je w styczniowej liście płac. Ponieważ 25 stycznia jest w firmie dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie za styczeń zostało mu wypłacone 24 stycznia 2014 r. 27 stycznia podwładny dostarczył kolejne zwolnienie od 25 do 31 stycznia. W takim przypadku należy sporządzić korekty list płac za grudzień 2013 r. i styczeń 2014 r. oraz przesłać do ZUS odpowiednie dokumenty korygujące. Zwolnienie od 27 do 31 grudnia płatnik powinien rozliczyć na druku ZUS RSA ze wskazaniem kwoty wynagrodzenia za pięć dni choroby. Z kolei ?w deklaracji ZUS RCA trzeba podać skorygowaną podstawę wymiaru składek ZUS i odpowiednio przeliczone składki.